Veelgestelde vragen SEPA incassomachtigingen

In dit onderdeel vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over SEPA incassomachtigingen in AllSolutions.

Welk type incassomachtigingen kent AllSolutions?

Het machtigingstype is een elementair machtigingsgegeven. Afhankelijk van dit type zijn er namelijk verschillen in de minimale tijd tussen aanlevering en verwerking van een incasso-opdracht en de mogelijkheden voor storneren van geïncasseerde bedragen door de debiteur.

Er zijn twee typen machtigingen aanwezig in AllSolutions:

  • Standaard Europees: Wordt voor zowel voor particuliere als zakelijke klanten gebruikt. Hierbij heeft de debiteur 56 dagen het recht de incasso zonder opgave van reden te storneren.
  • Zakelijk (Business-to-Business) Europees: Uitsluitend voor zakelijke klanten. Hierbij gaan beide partijen een overeenkomst tot incasso met elkaar aan, waarbij de debiteur geen recht tot storneren heeft. Daarnaast dient de debiteur de zakelijke Europese incassomachtiging bij zijn bank te registreren om bedragen op basis van deze machtiging daadwerkelijk te kunnen laten incasseren (van zakelijke rekeningen. Niet alle banken bieden echter deze variant aan.

Raadpleeg uw bank voor alle details.

Hoe worden incassomachtigingen in AllSolutions geregistreerd?

In AllSolutions kunt u per debiteur één incassomachtiging vastleggen die alle relevante factuurtypes (bijv. Contracten, Projecten, etc.) omvat. Indien gewenst, kunt u er ook voor kiezen om om voor ieder factuurtype een aparte incassomachtiging bij de debiteur vast te leggen. Voor elke incasso moet een getekende incassomachtiging aanwezig zijn. Dit verandert niet in de nieuwe situatie. Wanneer u met CLIEOP03 werkt, wordt voor elke incasso automatisch een machtiging aangemaakt met ingangsdatum 01/11/2009.

Hoe wordt het machtigingskenmerk bepaald?

Elke incassomachtiging krijgt bij het aanmaken automatisch een machtigingskenmerk in AllSolutions toegewezen. Dit machtigingskenmerk bestaat uit het debiteurnummer, gevolgd door een machtigingsvolgnummer. Het machtigingskenmerk wordt opgenomen in de incasso-opdracht en vermeld op het bankafschrift dat de debiteur na het verwerken van de opdracht ontvangt.

Let op! Omdat AllSolutions het machtigingskenmerk automatisch aan de incasso-opdracht meegeeft, kunt u niet meer hiervan afwijken zodra u onder het machtigingskenmerk hebt geïncasseerd.

Kan ik ook een extern machtigingskenmerk vastleggen?

Wanneer de machtigingsadministratie door een externe instantie (bijvoorbeeld StudieLink) of in een ander systeem wordt uitgevoerd, is er sprake van een extern machtigingskenmerk. Vanaf deze versie heeft u de mogelijkheid om bij de incassomachtiging ook het externe machtigingskenmerk vast te leggen en te beheren. Wanneer er een extern machtigingskenmerk aanwezig is, heeft dit binnen SEPA-opdrachtbestanden altijd prioriteit boven het machtigingskenmerk van AllSolutions.

Let op! Omdat AllSolutions het machtigingskenmerk automatisch aan de incasso-opdracht meegeeft, kunt u niet meer hiervan afwijken zodra u onder het machtigingskenmerk hebt geïncasseerd.

Waar moet ik op letten als ik voor automatische incasso overstap op verwerking via SEPA?

Zodra u over gaat op SEPA Direct Debit incasso’s worden de incassomachtigingen niet meer automatisch aangemaakt. Vanaf dat moment moet u de incassomachtigingen zelf actief gaan beheren. Dus ook wanneer u met meerdere banken werkt, waarbij u maar bij één (of enkele) banken de aanlevercode op SEPA-formaat heeft over gezet, worden de incassomachtigingen niet meer automatisch aangemaakt.
In de incassomachtiging kunt u in het veld Datum effectief de datum invullen wanneer de machtiging is afgegeven c.q. ondertekend. Vanaf dat moment wordt de incassomachtiging automatisch actief. Voor die tijd kunt u de post wel alvast in een incasseerbaarstelling opnemen maar nog niet daadwerkelijk incasseren. De post zal pas in het incassobestand kunnen worden opgenomen wanneer de machtiging actief is.

Kunnen incassomachtigingen voor SEPA ook automatisch worden aangemaakt in AllSolutions?

Zodra u bent geüpgrade naar versie 10.0.05 kunnen SEPA-incassomachtigingen ook automatisch worden aangemaakt. Dit regelt u in via de Parameters Debiteuren (MDBPAR). Meer informatie vindt u in de release notes van versie 10.0.05.

Nieuwe machtigingen worden dan automatisch aangemaakt met de status 'inactief'. Pas na het invullen van de 'Datum effectief' (op basis van het door de debiteur ondertekende machtigingsformulier) krijgt de machtiging de status 'actief'. Eerder kunnen incassoposten op basis van deze machtigingen wel op een incasso-advies voorkomen. U kunt deze posten echter pas in het incassobestand opnemen wanneer de machtiging de status 'actief' heeft.

Kunnen incassomachtigingen voor SEPA ook automatisch worden geactiveerd?

Zodra u bent geüpgrade naar versie 10.0.11 kunnen automatisch aangemaakte SEPA-incassomachtigingen ook direct worden geactiveerd. Dit regelt u met het veld Incassomachtigingen direct activeren via de Parameters Debiteuren (MDBPAR). AllSolutions vult in de incassomachtigingen dan het veld 'datum effectief' automatisch met de systeemdatum waarop deze zijn aangemaakt.

Belangrijk: De Europese wetgeving vereist dat u altijd een door de debiteur getekend machtigingsformulier kunt overleggen.

Hoe kan ik de incassomachtigingen van mijn debiteuren snel inzien?

Met de functie Incassomachtigingen Debiteuren (MAIMCH) is het mogelijk om de incassomachtigingen van de verschillende debiteuren direct te raadplegen en/of te beheren. Via de functie Debiteuren (MDEBST) kunt u de incassomachtigingen per debiteur raadplegen via de shortcut Incassomachtigingen. Op beide plekken zijn verschillende weergaven aanwezig, o.a. op:

  • Datum effectief
  • Datum einde machtiging
  • Datum getekend
  • Datum laatste SEPA-opdracht.

Hoe lang blijft een incassomachtiging geldig?

Een machtiging blijft geldig voor de termijn die u met uw debiteur heeft afgesproken. Een machtiging die echter meer dan 36 maanden (= 3 jaar = 1095 dagen) niet is gebruikt voor de aanlevering van een incasso-opdracht wordt automatisch inactief. Dit wordt dagelijks gecontroleerd (ook bij het opslaan van een gewijzigde machtiging).

Hoe kan ik zelf een incassomachtiging deactiveren?

U kunt een incassomachtiging deactiveren door een datum in te vullen in het veld Datum einde machtiging. Wanneer u deze op de datum van ‘gisteren’ zet, wordt de machtiging direct inactief.

Kan ik ook een machtigingsformulier in AllSolutions inrichten?

Jazeker. In de functie AUTO-sjablonen (MFORMA) is een nieuw sjabloon toegevoegd, Machtigingsformulier automatische incasso. Dit sjabloon is gekoppeld aan de nieuwe formuliercode 'Machtigingsformulier autom. incasso' (fmai) in de functie Formulieren (MFORMC).

In dit sjabloon is de standaard Europese tekst voor het machtigingsformulier opgenomen. Op dit formulier wordt tevens de incassoreden automatisch afgedrukt. U kunt de lay-out en opmaak van het machtigingsformulier naar uw eigen huisstijl aanpassen.

Het standaardsjabloon voor het machtigingsformulier is in drie talen vastgelegd: Nederlands, Engels en Duits. De taal waarin het machtigingsformulier wordt afgedrukt is afhankelijk van de taalinstelling bij de debiteur onder het kopje ‘Facturering’. Als geen standaard sjabloon voor de ingestelde taal is vastgelegd, wordt de Nederlandse versie gebruikt.

Hoe kan ik de machtigingsformulieren printen?

Met de functie Afdrukken Formulieren Incassomachtigingen Debiteuren (PAIMCH) is het mogelijk om nieuwe incassomachtigingsformulieren te genereren en af te drukken. Deze machtigingsformulieren kunnen vervolgens door de debiteuren worden ondertekend.

U kunt dit formulier ook per debiteur afdrukken. Hiervoor is in het scherm met de Incassomachtigingen de actie Machtigingsformulier afdrukken beschikbaar.

Deel deze informatie per e-mail

Doorsturen