Documenten die bij een bepaald record zijn gearchiveerd, worden niet definitief uit het documentenarchief verwijderd als je het bijbehorende record verwijdert. Wanneer je bijvoorbeeld een pagina verwijdert (uit de functie MPAGIN), dan worden de gekoppelde documenten niet definitief uit het systeem verwijderd, maar naar een apart archief in het systeem verplaatst. Met de functie Verwijderde Documenten (MBACUP) kun je deze documenten dan weer terughalen. Dit werkt min of meer hetzelfde als de ‘prullenbak’ op een pc.
Bewaartermijn
In de Parameters Document Management (MBDPAR) kun je bij het onderdeel Automatische verwijdering in het veld Aantal maanden verwijderde documenten bewaren aangeven hoe lang je de bestanden in de ‘prullenbak’ wilt bewaren. Vul je hier geen aantal in, dan worden de verwijderde bestanden nooit verwijderd.
Bestanden terugplaatsen
Wanneer een bestand wordt verwijderd, is deze niet meer zichtbaar op de oorspronkelijke locatie. De link naar die locatie blijft echter op de achtergrond in principe nog aanwezig. Is het oorspronkelijke record nog aanwezig? Dan kun je met de actie Bestand terugzetten deze terugplaatsen en daarmee opnieuw zichtbaar maken bij het oorspronkelijke record.
Is niet alleen het bestand verwijderd, maar ook het record waaraan het bestand was gekoppeld? Dan is er geen link meer met de oorspronkelijke locatie. Met de actie Bestand opnieuw koppelen kun je het bestand dan eventueel aan een ander record van die entiteit koppelen.
Is de bewaartermijn verstreken en wil je een bestand alsnog terugzetten? Dan kun je met de actie Bestand opnieuw uploaden het fysieke bestand terugplaatsen in de omgeving. Hierna kun je het bestand alsnog terugzetten naar het oorspronkelijke record of, wanneer dit niet meer aanwezig is, aan een ander record koppelen.