Vanaf deze versie is het mogelijk om projectdocumenten te genereren op basis van AUTO-sjablonen, waarbij je standaard de beschikking hebt over een groot aantal projectvelden. Dit geeft je meer mogelijkheden om zelf snel en gemakkelijk diverse projectdocumenten in je omgeving in te richten.
Om van deze nieuwe optie gebruik te maken, is de eerste stap het aanmaken en inrichten van een eigen formuliercode je in de functie Formulieren (MFORMC).
Tip! We raden aan om voor de formuliercodes die je zelf gaat toevoegen, een numerieke codering te gebruiken of een combinatie van cijfers en letters (alfanumeriek). Zo voorkom je conflicten met standaard formuliercodes die in nieuwe versies toegevoegd gaan worden.
Aan de eigen formuliercode koppel je vervolgens ook een eigen AUTO-sjabloon (MFORMA) dat je eerst in deze functie upload. In het AUTO-sjabloon kun je een groot aantal projectvelden opnemen. Welke dit zijn, kun je nakijken in het standaard AUTO-sjabloon dat aan de standaard formuliercode ‘pdoc’ – Projectdocument (projecten) is gekoppeld (in de functie Formulieren – MFORMC). En hier kun je ook per afdeling en/of per taalcode een apart sjabloon inrichten.
Welke documenten je vervolgens bij het subproject kunt afdrukken, wordt bepaald via de projectgroep (MPRGRP) die aan het subproject gekoppeld is. Bij je eigen formuliercode (MFORMC) geef je aan voor welke projectgroepen deze mag worden gebruikt. Dit doe je in het nieuwe veld Formulier als projectdocument gebruiken bij deze projectgroep(en) in het onderdeel Projectdocumenten. Per formulier kun je meerdere projectgroepen vastleggen, gescheiden door een komma. Zo kun je per projectgroep inregelen welke documentopties beschikbaar zijn en deze alleen bij die subprojecten zichtbaar maken. (Bij cursusprojecten wil je bijvoorbeeld andere documenten genereren dan bij ‘reguliere’ (sub)projecten.)
In de browser met Subprojecten (MPROJE/MPRSUB) is de actie Projectdocument genereren/afdrukken toegevoegd waarmee je de documenten kunt genereren. (Deze nieuwe actie verschijnt zodra een projectgroep aan minimaal één formulier is gekoppeld.) In het inloopscherm kun je vervolgens kiezen:
- Welk formulier je wilt gebruiken
- Welke taalversie (op basis van de beschikbare sjablonen in die taal)
- Of je acties op het document wilt laten afdrukken en zo ja, welke (hierbij wordt gekeken naar de begindatum van de actie)
- Of je calculatieregels op het document wilt laten afdrukken
Daarnaast is er ook een overkoepelende functie Genereren/Afdrukken Projectdocumenten (VPRDOC) toegevoegd waarmee je in een keer een selectie van projectdocumenten kunt genereren.