Inkoopfacturen importeren vanuit eVerbinding

Vanuit AllSolutions verzend je eenvoudig en veilig e-facturen via het beveiligde netwerk van eVerbinding. Dit geeft je de zekerheid dat de e-factuur daadwerkelijk wordt afgeleverd bij de juiste partij.

Daarnaast kun je ontvangen inkoopfacturen gemakkelijk importeren in AllSolutions. Op basis van herkenning van een aantal factuurgegevens doet het systeem een voorstel voor de registratie van de inkoopfactuur. Op deze manier kun je de factuur snel en gemakkelijk inboeken en verwerken in AllSolutions.

De koppeling met eVerbinding biedt de volgende mogelijkheden:

  • Versturen van verkoopfacturen
  • Ontvangen van inkoopfacturen
  • Voorstel registratie inkoopfactuur op basis van gegevensherkenning

Hoe werkt het?

Via de functie Importeren Elektronische Facturen vanuit eVerbinding (VIMEVB) importeer je ontvangen elektronische facturen vanuit eVerbinding in AllSolutions. Ook hiervan ontvang je een verslag. Deze functie kun je handmatig uitvoeren of ook in de Program Batch Jobs (MJOBNR) opnemen. De geïmporteerde facturen vind je in de browser met Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK), dezelfde browser waarin ook de gescande inkoopfacturen terecht komen wanneer je deze bijvoorbeeld importeert vanuit een mailbox. De koppeling met eVerbinding sluit dan ook volledig aan op de bestaande en al bij je gebruikers bekende functies.

Wanneer de factuur geheel via eVerbinding is verstuurd, worden alle factuurgegevens automatisch meegegeven en al direct in het scherm ingevuld. Je hoeft deze dus niet meer handmatig in te voeren. Dit is minder foutgevoelig en geeft je de zekerheid dat de aanwezige gegevens ook de juiste factuurgegevens zijn.
Na controle van de gegevens kun je de inkoopfactuur vervolgens gemakkelijk registreren.

Aanvullende opties voor importeren inkoopfacturen

Digitale inkoopfacturen van crediteuren/leveranciers die (nog) niet met eVerbinding werken, zul je waarschijnlijk nog steeds als pdf per e-mail ontvangen, al dan niet in combinatie met een UBL-bestand. eVerbinding biedt de mogelijkheid om deze facturen via je account in eVerbinding te importeren. eVerbinding kan een pdf verrijken met gegevens en voor je omzetten naar een UBL-bestand. Hierna kan de inkoopfactuur alsnog via de koppeling geïmporteerd worden en daarmee gemakkelijker geregistreerd/ingeboekt worden in AllSolutions. Belangrijk om te realiseren is dat eVerbinding in deze situatie wel de omzetting doet naar UBL, maar geen verificatie uitvoert van de gegevens. Dit omdat de afzender en de gegevens van de factuur niet als zodanig meer door eVerbinding geverifieerd kunnen worden. Wil je van deze optie gebruik maken? Neem dan contact op met eVerbinding.

Koppeling activeren?

Wanneer je gebruik wilt maken van de koppeling ga je allereerst een overeenkomst aan met eVerbinding. (Aan het gebruik van eVerbinding zijn kosten verbonden.) Hiertoe maak je een account aan in de eVerbinding omgeving. Voordat je facturen kunt versturen of ontvangen, voert eVerbinding een verificatiecontrole uit. Met de accountgegevens die je vanuit eVerbinding ontvangt, kunnen wij de koppeling in AllSolutions voor je activeren. Neem hiervoor contact op met je consultant.

Inrichting in AllSolutions

In de functie Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) geef je per bedrijf aan namens welk bedrijf in eVerbinding je de elektronische facturen wilt versturen en importeren. Dit veld correspondeert met het veld ‘Party ID’ in je account in eVerbinding. Daarnaast geef je aan op basis van welke gegevens je geïdentificeerd wilt worden in eVerbinding. Doe dit altijd op Nummer Kamer van Koophandel of OIN-nummer (er opent dan een extra veld waarin je dit nummer kunt invullen) en niet op een van de andere opties.

Belangrijk! Zorg verder ervoor dat in MBDRAF de volgende gegevens altijd zijn ingevuld:

  • contactgegevens (telefoonnummer, afzender e-mailadres)
  • btw-nummer
  • IBAN
  • BIC
  • Nummer Kamer van Koophandel

Als (een van) deze gegevens niet zijn ingevuld, is het niet mogelijk om facturen via de koppeling naar eVerbinding te versturen!

Meer over elektronisch factureren via eVerbinding