Richtlijnen voor verzenden van e-mails

Verificatie en identificatie

Zorg ervoor dat je als afzender te identificeren bent, door:

• Een consistent IP-adres1 te gebruiken voor het verzenden van mailings per e-mail
• Geldige ‘reverse DNS’-records bij te houden voor het IP-adres of de IP-adressen van waaruit je e-mailberichten verzendt, die verwijzen naar je domein.
• Hetzelfde adres te gebruiken in de ‘Van:’-koptekst van alle bulkmail die je verzendt.

Geldig afzenderadres

Belangrijk: Het afzender e-mailadres dat je gebruikt, moet een geldig e-mailadres zijn omdat ontvangende mailservers hierop controleren. Mocht er een probleem zijn met de aflevering van e-mailberichten, dan worden hier ook de ‘(non) delivery reports’ naartoe gestuurd.

Maildomein aanmelden bij AllSolutions

Binnen het AllSolutions platform maken we gebruik van Beveiligde E-mail Services (BES). Hierbij worden e-mails beveiligd vanuit je omgeving verstuurd mét gebruik van SPF, DKIM en DMARC, via een Nederlandse provider die gespecialiseerd is in e-mailverzending. Om dit mogelijk te maken heb je bij de live-gang een drietal entries laten laden in de DNS van de maildomeinen die je voor het mailen vanuit je productieomgeving gebruikt.

Ga je vanuit je omgeving mailen met gebruik van een ander/extra maildomein? Geef dit dan aan ons door! Om te waarborgen dat ook deze e-mails op de goede manier kunnen worden verzonden, zijn namelijk voor elk gebruikt (sub)domein DNS-instellingen nodig.

Voor het aanmelden van een nieuw maildomein kun je een supportmelding bij ons indienen. Je ontvangt dan de benodigde entries die je in de DNS van het nieuwe maildomein kunt (laten) laden.

Publiceer een SPF-record

Verder is het nodig dat er voor elk gebruikt e-maildomain een SPF-record wordt gepubliceerd. Mailservers besteden voor het bestrijden van phishing e-mails namelijk steeds meer aandacht aan het verifiëren van de (vertrouwde) afzender. SPF staat voor ‘Sender Policy Framework’. Een ontvangende mailserver kan onder andere op basis van het SPF-record besluiten om een e-mail door te laten, te markeren als onveilig of helemaal te weigeren.

In een SPF-record kun je omschrijven welke servers en/of programma’s e-mail namens jouw maildomein mag verzenden. Voeg de entry include:spf.flowmailer.net toe aan het SPF-record op het (nieuwe) maildomein. Je SPF-record kun je gemakkelijk online controleren via bijvoorbeeld: http://www.mxtoolbox.com/spf.aspx.

Als je een SPF-record wilt toevoegen aan je domein moet er op de DNS-beheerpagina een nieuw record aangemaakt worden van het type TXT. Hierin neem je de volgende informatie op:

v=spf1 include:spf.flowmailer.net ~all

Nadat het SPF-record is toegevoegd kan het overigens nog even duren voordat de informatie globaal is doorgevoerd.

Aanmelding (opt-in)

Elke ontvanger op de verzendlijst moet ervoor kiezen om e-mail van jou te ontvangen (opt-in). Dit kan op een van de volgende manieren:

• Via een e-mail waarin ze vragen om een abonnement op uw lijst.
• Door handmatig een vakje op een webformulier of in een programma aan te vinken.

Wij raden aan elk e-mailadres te verifiëren voordat je het op de lijst zet.

De volgende manieren om adressen te verzamelen, worden niet beschouwd als ‘opt-in’ en zijn niet aan te bevelen:

• Een lijst met e-mailadressen gebruiken die je hebt gekocht van derden.
• Een selectievakje op een webformulier of in een softwareprogramma standaard zo instellen dat alle gebruikers worden aangemeld (zodat gebruikers zich expliciet moeten afmelden voor mailings).

Afmelding (opt-out)

Een ontvanger moet zich van een mailinglijst kunnen afmelden op een van de volgende manieren:

• Een duidelijke koppeling in de hoofdtekst van een e-mailbericht waarmee gebruikers naar een pagina gaan waar zij hun afmelding kunnen bevestigen (er mag geen andere invoer van de gebruiker nodig zijn dan deze bevestiging).
• Door op je e-mailbericht te antwoorden met een verzoek om afmelding.

Om te helpen voorkomen dat je berichten worden gemarkeerd als spam, raden wij verder aan:

• Gebruikers met adressen waarvan meerdere e-mailberichten terugkomen, automatisch af te melden.
• Periodiek bevestigingsberichten naar ontvangers te versturen.
• Vermeld daarin elke mailinglijst waarvoor zij zijn aangemeld, en bied de gebruiker de gelegenheid om zich af te melden voor lijsten waarin hij of zij niet meer geïnteresseerd is.

AllSolutions biedt een tweetal opties hoe een ontvanger zich kan afmelden voor (e-mail) mailings en/of zijn mailingvoorkeuren kan vastleggen.

Indeling

• Alle bulkmail die je verstuurt, moet zijn ingedeeld volgens de RFC 2822 SMTP-standaard. Als je HTML gebruikt, volgens de standaarden van w3.org.
• In berichten moet worden aangegeven dat het om bulkmail gaat, met behulp van het veld ‘Precedent: bulk’ in de koptekst.
• Pogingen om de werkelijke afzender van het bericht of de werkelijke bestemmingspagina van webkoppelingen in het bericht te verbergen, kunnen ertoe leiden dat het bericht niet wordt bezorgd.
• Het onderwerp van het bericht moet te maken hebben met de inhoud van de hoofdtekst en mag niet misleidend zijn.

Bezorging

Er zijn twee belangrijke factoren die er onder normale omstandigheden voor zorgen dat berichten aankomen in het Postvak IN van ontvangers:

• Het adres van de afzender staat in de lijst van contactpersonen van de ontvanger.
• Een ontvanger klikt op Geen spam om te melden dat berichten van dat adres gewenst zijn.

Als je zowel reclameberichten als transactieberichten voor je organisatie verzendt, raden wij aan de e-mailstromen van deze doeleinden zoveel mogelijk te scheiden. Je kunt dit doen door:

• Afzonderlijke e-mailadressen te gebruiken voor de verschillende functies.
• E-mailberichten voor elke functie te versturen vanaf een ander domein2 en/of IP-adres.

Sommige afzenders nemen lege volgpixels op in hun berichten zodat ze kunnen nagaan wanneer ontvangers het bericht openen. We raden het gebruik van dergelijke pixels sterk af.