In AllSolutions kun je in een groot aantal entiteiten en functies documenten archiveren. Documenten worden binnen het Document Management Systeem altijd gekoppeld aan de bedrijfsentiteit waar ze thuis horen. Of dit nu een relatie, een project, een medewerker, een intranetpagina of een juridisch dossier is.
Om documenten in AllSolutions te kunnen opslaan, is een documentenmap nodig die gekoppeld is aan de bijbehorende entiteit. In de functie Mappen (MBDMAP) kun je de documentenmappen aanmaken, bijv. een map ‘Correspondentie’.
Koppel deze aan de functies (entiteiten) waarbij je de documenten in deze map wilt laten opslaan.
Via de shortcut Autorisatie kun jede bijbehorende gebruikersgroepen voor de documentmappen autoriseren.
Alle documenten inzien
Met de shortcut Documenten in de functie Mappen (MBDMAP) is het mogelijk om alle bestanden in een geselecteerde map te benaderen. In deze browser is een filter op documentstatus aanwezig, zodat je documenten met een bepaalde status (bijvoorbeeld ‘Te tekenen’) snel en gemakkelijk kunt opvragen. Daarnaast kun je in deze browser een weergave ‘Gewijzigd op’ gebruiken om documenten op datum te zoeken en vinden.