Via de release notes blijf je op de hoogte van de uitbreidingen, verbeteringen en nieuwe functionaliteiten die aan de software zijn toegevoegd. Zijn functies aanzienlijk aangepast en/of uitgebreid? Dan geven we dit specifiek aan. In dat geval adviseren we je om tijdens de upgrade alle instellingen, weergaven en autorisaties van de bijbehorende functies goed te controleren en eventueel aan te passen.

Aandachtspunten voor Logistiek en Service & Onderhoud

In deze versie zit een groot aantal aanpassingen en verbeteringen voor Configuraties, Logistiek en Service en Onderhoud. Zo is bijvoorbeeld de nummering van Sites gewijzigd om het werken met debiteur onafhankelijke sites mogelijk te maken.

Werk je met Configuraties, Logistiek en/of Service en Onderhoud? Dan raden we je aan om tijdens de acceptatie-check je werkprocessen volledig door te lopen! Je consultant kan je hierbij ondersteunen.

Algemeen
Nieuw! Extra toegang tot acties in browser

In alle browsers is bovenin het scherm een extra button toegevoegd, bestaande uit drie puntjes. Als je hierop klikt, opent een pop-up met alle acties die in de browser aanwezig zijn (mits je voor deze acties geautoriseerd bent). 

Dit maakt niet alleen het werken met AllSolutions op een tablet of mobiel gemakkelijker. Maar is ook handig op een laptop/desktop als je werkt in een grote browser met veel gegevens, waarbij je de rechterkant van het scherm hebt verborgen. 

Basis
Gebruik van wildcards in nummerranges mogelijk

Via de functie Nummering per Bedrijf/Afdeling (MRESNR) kun je per bedrijf of afdeling nummerdomeinen onderhouden voor verschillende onderdelen zoals debiteuren, facturen, offertes en projecten. Bij de (automatische) bepaling van het nummer wordt dan een nummer toegekend uit het betreffende domein.

Vanaf deze versie kun je in het veld Afdeling gebruik maken van de wildcards ‘.’ en/of ‘*’. Dit geeft de mogelijkheid om een nummerdomein voor meerdere afdelingen in te richten, bijvoorbeeld voor alle subafdelingen die onder een afdeling vallen. Het teken ‘*’ in de afdelingscode staat hierbij voor een reeks willekeurige tekens en het teken ‘.’ voor één willekeurig teken. Voorbeeld:

  • 616 = Het nummerdomein geldt alleen voor afdeling 616.
  • 61* = Het nummerdomein geldt voor alle afdelingen die beginnen met de karakters ’61’.
  • 6.. = Het nummerdomein geldt voor alle afdelingen die beginnen met het karakter ‘6’ en daarachter nog twee willekeurige andere karakters.
  • * = Het nummerdomein geldt voor alle afdelingen.

 (Houd er rekening mee dat de afdelingscode standaard maximaal 8 tekens kan bevatten.)

Extra logging op koppeling met MS Exchange

In bepaalde gevallen kan het handig zijn om extra logging aan te zetten op de koppeling met MS Exchange in een klantomgeving. Hiervoor is in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) het veld Trigger logging Exchange koppeling tot toegevoegd. Deze logging kan alleen door gebruiker ‘allsol’ geactiveerd worden.

In de Parameters AllSolutions is overigens al een optie voor gedetailleerde logging op de exchange koppeling aanwezig. De nieuwe logging is een verdere uitbreiding op de al aanwezige gedetailleerde logging, waarbij specifiek de mutaties in de ‘ex01’ en ‘ex02’ tabellen kunnen worden gelogd.

Beter overzicht afgedrukte regelvelden op document

In de functie Formulieren (MFORMC) vind je alle formulierstromen in je omgeving, waarbij op basis van AUTO-sjablonen (MFORMA) documenten worden gegenereerd. Via de shortcuts Documentsets / Documenten kun je hier afdalen naar de Regels, waar je inzicht hebt in de gegevens die vanuit de programmatuur op het document zijn afgedrukt.

In de standaardweergave van deze Regels zijn twee kolommen toegevoegd:

  • Regelvelden (h-velden)
  • Waardes regelvelden (h-waardes)

Op deze manier zie je voortaan in een oogopslag de op het document afgedrukte regels en de bijbehorende waardes. 

Heb je eigen weergave(n) op deze browser ingesteld? Dan kun je de nieuwe velden na de upgrade zelf hieraan toevoegen.

Logging REST API uitgebreid

Om specifieke acties van de REST API uitgebreider te kunnen loggen zijn in de functies Verlofaanvragen (MVRLAV), Aanmaken Declaratie (MDCFRM) en de urenregels bij de Weekstaten (MURREG) de velden REST API-kenmerk 4 t/m REST API-kenmerk 8 toegevoegd. Deze velden zijn alleen via de REST API aan te roepen en te vullen met informatie.

Nieuw! Microsoft Office 365 mailbox uitlezen met OAuth 2.0

In AllSolutions kun je documenten (poststukken, inkoopfacturen, etc.) importeren vanuit een of meerdere mailboxen. Op basis van basic authentication wordt een gebruikersnaam en wachtwoord gebruikt om op de mailbox in te loggen. Deze methode is eenvoudig in het gebruik, maar wordt tegenwoordig als minder veilig beschouwd. Daarbij hebben Microsoft en Google intussen aangekondigd op termijn met ‘basic authentication’ te gaan stoppen.

Daarom is het vanaf deze versie mogelijk om een Microsoft Office 365 mailbox uit te lezen op basis van ‘OAuth 2.0 voor Microsoft’. Deze methode gebruikt de OAuth 2.0 Authorization Code Flow om op een veilige manier, via access en refresh tokens, toegang te krijgen tot de mailbox. Hiertoe zijn in de functies Importlocaties Documenten (MILSCN) en Importlocaties E-mail Integratie (MILEML) extra velden toegevoegd.

Op deze supportpagina vind je meer informatie.

Aparte default relatiegroep instellen voor nieuwe organisaties en personen

Wanneer een bestelling in de webwinkel wordt geplaatst, is het mogelijk om de besteller automatisch als relatie/ debiteur in het systeem te laten aanmaken. Dit gebeurt op basis van de ingestelde Webwinkel: defaultwaardes in de functie Websites (MWPSTS). 

In deze functie is het veld Relatiegroep opgesplitst in twee aparte velden:

  • Relatiegroep organisatie 
  • Relatiegroep persoon

Dit biedt je de mogelijkheid om voor organisaties en personen een eigen default relatiegroep in te stellen. 

Bij webwinkel-bestellingen via REST API ‘sleutelgegevens bronsysteem’ meegeven

Bij de Webwinkel-bestellingen (MWPSHP) zijn twee nieuwe velden toegevoegd:

  • Bronsysteem (ip51.bron-sys)
  • Sleutelveld (ip51.sleutel-vld)

Deze velden zijn alleen via REST API vast te leggen en zijn verder onzichtbaar voor ‘normale gebruikers’. In deze velden kun je registreren onder welk relatienummer of ID-nummer de relatie in het andere systeem geregistreerd is. Bijvoorbeeld in het systeem waarin de webwinkel-bestellingen oorspronkelijk binnen komen en via de REST API naar AllSolutions worden overgezet. Bij een volgende bestelling kan de bijbehorende relatie – op basis van deze sleutelvelden – sneller worden gevonden. De bestelling kan dan gelijk aan de juiste relatie(s) worden gekoppeld en automatisch worden verwerkt, wat ook weer tijdwinst oplevert.

Als de relatie nog niet op basis van de doorgegeven sleutelvelden kan worden gematcht, koppel je deze handmatig aan een bestaande relatie of wordt er een nieuwe relatie aangemaakt. Bij het verwerken van de bestelling worden de brongegevens dan gelijk bij de relatie vastgelegd. De informatie is daar wel zichtbaar voor gebruikers via de shortcut Sleutelvelden bronsysteem. En wanneer er een volgende webwinkel-bestelling van die relatie binnenkomt, kan deze dus automatisch worden gematcht en verwerkt.

Configuraties
Nieuw! Werken met debiteur onafhankelijke sites mogelijk

In de praktijk kunnen er voor meer opdrachtgevers/debiteuren verhuuropdrachten worden uitgevoerd op dezelfde site. Daarnaast komt het ook voor dat een machine moet worden verplaatst naar een ‘eigen’ site. Bijvoorbeeld als een heftruck wordt opgehaald bij een klant om in de werkplaats gerepareerd te worden. 

Om klanten hun werkprocessen in deze situatie beter te kunnen laten uitvoeren, is er de Parameters Configuraties (MAWPAR) een instelling toegevoegd: Debiteur onafhankelijke sites gebruiken (in het onderdeel Detailgegevens). Na de upgrade staat deze instelling default op Nee ingesteld. Wil je debiteuronafhankelijke sites gebruik gaan maken? Neem dan contact op met je vaste consultant.

Nieuwe aanmaakoptie ‘Debiteur onafhankelijke site’ toegevoegd

Als de nieuwe parameter in je omgeving is geactiveerd, dan is in de functie Sites (MSITES) een nieuwe aanmaak-optie beschikbaar: Debiteur onafhankelijke site. Bij deze optie zijn de velden Debiteur en Adresnummer dan niet meer van toepassing. En een verzendadres kan voortaan alleen worden toegevoegd of gewijzigd als een site gekoppeld is aan een debiteur. Op de plekken waar je een site kunt opgeven, worden dan zowel de sites van de debiteur als de debiteur onafhankelijke sites in de infobrowser getoond en ingevoerd.

Goed om te weten: Is in je omgeving de nieuwe instelling omgezet naar Ja? En zijn er daarna debiteur onafhankelijke sites aangemaakt/aanwezig? Dan kun je deze parameter daarna niet meer naar Nee terugzetten. 

Let op! Nummering van sites aangepast!

In verband met het mogelijk maken van debiteur onafhankelijke sites wordt de nummering van Sites (MSITES) voortaan niet meer gedaan op basis van de bijbehorende debiteur. Sites worden vanaf deze versie apart genummerd, over de debiteuren heen. In de functie Sites is het veld ‘wu09.site-nr’ dan ook vervangen door een nieuw veld ‘wu09.site-id’. Dit nieuwe veld wordt automatisch genummerd.

Let op! Tijdens de upgrade wordt op alle locaties binnen de modules ‘(Bemand) Verhuur’, ‘Configuraties’ en ‘Service en Onderhoud’ waar voorheen het veld ‘xxxx.site-nr’ werd gebruikt, deze vervangen door het nieuwe veld’xxxx.site-id’. Daarbij worden de bestaande site-nummers automatisch geconverteerd naar een volledig nieuw site id.

Werk je in je omgeving met ‘Sites’? Loop tijdens de acceptatie-check dan jouw werkprocessen volledig door! Daarnaast kan het ook nodig zijn om bij eigen instellingen en weergaven in je omgeving het veld ‘xxxx.site-nr’ te vervangen door ‘xxxx.site-id’. Denk daarbij ook aan weergaven waarop rapportages draaien! Om de instellingen in je omgeving zelf te controleren kun je met de functie Genereren Controlebestand Instellingen (PCHKIN) een tekstbestand genereren waarin onjuiste weergaven en configuraties zijn opgenomen. Je vaste consultant kan je hierbij ondersteunen.

Vanuit ‘Informatie Configuraties’ gemakkelijk inzoomen op configuratiegegevens

In de functie Informatie Configuraties (Financiële Informatie) (ICONFI) is de shortcut Configuratie toegevoegd. Zo kun je vanuit de informatiefunctie snel en gemakkelijk direct inzoomen op de gegevens van een configuratie.

CRM
Direct mailingcodes koppelen bij importeren nieuwe relaties

Met de functie Importeren Relatiebestand (VIMREL) kun je op basis van een gedownload en ingevuld Excel-sjabloon nieuwe relaties en contactpersonen aanmaken. Vanaf deze versie is het mogelijk om bij de import direct (bestaande) mailingcodes aan de relatie en/of contactpersoon te koppelen. Het importsjabloon is hiervoor uitgebreid met extra kolommen voor het (komma gescheiden) opgeven van de mailingcodes voor de organisatie en/of (contact)persoon.

Snel en gemakkelijk opdrachtbevestiging vanuit offerte afdrukken

Bij de Offertes (MOFFER) is de actie Opdrachtbevestiging afdrukken toegevoegd. Met deze actie kun je nu ook rechtstreeks vanuit de offerte snel en gemakkelijk de opdrachtbevestiging afdrukken. 

Document Management
Nieuw! Dynamisch de juiste logo’s invoegen in AUTO-Sjablonen

Vanaf deze versie is het mogelijk om in alle AUTO-sjablonen (MFORMA) dynamisch logo’s/afbeeldingen te laten invoegen. Dit betekent dat bij het genereren van documenten op basis van AUTO-sjablonen het systeem automatisch de juiste logo’s en afbeeldingen erbij zoekt en gebruikt. 

Hiervoor zijn in de functie Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) drie nieuwe velden toegevoegd: Afbeelding 1 t/m Afbeelding 3. In de AUTO-sjablonen kun je de volgende codes gebruiken om de logo’s te plaatsen:

  • <AISbedrijfsafbeelding1>, <AISbedrijfsafbeelding2> en <AISafdelingsafbeelding3>
  • <AISafdelingsafbeelding1>, <AISafdelingsafbeelding2> en <AISafdelingsafbeelding3>

(Afhankelijk van de keuze om de inlogafdeling van de gebruiker of de bedrijfsgegevens af te laten drukken, voeg je in de AUTO-sjablonen bijbehorende code voor het bedrijf of de afdeling toe.)

Let op! De codes moeten op een speciale manier in het AUTO-sjabloon worden ingevoegd. Hoe dit werkt, lees je op deze supportpagina.

Afhankelijk van het bedrijf/de afdeling waarvoor het document wordt gegenereerd, wordt dus een ander logo/afbeelding opgenomen in het uiteindelijke document. Dit maakt het beheer van de AUTO-sjablonen een stuk gemakkelijker, omdat het niet meer nodig is om voor elk bedrijf en/of afdeling een apart sjabloon aan te maken.

Financieel
Extra selectie toegevoegd aan ‘Ouderdomsanalyse-overzicht Crediteuren’

Met de functie Ouderdomsanalyse-overzicht Crediteuren (POUDAK) kun je een overzicht genereren van de openstaande posten die nog moeten worden betaald. In deze versie is in het onderdeel Ouderdomsbepaling het veld Ouderdomsbepaling op basis van toegevoegd. Met deze nieuwe combobox heb je voortaan de keuze om de factuurdatum of de vervaldatum van de openstaande post (ten opzichte van de ‘peildatum’) te gebruiken voor de bepaling van de ouderdom.

Controle op invoer ‘Factuurnummer van crediteur’ voor betere matching

Wanneer je een inkoopfactuur inboekt, kun je het factuurnummer van de crediteur registreren. Deze informatie wordt meegenomen naar de openstaande post en opgenomen in het betaalbestand. Bij het inlezen van het elektronisch bankafschrift wordt deze informatie onder andere gebruikt om de betaling van de inkoopfactuur te ‘herkennen’ en te matchen met de juiste openstaande post. 

Om deze herkenning te verbeteren is in de functies Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK), Inkoopfacturen (MINFKT) en Openstaande posten Crediteuren (MWZOPK) in het veld Factuurnummer van crediteur een controle op niet-toegestane tekens toegevoegd. Het veld mag voortaan geen spaties bevatten en alleen de volgende tekens zijn toegestaan:

0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ/-_.

Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat het elektronisch bankafschrift bij het inlezen goed kan worden gematcht.

Elektronische aangifte belastingdienst voor 2022

Vanaf 2022 heeft de Belastingdienst de digitale belastingaangiftes aangepast; deze vereisen weer een iets andere inhoud dan die van 2021. Daarom is de AllSolutions software zo ingericht dat je bij de belastingnummers kunt opgeven voor welk type/jaar je aangifte wilt doen. 

In de functie Elektronische Aangifte Belastingdienst (MELAAN) kun je de records bewerken. Wanneer alle aangiftes voor 2021 zijn afgehandeld, kun je het veld Type aanlevering omzetten naar SBR (2022). Deze waarde komt automatisch naar voren zodra het nieuwe boekjaar 2022 van start is gegaan.

Optioneel afdrukken bestelbon (Verplichtingen)

Bij de Verplichtingen (MVERPL) wordt de actie Bestelbon afdrukken voortaan altijd getoond. Deze actie kun je nu ook gebruiken als in de Parameters Verplichtingen (MGVPAR) het afdrukken niet verplicht is ingesteld. Dit biedt je de mogelijkheid om incidenteel toch een bestelbon af te drukken als je dit wilt.

Logistiek
Verzamelfacturen mogelijk voor materieel- en bemand verhuur

Vanaf deze versie is het mogelijk om verzamelfacturen te genereren voor materieel- en bemand verhuur. Hiertoe is in de Parameters Verkopen (MVKPAR) het veld Facturen materieel- en bemand verhuur verzamelen toegevoegd (in het onderdeel Bemand verhuur). Goed om te weten: Als deze optie geactiveerd wordt, dan is het verplicht dat de dagboeken verkoop van materieel- en bemand verhuur gelijk aan elkaar zijn. 

Aparte kostencodes voor ‘inhuur’ gebruiken (bemand verhuur)

Vanaf deze versie is het mogelijk om aparte diverse kostencodes voor ‘inhuur’ vast te leggen (module Bemand verhuur). Hiertoe zijn in de Parameters Verkopen (MVKPAR) de volgende velden toegevoegd:

  • Kostencode toeslag maandag t/m vrijdag – inhuur
  • Kostencode toeslag zaterdag – inhuur
  • Kostencode toeslag zondag – inhuur
  • Kostencode aanvoertijd – inhuur
  • Kostencode afvoertijd – inhuur
  • Kostencode aan- en afvoer (bedrag) – inhuur

Als deze velden zijn gevuld, wordt bij het draaien van de functies Uren/Kosten/Machine-uren Bemand Verhuur naar Projecten/Werkorders (VHPWBV) en Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VCOLOG) gekeken of de ingezette configuratie van het type ‘inhuur’ is. In dat geval worden de kosten op de nieuwe kostencodes voor inhuur geboekt. Als je deze velden leeg laat, worden de bestaande kostencodes gebruikt. (Het is dus niet verplicht om aparte kostencodes voor inhuur te gebruiken.)

Verbeteringen in het genereren van goederenontvangsten

Met de functie Genereren Goederenontvangsten (MGENON) is het mogelijk om vanuit lopende inkooporderregels een goederenontvangst te genereren. In deze functie zijn twee aanvullende opties toegevoegd:

  • Met de nieuwe actie Regels (de)selecteren kun je nu ook individuele records selecteren of de-selecteren. Op deze manier is het nu ook mogelijk om voor een subselectie de goederenontvangsten genereren.
  • In het inloopscherm Goederenontvangsten genereren is de optie toegevoegd om de bijbehorende regels tegelijkertijd ‘gereed’ te melden. 
‘Verwerking afstemming facturen’ toegevoegd aan ‘Matchen Facturen met Goederenontvangsten’

Om ervoor te zorgen dat het automatisch afstemmen van goederenontvangsten met ontvangen inkoopfacturen goed verloopt, wordt aangeraden om de functies Matchen Facturen met Goederenontvangsten (VSPIFK) en Verwerken Afstemming Facturen (VAFINK) direct na elkaar te draaien. In de praktijk wordt dit nog wel eens vergeten, met afstemmingsproblemen tot gevolg. 

Daarom is ervoor gekozen beide functies aan elkaar te koppelen. Hiertoe is in de functie Matchen Facturen met Goederenontvangsten (VSPIFK) het veld Verwerking Afstemming Facturen toegevoegd. Bij het uitvoeren van de functie wordt er dan voor gezorgd dat de facturen ook direct verwerkt worden. 

Nieuw! Afmelding materieelverhuur vastleggen vanuit AllSolutions

Voor de verhuur van een machine kan in eerste instantie een bepaalde periode worden afgesproken, bijvoorbeeld twee weken. Dan wordt de huurtermijn bij de materieelverhuurorder in eerste instantie op twee weken gezet. Als het werk eerder klaar is, bijvoorbeeld na anderhalve week, dan kan degene die de machine heeft gehuurd, de verhuur op dat moment afmelden. 

Deze afmelding kan nu ook geregistreerd worden vanuit het systeem en – naar keuze – kan de klant ook een digitale bevestiging van de afmelding ontvangen. Hiervoor zijn in de functie Orders (MORDER) de volgende velden toegevoegd:

  • Afmelddatum
  • Afmeldtijdstip
  • Afgemeld door

Na het invullen en opslaan van deze velden kun je met de nieuwe actie Afmeldbevestiging afdrukken de klant vanuit het systeem de bevestiging (al dan niet per e-mail) sturen dat de verhuur is afgemeld. De afmeldbevestiging wordt hierbij naar hetzelfde e-mailadres verstuurd als voor de huurbevestiging is geregistreerd.

Voor het genereren van de afmeldbevestiging is in de functie Formulieren (MFORMC) een nieuwe stroom toegevoegd: ‘lhaf’ – Afmeldbevestiging, waaraan het nieuwe sjabloon 0770 – Afmeldbevestiging in de functie AUTO-sjablonen (MFORMA) is gekoppeld. Als je van deze functionaliteit gebruik wilt maken, kun je dit sjabloon aanpassen aan je eigen huisstijl. Je vaste consultant kan je hierbij eventueel ondersteunen.

Vrije velden beschikbaar bij ‘Transporten’ en ‘Transportplanning’

Vanaf deze versie is mogelijk om in de functies Transporten (MTRANS) en Transportplanning (MTRPLA) gebruik te maken van de vrije velden-functionaliteit. Dit betekent dat je in het formulier eigen velden kunt toevoegen voor het vastleggen van eigen gegevens.

Deze vrije velden (op de tabel ‘vk30’) definieer je in de functie Velden (MVVVLD). Met de actie Vrije velden (in het part Applicatiebeheer aan de rechterkant) voeg je deze vervolgens toe aan het formulier van het issue. Dit geeft je de vrijheid om bij de transporten en transportplanning ook ‘eigen’ aanvullende informatie vast te leggen.

Nieuw! Documenten uploaden bij ‘Afmelden transport’

Bij het afmelden van een transport (MTRANS) is de mogelijkheid toegevoegd om documenten/bestanden te uploaden. Deze worden opgeslagen bij de configuratie (MCONFI). 

Scheiden orderstromen voor bemand verhuur en materieelverhuur

In deze versie zijn diverse wijzigingen doorgevoerd om de orderstromen voor bemand verhuur en materieelverhuur beter te kunnen scheiden. Zo kun je nu bij het aanmaken van een nieuwe order direct kiezen voor Materieelverhuur of Bemand verhuur.

  • In een order voor Bemand verhuur mogen uitsluitend artikelen worden gekozen waarbij het veld Verhuur bemand (in het onderdeel Details) is geactiveerd. Deze order wordt afgerekend op basis van gemelde machine-uren.
  • In een order voor Materieelverhuur wordt niet gecontroleerd of het veld Verhuur bemand in het artikel aan staat. Artikelen die ‘Bemand’ worden ingezet, kunnen ook ‘Onbemand’ als materieel worden verhuurd. In dit geval wordt de order afgerekend op basis van de in- en uit-verhuur melding.
  • In de functies Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VCOLOG) en Afdrukken Facturen (VPFCVK) kun je nu in het veld Soort concepten Soort factuur aangeven of je (concept)facturen voor materieelverhuur of bemand verhuur wilt genereren/afdrukken.

Wanneer je gebruik maakt van materieelverhuur en/of bemand verhuur, dan raden we aan deze onderdelen tijdens je acceptatiecheck goed te testen.

Nieuwe opties voor beter overzicht in de ‘Strokenplanning Configuraties’

In de Strokenplanning Configuraties (MSTRPL) is een nieuwe button bovenin het scherm toegevoegd waarmee je naar keuze de strokenplanning breed of smal in je scherm kan laten tonen.

Daarnaast is het ook in deze functie nu mogelijk kolommen in de weergave vast te zetten. Dit is vooral handig bij horizontaal scrollen om te voorkomen dat de identificatie van je records in de eerste 2-3 kolommen aan de linkerkant van het scherm uit het zicht verdwijnt.

In de weergave kun je zelf instellen hoeveel kolommen je wilt vastzetten aan de linkerkant van het scherm. Op deze manier kun je zelf bepalen welke kolommen in beeld blijven staan wanneer je horizontaal gaat scrollen. En houd je gemakkelijk de identificatie van het record in beeld waarop de informatie betrekking heeft.

Nieuw! Manurenstaat genereren/mailen

In de bouw is het gebruikelijk om de klant een overzicht te verstrekken waarop de bestede uren van een bepaalde opdracht staan vermeld, gespecificeerd per dag en per medewerker. Daarom is de nieuwe functie Genereren/Mailen Manurenstaat (VMUSBV) toegevoegd. Daarnaast is deze optie ook als actie bij de bemand verhuurorder (MORDER) beschikbaar. Zo kun je ook rechtstreeks vanuit de order snel en gemakkelijk de manurenstaat afdrukken. En hierbij kun je de manurenstaat ook direct mailen naar de contactpersoon die bij de order is vastgelegd.

Voor het genereren van de manurenstaat is in de functie Formulieren (MFORMC) een nieuwe stroom toegevoegd: ‘lmbv’ – Manurenstaat, waaraan het nieuwe sjabloon 0760 – Manurenstaat (bemand verhuur) in de functie AUTO-sjablonen (MFORMA) is gekoppeld. Als je van deze functionaliteit gebruik wilt maken, kun je dit sjabloon aanpassen aan je eigen huisstijl. Je vaste consultant kan je hierbij eventueel ondersteunen.

Op de manurenstaat worden alle Ordermutaties met de componentsoort Activiteit van de geselecteerde order(s) op het document afgedrukt. Bij de ordermutaties is het veld Afgedrukt op manurenstaat toegevoegd zodat je inzicht hebt welke gegevens al zijn afgedrukt en verstuurd.

Het is ook mogelijk om een herafdruk te doen van de manurenstaat. Als je deze optie aanvinkt, dan worden alle ordermutaties binnen de selectie op de manurenstaat afgedrukt. (Zo niet, dan worden dus alleen de nieuwe ordermutaties afgedrukt. Met andere woorden, de mutaties die nog niet eerder in een manurenstaat zijn afgedrukt.)

Verder is het mogelijk om de manurenstaat automatisch als bijlage bij de factuur te laten bijsluiten. Bij de Debiteuren (MDEBST) kun je dit vastleggen in het onderdeel Materieelverhuur via de dual-list viewer Formulieren die als factuurbijlage worden meegestuurd. (De documenttypen die je wilt laten meesturen, verplaats je met de pijltjestoetsen naar de ‘geselecteerd’ box aan de rechterkant.)

Let op! Op de manurenstaat kan het BSN-nummer van de medewerker worden afgedrukt. Als je dit gaat gebruiken, zul je dit in het kader van de AVG onder andere moeten vastleggen in de verwerkersovereenkomst. Neem in dat geval contact op met je accountmanager.

Verzamelfacturen inzien vanuit ‘Orders’ (Bemand verhuur/Materieelverhuur)

Bij de Orders (MORDER) is de shortcut Facturen toegevoegd. Vanuit een order kun je zo gemakkelijk terugzien in welke verzamelfactuur de order is meegenomen. (Deze shortcut is alleen beschikbaar voor bemand verhuur- en materieelverhuurorders.)

Kostprijs wijzigen in orderregels voor diverse kosten

Bij Orderregels voor diverse kosten is het veld Kostprijs toegevoegd. Dit geeft je de mogelijkheid om de kostprijs hier te kunnen wijzigen. 

Processtatus ‘Afgesloten’ uitgebreid

Bij bemand verhuur zijn er meerdere situaties waarbij een order geannuleerd kan worden. Daarom wordt vanaf deze versie de processtatus ‘afgesloten’ gesplitst in meerdere varianten:

  • Afgesloten/geannuleerd: De order is geannuleerd 
  • Afgesloten/gefactureerd: De order is gefactureerd.
  • Afgesloten/werkorder of project: De kosten worden via het gekoppelde project/werkorder gefactureerd.

Op deze manier is het verloop van de annulering beter te herleiden.

Afgetekende werkbon mailen naar vast e-mailadres klant

De afgetekende werkbon wordt altijd gemaild naar de contactpersoon van de order. Een wens is om daarnaast ook een e-mail te kunnen sturen naar een vast e-mailadres klant. 

Daarom is in deze versie bij de Debiteuren (MDEBST) het veld E-mailadres waar de afgetekende werkbon naartoe wordt verstuurd toegevoegd (materieelverhuur). In dit veld kun je het vaste e-mailadres van de klant opgeven. Bij het mailen van de afgetekende werkbon wordt dit e-mailadres dan automatisch aan de verzending toegevoegd.

Projecten
Aparte default relatiegroep instellen voor nieuwe organisaties en personen

Wanneer een aanmelding voor een cursus of evenement binnenkomt, is het mogelijk om de deelnemer automatisch als relatie/debiteur in het systeem te laten aanmaken. Dit gebeurt op basis van de ingestelde Online aanmeldingen cursussen: defaultwaardes in de functie Parameters Projecten (MPRPAR). 

In deze functie is het veld Relatiegroep opgesplitst in twee aparte velden:

  • Relatiegroep organisatie 
  • Relatiegroep persoon

Dit biedt je de mogelijkheid om voor organisaties en personen een eigen default relatiegroep in te stellen. 

Extra velden in sjabloon (cursus)certificaat beschikbaar

In het (cursus)certificaat kun je voortaan alle teksten afdrukken die in het onderdeel Beschrijving bij het cursus-subproject zijn vastgelegd. In het AUTO-sjabloon (MFORMA) voor het (cursus)certificaat zijn hiervoor de volgende velden beschikbaar:

  • AISsubprojectttekst = veld Uitgebreide beschrijving – pr06.tekst-edit
  • AISsubprojectdoel = veld Doel – pr06.doel-edit
  • AISsubprojectuitvoering = veld Werkwijze/uitvoering – pr06.uitvoering-edit

En bij gebruik van de module Onderwijsbegeleiding:

  • AISsubprojectwaarde = veld Toegevoegde waarde – pr06.waarde-edit 
  • AISsubprojectorganisatie = veld Organisatie/planning – pr06.org-edit
  • AISsubprojectbijdrage = veld Uw bijdrage – pr06.bijdrage-edit
  • AISsubprojectafronding = veld Evaluatie/afronding – pr06.afronding-edit
  • Plus alle bij een cursus gebruikte vrije velden (pc04)

Alle velden plaats je in het sjabloon tussen ‘vishaken’, zoals bijvoorbeeld: <AISOnzeReferentie>. De documenten drukt je af met de functie Afdrukken Certificaten (PCERTW). De instellingen voor het genereren van het certificaat vind je in de functie Formulieren (MFORMC) via de stroom ‘ccer – Certificaat (cursus)‘.

Directe link naar aanmeldformulier cursus/evenement zichtbaar bij cursus

In de cursus- en evenementenmodule kun je rechtstreeks via een URL het online aanmeldformulier (MCURON) voor een cursus of evenement starten. In deze versie wordt deze directe link naar het aanmeldformulier voortaan ook bij de Cursussen (MCURSU) getoond in het nieuwe veld URL naar aanmeldformulier cursus (in het onderdeel Online aanbod cursussen). Je kunt deze link zo gemakkelijk kopiëren naar de locatie waar je deze wilt gebruiken, bijvoorbeeld op je website onder een inschrijfbutton.

Service en Onderhoud
Configuratiegegevens opnemen in te genereren werkorderdocumenten

Vanuit AllSolutions kun je documenten genereren op basis van eigen Sjablonen (MSJABL). In een sjabloon kun je niet alleen een aantal standaard-velden opnemen (in te zien per entiteit), maar ook vrije velden die je in een bepaalde functie hebt gedefinieerd.

Als je vanuit een Werkorder (MWORDE) documenten genereert, kun je hierin nu ook de gegevens van de gekoppelde configuratie opnemen. Vanaf deze versie worden deze doorgegeven aan de MSJABL-sjablonen.

Urenregistratie
Geplande activiteiten opnemen in weekstaten uitgebreid

In de (Eigen) Weekstaten (MURREG/MUREIG) kan het systeem automatisch urenregels klaarzetten vanuit de planning. Vanaf deze versie kun je ook hiervan gebruik maken als in de planning niet is gekozen voor maand- of weekverdeling. (In de Parameters Capaciteitsplanning (MKPPAR) staat het veld Verdelingsniveau ingesteld op ‘Geen verdeling’.) 

Het systeem kijkt hierbij naar de geplande periode voor het aanmaken van urenregels in de weekstaat. Voor planningsregels waarbij de week in de planningsperiode valt, worden dan automatisch urenregels in de weekstaat aangemaakt.

Voorwaarde is wel dat in de Parameters Capaciteitsplanning (MKPPAR) het veld Urenregels genereren op basis van geplande activiteiten (kp90.budget-opn) de waarde Zonder aantal uur heeft (in het onderdeel Urenverantwoording). Op deze manier kunnen gebruikers sneller en gemakkelijker hun weekstaten invullen en indienen.