Wanneer bij de gebruiker een ‘exchange account’ is ingesteld is het mogelijk om e-mails rechtstreeks vanuit MS Exchange te importeren. (Deze optie is helaas niet mogelijk in combinatie met Office365.)
Inrichting
Voor het inrichten van de koppeling met Exchange in AllSolutions zijn eerst een aantal instellingen nodig zijn voor de synchronisatie met de Microsoft Exchange-server. Voorafgaand aan de onderstaande instellingen moet de koppeling tussen AllSolutions en Exchange gelegd zijn. (Zie: Hoe stel ik de koppeling met Exchange in?)
E-mails importeren
Zodra de koppeling is geactiveerd, wordt bij de gebruiker in MS Exchange een speciale map (met de naam van de omgeving) aangemaakt. De e-mails die de gebruiker in deze speciale map plaatst (bijvoorbeeld via MS Outlook), worden direct in AllSolutions geïmporteerd. De gebruiker hoeft de e-mails dus niet door te sturen naar een bepaalde importlocatie (mailbox). Daarnaast hoeft er ook geen speciale verwerkingsfunctie te worden uitgevoerd om de e-mails te importeren.
E-mails aan entiteiten koppelen
De ingelezen e-mails kan de gebruiker in de functie Mijn E-mails (MYMAIL) raadplegen en hier aan de gewenste entiteit koppelen. Alleen de e-mails die door de betreffende gebruiker zelf zijn geïmporteerd, kunnen met deze browser worden benaderd. Bij het importeren wordt de e-mail automatisch op basis van e-mailadres gekoppeld aan een relatie/contactpersoon en opgeslagen in het bijbehorende e-mailarchief. Mocht dit niet gelukt zijn, dan kan de e-mail met de shortcut E-mailarchief alsnog aan een relatie/contactpersoon worden gekoppeld.
Met de actie Bij entiteit opslaan is het mogelijk om de e-mail aanvullend op te slaan bij een bepaalde entiteit. Er kan hierbij gekozen worden om de e-mail als ‘document’ (in het documentenarchief) en/of als (prikbord)bericht bij de entiteit op te slaan. Het is overigens alleen mogelijk om de e-mail als bericht in het prikbord op te slaan, wanneer de afzender van de e-mail als gebruiker in het systeem bekend is.
Hierbij kun je verder aangeven of je de bijlagen in de mail afzonderlijk wilt archiveren. Door bijlagen ook als aparte bestanden te laten opslaan, zijn deze direct bij de entiteit beschikbaar, zonder dat je hiervoor eerst het
e-mailbericht hoeft te openen.
Goed om te weten:
De e-mails worden in het documentenarchief als EML-bestand opgeslagen. Deze bestanden worden in Windows standaard geopend met MS Outlook wanneer MS Outlook 2010 of nieuwer wordt gebruikt.
E-mails raadplegen
De geïmporteerde e-mails kun je raadplegen via de shortcut E-mailarchief in de diverse functies (relaties, dossiers, hulpvragen, configuraties, (sub)projecten/projectfasen). Door op een e-mailrecord te klikken, opent de overzichtsweergave met een ‘Document preview’. Met de actie Lezen kun je het e-mailbericht downloaden.
Met de shortcut Bijlagen in de browser met e-mails kun je de eventuele bijlagen bij het mailbericht bekijken. Hierbij kun je ook het overzicht van een bijlage openen (door op de regel te klikken), waarbij ook een document preview van het bestand wordt getoond.
E-mailberichten die als .eml bestand of als prikbord-bericht aan een entiteit zijn gekoppeld, kun je – afhankelijk van de vorm waarin de koppeling tot stand is gebracht – via het prikbord of als .eml document bij de betreffende entiteit inzien.