Eindejaarsverwerking

Wanneer de hiervoor beschreven stappen – waar nodig – zijn uitgevoerd, kun je starten met de eindejaarsverwerking:

1. Dagafsluiting
   De laatste activiteit voor het starten van de periode- en jaarafsluiting is het verwerken van de dagmutaties via de functie Verwerken Dagmutaties (VDGAFS).
2. Periodeafsluiting
   Voordat je het jaar kunt afsluiten moeten eerst alle periodes tot de voorlaatste periode (meestal periode 12 of 13) afgesloten zijn. Gebruik hiervoor de functie Periode- en Jaarafsluiting (VAFJRP). Wanneer je normaal gesproken geen periodes afsluit, kan dit in 1 keer gebeuren door ‘Alle nog niet afgesloten periodes afsluiten’ aan te vinken. Het kan zijn dat de periodes niet afgesloten worden; dan moet je een van de hiervoor beschreven stappen nogmaals uitvoeren.
3. Grootboek-verificatieoverzicht
   Het is aan te raden om de functie Grootboek-verificatieoverzicht (PGBVER) te draaien voordat je de daadwerkelijke de jaarafsluiting opstart. Met deze functie wordt een controle gedaan over de boekingen vanaf het eerste nog openstaande boekjaar. Wanneer je foutmeldingen op het verslag krijgt, moeten deze eerst opgelost worden voordat je de jaarafsluiting kunt uitvoeren.
   Wanneer er een foutmelding is, kun je via het klantportal mijn.allsolutions.nl een supportmelding aanmaken.
4. Jaarafsluiting
   Wanneer alle voorgaande stappen zijn doorlopen kun je nu de functie Periode- en Jaarafsluiting (VAFJRP) opstarten. Hierbij het vinkje ‘Alleen controles uitvoeren‘ uitzetten.

Waarschuwing
Het starten van de jaarafsluiting is onomkeerbaar. Het is niet mogelijk om een jaarafsluiting terug te draaien anders dan door een back-up terug te zetten van de voorgaande dag (indien aanwezig).

Controleren Program Batch Jobs

Wanneer je het programma Program Batch Jobs (MJOBNR) gebruikt om in de nacht of op een ander tijdstip geautomatiseerd verwerkingen te doen, dan moet je bij de gebruikte functies controleren of de instellingen nog kloppen na de jaarafsluiting.

Een bekend voorbeeld is de functie Verwerken Inkoopfactuurverdeling (VIFDTL) waarin jaar/periode worden uitgevraagd. Als de selectievelden nog gevuld zijn met het oude jaar worden de nieuwe inkoopfactuurverdelingen niet verwerkt.

Nagekomen boekingen (afgesloten jaar)

Nadat het jaar is afgesloten kun je nagekomen boekingen met de functie Correcties Grootboek Afgesloten Periodes (MCRGRB) alsnog in het afgesloten boekjaar registreren. Hierbij gebruik je een dagboek van dagboeksoort ‘memoriaal’.
Je kunt alleen boekingen uitvoeren in het laatste afgesloten boekjaar. Deze worden geregistreerd in periode 99.

Controleren niet-verwerkte uren afgesloten jaren

In de functie Controleren Niet Verwerkte Uren Afgesloten Jaren (MGERUR) kun je de urenregels die nog onderweg zijn, raadplegen en/of verwijderen. Op deze manier heb je de mogelijkheid om niet-verwerkte urenregels in een afgesloten jaar op een gemakkelijke manier vanuit één browser af te handelen.

Zijn er ook nog urenregels aanwezig die correct zijn? Dan kunnen deze urenregels via het normale fiatteer- en verwerkingsproces worden afgehandeld. Daarnaast is het via de shortcut Weekstaat mogelijk urenregels te wijzigen en (opnieuw) gereed te melden. Deze urenregels kunnen dan eveneens via het normale fiatteer- en verwerkingsproces worden afgehandeld.

Urenregistratie tot en met een bepaald jaar dichtzetten

In de Parameters Urenregistratie (MUIPAR) kun je met het veld Urenregistratie sluiten t/m (jaar) de urenregistratie tot en met een bepaald jaar dichtzetten. Deze parameter werkt in combinatie met het veld Controleren op afgesloten jaren in de medewerkersgegevens (MPERSO) en/of medewerkersprofielen (MMDPRF).

Is bij de medewerker/het medewerkersprofiel de controle geactiveerd? Dan kan de medewerker geen uren meer registreren, wijzigen en/of gereed melden tot en met het in de parameters opgegeven jaar. Het fiatteren van uren is dan overigens nog wel mogelijk.
Goed om te weten: De controle kijkt dus naar de instelling in de Parameters Urenregistratie (MUIPAR) en niet naar de afgesloten boekjaren.

Centrale controle ontbrekende weekstaten aanpassen

Met de velden Controleren op ontbrekende en onvolledige weekstaten vanaf jaar en week kun je centraal instellen vanaf welk jaar/welke week het systeem de controle op de weekstaten moet uitvoeren. Bij de jaarovergang kun je deze parameter een jaar ophogen. Dit komt de performance van het systeem ten goede.

Je kunt de beginweek ook bij de individuele medewerkers (MPERSO) vastleggen. Voor het uitvoeren van de controle gebruikt het systeem de meest recente combinatie van beginjaar en beginweek. Als je de centrale parameter gebruikt, hoef je het beginjaar en de beginweek maar één keer op te geven.

Nulstellen beginsaldo btw-rekeningen

Na het afsluiten van een boekjaar kun je de btw-(grootboek)rekeningen op nul stellen met de functie Nulstellen Beginsaldo Btw-rekeningen (VBTWNL). Je vindt deze functie in het menu Financieel > Afsluitingen. Voor meer informatie, klik hier.

Module Projecten

Wanneer je het toeslagpercentage bij de functie Interne Verrekeningen (MINTVR) wilt wijzigen, dan kun je dit direct na de jaarafsluiting uitvoeren.

Generen Auditfile Financieel

Met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) kun je een XML auditfile aanmaken, waarmee je de gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Bijvoorbeeld naar het jaarwerkpakket van de accountant en van daaruit naar het aangiftepakket van de belastingdienst. Per boekjaar wordt een overzicht gegenereerd van de historische mutaties van een of meerdere dagboeken en perioden. De mutaties worden voorzien van gegevens over de debiteur respectievelijk crediteur en het factuurnummer, wanneer de mutatie hierop betrekking heeft.

Elektronische Aangifte Belastingdienst

Lever je de btw-aangifte en/of de opgaaf ICP elektronisch aan bij de Belastingdienst via Digipoort? Bij de eerste aangifte in het nieuwe jaar wijzig je dan het type aanlevering naar SBR 2024. Dit doe je in de aangifte zelf (dus niet de perioderegels).