Veelgestelde vragen SEPA posten automatisch incasseren

In dit onderdeel vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over het automatisch incasseren van SEPA posten via AllSolutions.

Hoe maakt AllSolutions onderscheid tussen eerste/eenmalige en doorlopende incasso’s?

AllSolutions maakt automatisch onderscheid tussen de openstaande posten die voor het eerst of eenmalig worden geïncasseerd (First) en de volgende/laatste posten in een doorlopende reeks (Recurrent). Wanneer u de incasseerbaarstelling aanmaakt, moet u een keuze maken welk machtigingstype u automatisch wilt gaan incasseren. Afhankelijk van het gekozen machtigingstype worden in het vervolgscherm alleen posten van het incassotype Eerste/eenmalig (First) of Volgende/doorlopend (Recurrent) aangeboden.

Wanneer ik een incasseerbaarstelling aanmaak, kan ik alleen kiezen voor ‘Eerste in een doorlopende reeks’. Ik kan niet kiezen voor ‘Volgende in doorlopende reeks’. Hoe komt dit?

Ook al zijn posten voor een bepaalde debiteur al eerder via CLIEOP03 geïncasseerd, dan wordt de eerste incassopost in SEPA-formaat toch voorzien van de ‘first’-indicatie. Dit ondanks het feit dat er voor de bijbehorende machtiging al meerdere facturen zijn geïncasseerd via een CLIEOP03-bestand. Wanneer u dus voor de eerste keer een incasseerbaarstelling in SEPA-formaat aanmaakt, moet u dus kiezen voor opdrachttype ‘Eerste in een doorlopende reeks’.

Zodra het eerste incassobestand volledig geboekt en verwerkt is in AllSolutions, kunt u een incasseerbaarstelling van het type ‘Volgende in doorlopende reeks’ aanmaken.

Ik heb meerdere facturen van dezelfde debiteur die ik wil incasseren, maar ik kan er maar één selecteren in mijn incasseerbaarstelling. Hoe komt dit?

U mag altijd maar één factuur per factuurtype als eerste (First) incasseren. Deze incasso moet volledig geboekt en verwerkt zijn in AllSolutions. Pas daarna kunt u meerdere posten van deze debiteur selecteren met het type ‘Doorlopend’. U kunt dus niet op dezelfde datum een ‘first’ en een ‘doorlopende’ openstaande post bij dezelfde debiteur van hetzelfde factuurtype incasseren.

Wij maken op “hetzelfde tijdstip” zowel het ‘First’ als het ‘Volgende’ incassobestand aan. Kan dit ook onder SEPA?

Dit kan alleen als het gaat om verschillende debiteuren met afzonderlijke first of doorlopende posten. Bij een debiteur met meerdere posten, waarvan er één van het type ‘first’ is, kunt u pas een ‘doorlopend’ incassobestand aanmaken, wanneer de ‘first’ incasso volledig is geboekt en verwerkt. Gaat u voor de eerste keer via SEPA incasseren, dat moet hier dus minimaal 5-6 werkdagen tussen zitten.

Ik heb een verzamelfactuur waaraan een extra nieuwe post is toegevoegd. Moet ik deze weer als ‘first’ incasseren?

In geval van een verzamelfactuur voor bijvoorbeeld Projecten waaraan een nieuwe eerste post wordt toegevoegd, zal er al een lopende incassomachtiging voor Projecten in AllSolutions aanwezig zijn. De verzamelfactuur wordt dan als een doorlopende post gezien die geïncasseerd wordt.

Kan ik het type van de eerstvolgende incasso-opdracht zelf wijzigen?

Het komt voor dat een bank (terecht of onterecht) een incassopost weigert of afkeurt. Hiervoor is in de browser met Incassomachtigingen Debiteuren (MAIMCH) de actie 'Volgende in doorlopende reeks’ op ‘Eerste’ zetten toegevoegd (versie 10.0.11). Hiermee kunt u handmatig het type van de eerstvolgende SEPA-opdracht terugzetten naar ‘Eerste in een doorlopende reeks’.

Voorheen werden er automatisch meer incassobestanden aangemaakt als de limiet werd overschreden. Kan ik nu gewoon de optie 'Aanmaken incassobestand' selecteren en krijg ik dan twee incassobestanden of werkt het nu anders?

Bij de overgang naar SEPA is ervoor gekozen, dat er maximaal één betaalbatch in een bestand kan zitten. O.a. omdat klanten het verwarrend vonden indien er meerdere bestanden werden aangemaakt. In de functie Banken (t.b.v. Euro-betalingen binnen SEPA-zone) (MBNKST) kunt u het maximum aantal posten per incassobestand vastleggen.

In versie 10.0.10 hebben we hiervoor een aanpassing doorgevoerd. In de functie Incasseerbaar Stellen Incassoadvies (MBBSAI) kunt u via de shortcut Incasseerbaar gestelde posten openstaande posten uit het incassoadvies aan de incasseerbaarstelling toevoegen. Wanneer u hier de actie Alle openstaande posten toevoegen gebruikt, controleert het systeem of dit gedefinieerde maximum wordt overschreden. Is dit het geval, dan maakt het systeem automatisch een of meerdere nieuwe incasseerbaarstellingen aan waarin de aanvullende openstaande posten worden opgenomen. Wanneer u een van de andere toevoeg acties gebruikt waarmee u handmatig posten aan de incasseerbaarstelling toevoegt, kunt u openstaande posten opnemen tot aan het gedefinieerde maximum.

Als we van een andere bankrekening gaan incasseren, dan moeten we weer een 'Eerste in een doorlopende reeks' incasso aanmaken. Wordt dat automatisch in AllSolutions opgelost bij wijziging van het IBAN-nummer?

Volgens de standaard afspraken is het zo dat wanneer het IBAN wijzigt, maar het rekeningnummer bij dezelfde bank is (BIC wijzigt niet), de eerstvolgende openstaande post nog steeds als 'doorlopend' wordt aangeboden. In het SEPA incassobestand wordt dan een amendment tag bijgevoegd waarin aangegeven wordt dat het rekeningnummer gewijzigd is. Wanneer het nieuwe rekeningnummer bij een andere bank loopt (BIC wijzigt), wordt de eerstvolgende opdracht wel weer als 'first'-post aangeboden.

Het blijkt dat sommige banken helaas op dit punt afwijken. Zij vereisen dat bij elke IBAN-wijziging de volgende openstaande post als ‘first’ wordt aangeboden.

Vanaf versie 10.0.05 hebben we daarom op dit onderdeel een wijziging in AllSolutions aangebracht. Bij iedere wijziging van het IBAN-nummer, ongeacht of dit een IBAN bij dezelfde bank of een andere bank is, zal AllSolutions het type van de laatste opdracht dan 'resetten'. Hiervoor zijn in de incassomachtigingen onder de functie Debiteuren (MDEBST) twee velden toegevoegd: ‘IBAN laatste opdracht’ en ‘Type eerstvolgende opdracht’.

In het oude incassoregime werd er op drie opeenvolgende dagen geprobeerd te incasseren voordat je de incasso terugkreeg met de mededeling 'opdracht niet uitvoerbaar' (was meestal geen saldo op de rekening). Nu worden die posten de volgende dag al teruggeboekt. Staat dat ergens beschreven?

Dit is niet beschreven. In de praktijk blijkt namelijk per bank te verschillen hoe zij hiermee omgaan.

Hoe gaat AllSolutions om met storneringen?

In de incassomachtiging die bij de debiteur hoort, wordt bijgehouden welk type posten er zijn uitgevoerd (=type laatste incasso-opdracht). Wanneer er eerder incasso’s zijn uitgevoerd en verwerkt, dan wordt de gestorneerde openstaande post als ‘doorlopend’ gezien. Er zijn dan immers incasso-opdachten onder de bestaande incassomachtiging succesvol geïncasseerd.

Wordt de ‘first’ post gestorneerd en zijn er daarna nog geen andere openstaande posten als ‘doorlopend’ geincasseerd, dan wordt de gestorneerde openstaande post weer als ‘first’ gezien.

Hoe gaat AllSolutions om met weigeringen bijvoorbeeld door onvoldoende saldo?

In de incassomachtiging die bij de debiteur hoort, wordt bijgehouden welk type posten er zijn uitgevoerd (=type laatste incasso-opdracht). Weigeringen vanwege onvoldoende saldo behandelt u hetzelfde als een stornering. Wanneer een incassopost als gestorneerd wordt geboekt, blijft het type incassopost op ‘first’ staan. De eerstvolgende post die hierna wordt aangeboden, krijgt automatisch het ‘first’ label dan weer mee. Het maakt dan niet uit welke openstaande post dit is. AllSolutions doet dit automatisch.

Bij het aanmaken van de volgende incasseerbaarstelling van het type ‘first’ wordt automatisch per debiteur per factuurtype maar één post geselecteerd. Het systeem doet dit at random, of u kunt de openstaande post van uw keuze zelf uit het incasso-advies selecteren. De andere post(en) kunnen pas worden aangeboden als ‘doorlopend’ zodra de eerste incasso volledig geboekt en verwerkt is in AllSolutions.

De bank heeft mijn incassobestand geweigerd. Hoe draai ik dit bestand terug in AllSolutions?

Heeft het incassobestand een beperkt aantal posten? Om de incassoposten weer 'open' te zetten, kunt u via het Algemeen Boekingsprogramma (MALGBK) een bankboeking maken en de betreffende incassoposten hieronder als 'stornering' verwerken. De incassoposten kunt u daarn in een nieuw incasso-advies en incasseerbaarstelling opnemen en in een volgend incassobestand opnieuw aanbieden aan uw bank. Bevat het bestand een groot aantal posten? Neemt u dan contact op met onze supportdesk.

De programmatuur gaat overigens hierop nog aangepast worden. Zodra bekend is in welke versie dit wordt uitgevoerd, zullen wij u hier informeren.

Daarnaast raden wij u aan goed door te vragen bij uw bank wat de precieze reden van de weigering is. De SEPA-verwerking in AllSolutions hebben wij ontwikkeld op basis van de voorgeschreven standaard. Helaas merken we in de praktijk dat individuele banken incidenteel hiervan kunnen afwijken. Met de achtergrondinformatie van uw bank kunnen we (beter) beoordelen of het nodig is onze programmatuur hierop aan te passen.

Ik wil dat de bank het totaalbedrag van de incasso-opdracht als één post op het (elektronisch) bankafschrift vermeld. Kan ik dit aansturen vanuit AllSolutions?

In versie 10.0.05 is bij de Banken (Euro-betalingen binnen SEPA-zone) (MBNKST) in het onderdeel 'Automatische incasso - SEPA' het veld ‘Verzoek gecomprimeerd terugmelden opdrachtbestand’ toegevoegd. Hiermee kunt u instellen of - en op welke wijze - het element ‘batch booking’ in het SEPA incasso-opdrachtbestand wordt gevuld. Hiermee kunt u de bank verzoeken het totaalbedrag van de incasso-opdracht als één post op het (elektronisch) bankafschrift te vermelden.

Wanneer uw bank deze optie ondersteunt en dit veld op ‘Ja’ staat, dan wordt het totaalbedrag van de incasso-opdracht als één post op het (elektronisch) bankafschrift vermeld. Staat dit veld op ‘Nee’ of ‘Niet van toepassing’, dan wordt iedere transactie uit de opdracht afzonderlijk op het (elektronisch) bankafschrift vermeld.
Nota bene: dit betreft een verzoek! Banken hanteren eigen richtlijnen met betrekking tot het terugmelden van incassobedragen, eventueel op basis van afspraken met de klant. In dat geval heeft deze indicatie geen effect.

Hoe kan ik bij het inlezen van elektronische bankafschriften de automatische koppeling van incassoposten verbeteren?

Om de automatische koppeling van incassoposten te verbeteren is in de functie Banken (Euro-betalingen binnen SEPA-zone) (MBNKST) onder de groep ‘Automatische incasso – SEPA’ het veld Transactiecode(s) voor automatische koppeling incasso posten toegevoegd. In dit veld kunt u één of meerdere transactiecodes invullen die de bank hanteert voor incassotransacties. Bij het inlezen van het elektronisch bankafschrift kan AllSolutions de transactieregels die betrekking hebben op incassoposten, dan gemakkelijker herkennen en koppelen. Tevens controleert het systeem dan of alle incassoposten van het aangeboden incassobestand in het elektronisch bankafschrift voorkomen.

Wanneer u hiervan gebruikt wilt maken, vult u in dit veld een waarde in met het volgende formaat: 'TTTT' bij één incassotransactiecode of 'TTTT,TTTT,...' bij meerdere incassotransactiecodes (gescheiden door een komma, zonder spaties). Voor de duidelijkheid, de letters 'T' vormen een voorbeeld. Dit zijn niet de codes die u hier kunt invullen.
Let op: Elke bank hanteert haar eigen transactiecodes. Deze kunnen ook incidenteel door de bank worden gewijzigd!

Kan AllSolutions bij het inlezen van elektronische bankafschriften de transactiecode(s) voor gestorneerde incasso’s herkennen?

Vanaf versie 10.0.04 kunt u bij de Banken (Euro-betalingen binnen SEPA-zone) (MBNKST) één of meerdere transactiecode(s) instellen. Bij het Inlezen van Elektronische Bankafschriften (VIMEAF) worden de transactieregels van een gestorneerde incasso dan automatisch herkend. Wanneer de transactiecode van een ingelezen mutatie overeenkomt met één van bij de bank ingestelde codes, en het afgeschreven mutatiebedrag is duidelijk te herleiden naar een factuur die via een incasso-opdracht is aangeboden, dan wordt deze stornering automatisch aan de betreffende transactieregel gekoppeld.

Let op: Elke bank hanteert haar eigen storneringscodes. Deze kunnen ook incidenteel door de bank worden gewijzigd!

Deel deze informatie per e-mail

Doorsturen