Met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) kun je een XML Auditfile Financieel genereren, waarmee je gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Bijvoorbeeld naar het jaarwerkpakket van de accountant en vandaar uit naar het aangiftepakket van de belastingdienst.
Je hebt de mogelijkheid om de auditfile alléén voor afgesloten boekjaren (t/m periode 99) te genereren of ook voor het eerste nog openstaande boekjaar. Dit laatste kan handig zijn bij de interim controle van de accountants. Houd er wel rekening mee dat het voorgaande boekjaar afgesloten moet zijn om de beginbalans gegevens in de auditfile te kunnen meenemen. En de beginbalans kan alleen meegenomen worden in de XML auditfile vanaf versie 3.1.
We raden overigens aan om bij de uitvoer de meest recente versie te selecteren. Op dit moment is dit versie 3.2. En kies als uitvoerbestemming voor ‘mailen’.
Per boekjaar wordt een overzicht gegenereerd van de historische mutaties van een of meerdere dagboeken en perioden. Dit zijn de mutaties die zijn verwerkt met de functie Verwerken Dagmutaties (VDGAFS). De mutaties worden voorzien van gegevens over de debiteur respectievelijk crediteur en het factuurnummer, wanneer de mutatie hierop betrekking heeft.
Output
Als output ontvang je een verwerkingsverslag en de auditfile zelf in de vorm van een .xaf bestand. Dit bestand kun je doorsturen naar je accountant. Deze beschikt over software waarmee hij de auditfile kan openen en inlezen.
Om de auditfile zelf te bekijken kun je online eventueel zoeken naar een gratis demo-tool, zoals bijvoorbeeld de online auditfile viewer van Easy2Analyse.
Auditfile geeft geen output
Wanneer de auditfile geen output geeft, controleer dan of in de functie Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) de adresgegevens en het btw-nummer (in het onderdeel Algemene gegevens) van het betreffende bedrijf zijn ingevuld. Deze gegevens worden opgenomen in de auditfile. Als deze niet aanwezig zijn, kan de auditfile niet worden gegenereerd.
Naar Checklist voor Eindejaarsafsluiting