21.0.01

Op dit moment kun je nog kiezen welke user interface je in je omgeving gebruikt, de ‘classic’ versie of ‘AllSolutions 2020’. Deze situatie gaat veranderen. Vanaf de voorjaarsrelease in april 2021 kun je alleen nog gebruik maken van de 2020 user interface.

Ben je nog niet overgestapt naar de nieuwe ‘2020’ user interface? Dan vragen we je om dit de komende periode alsnog te doen, in ieder geval vóór april 2021.

Het is mogelijk om medewerkers via single sign-on met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord in AllSolutions te laten inloggen, als ze bijvoorbeeld ook voor Windows en e-mail gebruiken. Dit maakt het inloggen in AllSolutions sneller en gemakkelijker.

Met ingang van deze versie ondersteunt AllSolutions ook single sign-on op basis van de Google Workspace. Ook als je niet met Microsoft maar met Google werkt, kun je nu van deze gemakkelijke inlog-optie gebruik gaan maken.

Aan het activeren van single sign-on zijn overigens wel kosten verbonden. Deze vind je op de support pagina met het overzicht van de AllSolutions technische dienstverlening.

Wil je single sign-on in je omgeving laten activeren? Neem dan contact op met je vaste consultant.

Aan een gebruiker kun je Rollen toekennen (medewerker, relatie, projectmanager, manager, etc.). Per rol kun je vervolgens aangeven welke handelingen de gebruiker met de gegevens van collega’s met dezelfde rol mag uitvoeren (niet toegankelijk, raadplegen, raadplegen en bewerken).

Om het zoeken naar gebruikers met een specifieke rol gemakkelijker te maken, zijn in de functie Gebruikers (MGEBRU) extra filters toegevoegd op Medewerker, Relatie, Debiteur en Crediteur.

Bij de Gebruikersprofielen (MGBPRF) en de Gebruikers (MGEBRU) is het veld Mogelijkheid om in SSO-websites via het inlogscherm in te loggen toegevoegd. Dit veld is alleen van toepassing als inloggen via single sign-on in je omgeving is geactiveerd. Met dit veld kun je aangeven of de gebruiker – naast het inloggen via single sign-on – ook gebruik mag maken van het inloggen via het inlogscherm van de omgeving (met zijn AllSolutions gebruikersnaam en wachtwoord).

In deze versie is bij de Program Batch Jobs (MJOBNR) de actie Starten toegevoegd. Deze maakt het mogelijk om de in een geselecteerde job opgenomen verwerkingsfuncties direct te starten.

Met alerts kun je een medewerker erop attenderen dat er een actie van hem wordt verwacht. Alerts kun je instellen bij de Medewerkersprofielen (MMDPRF) of bij de Medewerkers (MPERSO).

Is bij een alert ingesteld dat deze van toepassing is voor een specifiek bedrijf? Dan wordt voortaan bij het starten van de bijbehorende functie vanuit de alert automatisch onder dat bedrijf ingelogd. Op deze manier zie je gelijk de gegevens die voor jou van toepassing zijn.

Bij de alert Te fiatteren inkoopfacturen (kr010) is een extra instelling toegevoegd: Vervaldatum binnen. Met dit veldkun je instellen vanaf hoeveel dagen ten opzichte van de vervaldatum de alert gaat reageren.

Dit is met name handig voor NGO’s die werken met partner commitments, die via inkoopfacturen worden geregistreerd.

Bij de alert Hulpvragen die de uiterste datum gaan overschrijden (md010) is een extra instelling op Peildatum toegevoegd. Met dit veld kun je nu instellen of bij de alert naar de Datum afhandeling of naar de Uiterste reactiedatum moet worden gekeken. Op deze manier heb je de mogelijkheid om de alert zowel op de datum van afhandeling als op de uiterste reactiedatum in te stellen. En kun je je gebruikers beter op de uit te voeren acties attenderen.

Met de functie Pagina’s (MPAGIN) kun je tekst- en featurepagina’s aanmaken en beheren voor het opbouwen van je website, portal of intranet. Bij het aanmaken van een nieuwe pagina moest je tot nu toe altijd een unieke titel invullen.

Op verzoek van klanten is deze verplichting verwijderd. Handig als je al langer met AllSolutions werkt en door de jaren heen veel tekstpagina’s hebt aangemaakt, bijvoorbeeld omdat je de pagina’s voor nieuwsberichten op je intranet gebruikt.

Vanaf deze versie kun je in AllSolutions ook afbeeldingen en iconen in .svg formaat uploaden. Logo’s en iconen worden doorgaans veel beter/scherper op een webpagina weergegeven als je deze in .svg formaat gebruikt. Dit geldt bijvoorbeeld voor de functies Afbeeldingen (MIMAGE) en de Skins (MSKINS).

Maak je gebruik van een icon-based startpagina? Dan kun je vanuit het AllSolutions klantportal mijn.allsolutions.nl nu ook de standaard iconenset in .svg formaat downloaden om in je omgeving te gebruiken.

In de Configuraties (MCONFI) is de shortcut Ordermutaties bemand verhuur toegevoegd. Deze wordt getoond als de module voor Bemand Verhuur in je omgeving is geactiveerd. Via deze shortcut heb je inzicht in de mutaties voor bemand verhuur die vanuit de geselecteerde configuratie zijn geboekt. (Zie voor meer informatie het onderdeel Logistiek in deze release notes.)

Met de functie Verwerken Wijziging Accountmanager (VWYACC) kun je in een keer overal in het systeem een bepaalde accountmanager vervangen door een ander accountmanager. Hierbij kun je aangeven of je de wijziging ook wilt laten doorvoeren in de subadministraties.

In deze versie is het veld Nieuwe accountmanager ook in subadministraties wijzigen aangepast van een checkbox naar een combobox. (Dit veld wordt getoond als je kiest voor Gegevens verwerken.) Met dit veld kun je aangegeven of de accountmanager alleen bij de actieve records in de subadministratie moet worden gewijzigd, of bij alle gegevens (deze laatste optie is nieuw). Zo heb je nu bijvoorbeeld ook de mogelijkheid om de accountmanager niet alleen te laten aanpassen bij alle actieve projecten, maar ook bij alle afgesloten projecten.

Bij de Autorisatieroutes (MROUTE) is het veld Inkoopfacturen automatisch blokkeren verwijderd. In de praktijk werd dit veld niet gebruikt.

Met de functie Importeren Grootboekrekeningen (VIMGRB) kun je op basis van een ingevuld Excel-bestand nieuwe grootboekrekeningen aanmaken. Vanaf deze versie kun je bij het importeren ook informatie meenemen die eventueel vastgelegd wordt in Vrije velden (MVVVLD) bij de grootboekrekening. Op deze manier kun je alle gegevens van de grootboekrekening in een keer vastleggen.

Via de shortcut Bankrekeningen leg je bij de Crediteuren (MKRDST) de rekeningen vast die worden gebruikt voor betalingen. Hier is het veld Actief toegevoegd, waarmee je kunt aangeven of de bankrekening actief is.

Goed om te weten: Dit is een indicatie; het blijft mogelijk om niet-actieve bankrekeningen te blijven gebruiken bij betalingen.

In de functie Medewerkers (MPERSO) is het veld Medewerkerscode vergroot van 7 naar 8 posities. En deze aanpassing is natuurlijk doorgevoerd in alle functies waar de medewerkerscode wordt gebruikt.

In de functies Informatie Competenties Medewerkers (ICMPMW) en Informatie Opleidingen Medewerkers (IOPLM) is een filter toegevoegd op In/uit dienst. Op deze manier kun je gemakkelijker filteren op de gegevens van de actieve medewerkers.

In deze versie is een nieuwe functie toegevoegd: Informatie Statusverloop Declaraties (IDCSTA). Deze functie geeft een totaaloverzicht van het statusverloop van declaraties. Daarnaast kun je via deze nieuwe functie de statuswijzigen van declaraties gemakkelijker via de REST API ontsluiten.

Bij het uitbetalen van declaraties van medewerkers kun je dit naar keuze via de crediteurenbetalingen inrichten. Of via de HRM-functies voor het Uitbetalen Declaraties via Bank regelen.

In de bijbehorende functie voor het Betaalbaarstellen Betaaladvies Declaraties (MBSTDC) is de actie Betaalbaarstelling na aanmaken betaalbestand in status terugzetten toegevoegd. Deze actie kun je gebruiken wanneer het betaalbestand is geweigerd door de bank. De status van de betaalbaarstelling wordt dan teruggezet naar ‘Gefiatteerd’. Hierna kun je wijzigingen aanbrengen in de bijbehorende betaalbaargestelde posten (betaalbaarstelling wel eerst defiatteren). Daarna kun je de betaalbaarstelling opnieuw fiatteren en een nieuw betaalbestand aanmaken.

Hiermee is de werking van deze functie gelijkgetrokken met de functies voor het doen van crediteurenbetalingen via SEPA-Zone of via Wereldbetalingen.

Bij de Prijstabellen (MPRTAB) is de actie Gehele prijstabel kopiëren toegevoegd. Met deze actie kun je de gegevens van een prijstabel, inclusief de onderliggende niveaus, in een keer kopiëren. Zo kun je gemakkelijk en snel een nieuwe prijstabel toevoegen.

Vanaf deze versie is AllSolutions officieel uitgebreid met een nieuwe submodule voor Bemand Verhuur. Met deze submodule is het mogelijk om materieel in te zetten voor een verhuuropdracht, gecombineerd met een of meer medewerkers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een mobiele hijskraan met kraanmachinist.

De programmatuur omvat o.a. functionaliteit voor het vastleggen van afspraken over prijzen en voorwaarden met klanten, het plannen van machines en medewerkers, en een controlemechanisme voor het gecertifieerd uitvoeren van het werk.

De submodule is volledig geïntegreerd met de overige modules van AllSolutions. Optioneel is de functionaliteit uit te breiden met een app voor het uitvoerende personeel.

Ter voorbereiding op de introductie van de nieuwe module zijn in versie 20.0.05 al een aantal aanpassingen in de software meegekomen. Deze vind je terug in de release notes van die versie. In deze winterrelease zijn aanvullend de volgende toevoegingen en aanpassingen gedaan:

In deze versie zijn voor de module Bemand Verhuur de volgende nieuwe functies toegevoegd:

• Kopiëren Afspraken (VKPAFS): Met deze functie is het mogelijk om afspraken van een debiteur en site te kopiëren naar een andere debiteur en site. Zo kun je hetzelfde type afspraken gemakkelijk overnemen en hoef je deze niet iedere keer opnieuw handmatig in te voeren.
• Informatie Ordermutaties Bemand Verhuur (IBVMUT): Deze functie geeft inzicht in de mutaties die op orders voor bemand verhuur zijn geboekt.
• Uren/Kosten/Machine-uren Bemand Verhuur naar Projecten (VHPWBV): Met deze functie is het mogelijk om de uren, kosten en machine-uren zoals die zijn verantwoord in de functie Orders (MORDER) van orders die gekoppeld zijn aan een project of werkorder te verwerken naar het project of de werkorder. Hierbij worden de relevante subadministraties bijgewerkt.
• Verwerken Processtatus en Plantijden (VSPTBV): Met deze functie is het mogelijk om de processtatus en de plantijden van orders aan te passen naar ‘Afronden’, als aan een aantal condities is voldaan. Orders waarvan de processtatus en/of de plantijd is aangepast, worden op een verwerkingsverslag afgedrukt.

Voor de module Bemand Verhuur zijn bij de Orders (MORDER) twee nieuwe acties toegevoegd:

• Huurkosten naar projecten en werkorders verwerken
  Het is mogelijk om een order voor bemand verhuur te koppelen aan een project of werkorder. Er wordt dan geen factuur voor de order gemaakt, maar de op de order gemaakte kosten worden geboekt op het gekoppelde project of werkorder. Met deze actie worden de kosten naar projecten en werkorders verwerkt.
  De verwerking kun je ook voor meerdere orders tegelijk uitvoeren met de nieuwe functie Uren/Kosten/Machine-uren Bemand Verhuur naar Projecten (VHPWBV). Deze functie kun je eventueel ook via de Program Batch Jobs (MJOBNR) op een bepaalde dag/tijdstip inplannen.

• Wel/niet uitgevoerd bemand verhuur
  Een order voor bemand verhuur kent een eigen statusverloop, de zgn. processtatus. Met deze actie wordt de status van de order van Uitvoeren naar Afronden gezet.

Er zijn steeds meer klanten die meer dan 999 subprojecten of projectfasen in een (sub)project hebben. Daarom is in deze versie het formaat van de subprojectnummers en projectfasenummers vergroot van 3 naar 4 posities.

Het is mogelijk om een order voor bemand verhuur te koppelen aan een project of werkorder. Er wordt dan geen factuur voor de order gemaakt, maar de op de order gemaakte kosten worden geboekt op het gekoppelde project of werkorder.

Om deze kosten inzichtelijk te maken is bij de Projecten (MPROJE), Subprojecten (MPRSUB) en Projectfasen (MPRFAS) de shortcut Ordermutaties bemand verhuur toegevoegd. Via de shortcut kun je inzoomen op de gemaakte kostenboekingen (ter ondersteuning van de gemaakte journaalposten).

De nieuwe shortcut is alleen zichtbaar als de nieuwe module voor Bemand Verhuur is geactiveerd. (Zie voor meer informatie het onderdeel Logistiek in deze release notes.)

Vanuit het documentenarchief bij een Subproject (MPROJE/MPRSUB) kun je een of meerdere documenten mailen (met de gelijknamige actie). In het vervolgscherm kun je dan bij het veld Mailen naar kiezen naar wie je de documenten doorstuurt.

Als bij het subproject het veld ‘Partner’ is gevuld, dan worden bij het veld Mailen naar voortaan de contactpersonen van de partner getoond in plaats van de contactpersonen van de debiteur die bij het (sub)project is vastgelegd. Op deze manier kun je gemakkelijker documenten direct vanuit je omgeving naar je partners doorsturen.