Het inrichten van de importlocaties
Bij de Importlocaties E-mail Integratie (MILEML) kun je een of meerdere mailboxen definiëren van waaruit je de e-mails wilt importeren. Hier geef je de gegevens op van de bijbehorende mailserver en het bijbehorende mailaccount. Belangrijk! Zorg ervoor dat op de mailserver niet gewerkt wordt met een self-signed certificaat. Bij dit type certificaat is er geen ‘Trusted Third Party’. Dit is echter wel nodig om de e-mails in AllSolutions te kunnen importeren. Met andere woorden, je kunt alleen e-mails in AllSolutions importeren als je werkt met een certificaat dat door een externe partij is gevalideerd.
Vanuit de importlocatie kun je via de shortcut Koppelcriteria zelf de termen vastleggen waarmee je de koppeling tot stand wilt brengen. In geval van relaties bijvoorbeeld ‘relatienummer’ of ‘relnr’. In het onderwerp van het te koppelen e-mailbericht neem je dit woord op, gevolgd door het complete relatienummer (inclusief eventuele voorloopnullen). In geval van een project, subproject en/of projectfase geef je aan of de verschillende nummers met een streepje (-), slash (/) of komma van elkaar gescheiden moeten worden.
Bij het importeren herkent AllSolutions het koppelwoord en brengt op basis van het daarachter opgenomen relatienummer, projectnummer etc. de koppeling automatisch tot stand.
E-mails tegelijkertijd opslaan als document
Bij de Importlocaties E-mail Integratie (MILEML) kun je verder instellen of je de geïmporteerde e-mails bij het opslaan ook automatisch wilt laten archiveren in het documentenarchief (als EML-bestand). Je kunt bij de importlocatie instellen in welke ‘Map’ en (optioneel) ‘Submap’ u de e-mails automatisch wilt laten opslaan. Daarnaast kun je hier aangeven of je de eventuele bijlagen bij de e-mails ook als afzonderlijke bestanden wilt laten opslaan.
Het uitlezen van de mailbox
De e-mails kunnen met de verwerkingsfunctie Importeren E-mails (VEMAIL) vanuit een of meerdere importlocaties (mailboxen) worden geïmporteerd. Hierbij kun je berichten op basis van koppelcriteria in het onderwerp van de e-mail automatisch laten koppelen aan een relatie/contactpersoon, een dossier, een hulpvraag (module CRM), een configuratie (module Service) of een projectonderdeel.
Gebruikers kunnen ontvangen e-mails doorsturen/forwarden naar de hiervoor ingerichte mailbox. In verzonden e-mails kan de gebruiker het e-mailadres als ‘bcc’ opnemen.
Het systeem probeert altijd eerst om op basis van de ingerichte koppelcriteria het e-mailbericht aan een relatie/contactpersoon, een dossier, een hulpvraag, een projectonderdeel of een configuratie te koppelen. Wanneer dit niet lukt, wordt daarna geprobeerd om op basis van het e-mailadres te koppelen met de relatie/contactpersoon. Mocht dit ook niet gelukt zijn, dan kun je vanuit de functie E-mails (MEMAIL) alsnog het e-mailbericht handmatig koppelen aan de gewenste entiteit. (Voor dit laatste kun je eventueel ook een alert instellen – zie verder.) Op deze manier gekoppelde e-mails zijn beschikbaar via de shortcut e-mailarchief bij de relatie/contactpersoon, het dossier, de hulpvraag, de configuratie of het projectonderdeel.
Schedulen uitlezen mailbox
Je kunt de functie Importeren E-mails (VEMAIL) opnemen in de Program Batch Jobs (MJOBNR) zodat de mailbox(en) op regelmatige tijdstippen automatisch worden uitgelezen in AllSolutions (bijvoorbeeld elke 15 minuten).
E-mails raadplegen
De geïmporteerde e-mails kun je raadplegen met de functie E-mails (MEMAIL) en met de shortcut E-mailarchief in de diverse functies (relaties, dossiers, hulpvragen, configuraties, (sub)projecten/projectfasen). Door op een e-mailrecord te klikken opent de overzichtsweergave met een Document preview. Met de actie Lezen kunt u het e-mailbericht downloaden.
Met de shortcut Bijlagen in de browser met e-mails kun je de eventuele bijlagen bij het mailbericht bekijken. Hierbij kun je ook het overzicht van een bijlage openen (door op de regel te klikken), waarbij ook een document preview van het bestand wordt getoond.
Alert ‘Niet gekoppelde e-mails’
Met de alert Niet gekoppelde e-mails (bd030) kun je gebruikers automatisch op de geïmporteerde en nog niet (automatisch) gekoppelde e-mails attenderen. Vanuit de Alerts Monitor wordt rechtstreeks de bijbehorende browser E-mails (MEMAIL) gestart, waarbij de gebruiker alsnog het e-mailbericht handmatig aan de gewenste entiteit kan koppelen.
E-mails aan meer entiteiten koppelen
Aanvullend kun je via de functie Mijn e-mails (MYMAIL) e-mailberichten als .eml bestand of als prikbord-bericht aan nog meer entiteiten koppelen. Op deze manier gekoppelde e-mailberichten kun je – afhankelijk van de vorm waarin de koppeling tot stand is gebracht – via het prikbord of als .eml document bij de gekoppelde entiteit inzien. Dit geeft je de mogelijkheid om de geïmporteerde e-mailberichten ook aan andere entiteiten te koppelen naast de functies waarvoor importlocaties aanwezig zijn.
Alleen de e-mails die door de gebruiker zelf zijn geïmporteerd, kunnen met deze browser worden benaderd. Bij het importeren wordt de e-mail automatisch op basis van e-mailadres gekoppeld aan een relatie/contactpersoon en opgeslagen in het bijbehorende e-mailarchief. Eventueel kan de e-mail via de shortcut E-mailarchief aan een (andere) relatie/contactpersoon worden gekoppeld.
Met de actie Bij entiteit opslaan is het mogelijk om de e-mail op te slaan bij een bepaalde entiteit. Er kan hierbij gekozen worden om de e-mail als ‘document’ (in het documentenarchief) of als (prikbord)bericht bij de entiteit op te slaan. Dit laatste is alleen mogelijk wanneer de afzender van de e-mail als gebruiker in het systeem bekend is.
Bij het opslaan als document geef je verder aan in welke ‘Map’ en (optioneel) ‘Submap’ je de e-mail wilt opslaan. Hierbij kun je verder aangeven of je de bijlagen in de mail afzonderlijk wilt archiveren. Door bijlagen ook als aparte bestanden te laten opslaan, zijn deze direct bij de entiteit beschikbaar, zonder dat je hiervoor eerst het e-mailbericht hoeft te openen.
Nota bene: De e-mails worden in het documentenarchief als EML-bestand opgeslagen. Deze bestanden worden in Windows standaard geopend met MS Outlook wanneer MS Outlook 2010 of nieuwer wordt gebruikt.
Importeren e-mails door eindgebruiker
In de functies E-mails (MEMAIL) en Mijn E-mails (MYMAIL) is de actie E-mails importeren beschikbaar. Hiermee kan een gebruiker ook zelf direct de e-mails laten importeren. (Dit komt overeen met het uitvoeren van de functie Importeren E-mails (VEMAIL).)