E-mails importeren vanuit Office 365

Maak je gebruik van Office 365? Dan is het niet mogelijk via de standaard integratie met Outlook e-mails in AllSolutions in te lezen. Om e-mailberichten toch in AllSolutions te kunnen importeren is het volgende alternatief beschikbaar:

  • Inlezen van de e-mailberichten vanuit een e-mailaccount. Gebruikers forwarden (ontvangen berichten) of bcc-en (verstuurde berichten) hierbij naar dit e-mailaccount als ze berichten in AllSolutions willen opslaan.
  • De e-mailberichten kunnen met de functie Importeren e-mails (VEMAIL) automatisch worden ingelezen in AllSolutions. Deze functie kan in de Program Batch Jobs (MJOBNR) worden opgenomen waarbij deze elke 15 minuten de e-mailberichten inleest.
  • De e-mailberichten komen hierbij eveneens beschikbaar in de functie Mijn e-mails (MYMAIL) en kunnen dan alsnog als document aan de gewenste entiteit worden gekoppeld.

Voor het instellen van het e-mail account heb je de volgende twee opties:

  1. Binnen Office 365 een nieuwe gebruiker aanmaken waarbij POP/IMAP geactiveerd is.
  2. Een nieuw losstaand account aanmaken bij Gmail waarbij POP/IMAP geactiveerd is.

Optie 1:
Een voordeel van een nieuwe gebruiker binnen Office 365 is dat de mail binnen ‘het domein’ blijft. Dit kan voor de klant een veiliger gevoel geven. Een nadeel is dat er een extra licentie aangeschaft moet worden voor de nieuwe POP/IMAP gebruiker. Het brengt dus maandelijkse kosten met zich mee. Je kunt dit account dan zelf regelen.

Optie 2:
Een nieuw Gmail account is gratis en dit brengt geen extra kosten met zich mee. Het nadeel van Gmail is dat het niet binnen ‘het domein’ blijft. Het is mogelijk om de ge├»mporteerde mail direct uit Gmail te laten verwijderen. Vanuit AllSolutions kunnen we dit account voor jou als klant aanmaken en uitrusten met een gedegen wachtwoord.

Wanneer je kiest voor optie 1, kun je de importlocatie in AllSolutions inregelen in de functie Importlocaties E-mail integratie (MILEML). Een uitleg over het inrichten van de importlocatie en het uitlezen van de mailbox leest u hier. Mocht je hierbij hulp nodig hebben, dan kun je contact opnemen met jouw consultant.