20.0.03

Op basis van feedback van klanten zijn in deze versie de volgende verbeteringen in de 2020 user interface doorgevoerd:

• Rechtsboven is een button beschikbaar waarmee je rechterkant van je scherm kunt wegklappen. Deze button blijft voortaan in het scherm staan, ook als je scrolt in een van de onderdelen op de pagina.
• De footer onderaan het scherm neemt voortaan minder ruimte in beslag.
• Bij onderdelen in het topmenu of bij een pagina kun je een menu mee laten nemen. Dit menu wordt dan aanvullend links in het scherm getoond. De weergave van dit ‘treemenu’ is verbeterd.

Bij diverse kostencomponenten is het veld Omschrijving vergroot van 30 naar 60 posities. Dit geeft je de mogelijkheid om meer informatie in dit veld op te nemen. Het gaat om de volgende functies:

• Kostencomponenten (MKSTKO)
• Interne Leveringscomponenten (MINLEV)
• Materiaalcomponenten (MMATKO)
• Toeslagcomponenten (MTSLKO)

Bij de Activiteitssoorten (MAKSRT) is het veld Omschrijving vergroot van 30 naar 40 posities. Dit geeft je ook hier de mogelijkheid om meer informatie op te nemen.

In de Parameters AllSolutions (MZZPAR) kun je met de instelling Complexiteitseisen in wachtwoorden afdwingen (in het onderdeel Wachtwoorden) instellen dat het wachtwoord van gebruikers moet voldoen aan extra eisen.

Om je omgeving nog beter te beveiligen, is deze complexiteitscontrole uitgebreid. Met deze instelling wordt voortaan afgedwongen dat een wachtwoord van een gebruiker:

• Een of meerdere hoofdletters bevat
• Een of meerdere kleine letters bevat
• Een of meerdere nummers bevat
• Een of meerdere speciale tekens bevat, zoals !@#$%^&*_-+=`|()[]:;”‘<>,.?/ (nieuw)

Voor een goede beveiliging van de omgeving raden we aan om altijd sterke wachtwoorden af te dwingen.

Een van de features van AllSolutions is de mogelijkheid om een icon-based startpagina in te richten. Hiermee kun je gebruikers snel en gemakkelijk naar de functies laten navigeren. Met een klik op het icoon komt de gebruiker dan direct in de bijbehorende functie terecht. Op deze manier is het gebruik van een menu aan de linkerkant in principe niet meer nodig. En ook kun je het portal of intranet direct een ‘corporate identity’ meegeven.

AllSolutions heeft een standaard set met iconen laten maken waarmee je zelf een icon-based startpagina kunt samenstellen. Zo kun je het gebruiksgemak van je omgeving verder vergroten. De iconen zijn voor je beschikbaar in blauw, groen, oranje en grijs en kun je rechtenvrij gebruiken. Daarnaast is er ook een versie waarbij je de iconen naar een kleur van je eigen huisstijl kunt aanpassen.

De blauwe iconen worden bij de upgrade automatisch geüpload in de functie Afbeeldingen (MIMAGE) in je omgeving.

Wil je de iconen in een van de andere kleuren gebruiken? Dan kun je deze zelf vanuit het klantportal downloaden via:

• naar iconenset groen
• naar iconenset oranje
• naar iconenset grijs
• naar iconenset in eigen huisstijl

Met de functie Afdrukken Offerte-reminders (POFREM) kun je een reminder afdrukken voor offertes die per een bepaalde datum vervallen zijn. er af te drukken. Bij de offerte zelf kun je instellen of offerte-reminders wilt versturen voor de betreffende offerte (in het onderdeel Diversen).

Vanaf deze versie is het mogelijk om offerte-reminders ook direct elektronisch te versturen. Bij de offerte kun je in het onderdeel Elektronisch verzenden opgeven of je hiervan gebruik wilt maken. Bij de offerte leg je ook vast naar welk e-mailadres je de offerte en de offerte-reminder wilt versturen. 

Daarnaast is het ook hierbij mogelijk de begeleidende e-mail in de eigen huisstijl in te richten. In de functie Formulieren (MFORMC) kun je bij de Offerte-reminder (marketing) (mofr) via de shortcut Sjablonen een elektronisch documenttype inrichten. Hierbij kun je aangeven welk html e-mailformulier je voor het versturen van de opdracht wilt gebruiken. Dit html-formulier vormt het sjabloon voor de uiteindelijke e-mail die naar de relatie wordt verzonden. Vul je hier geen html-formulier in, dan wordt het standaard e-mailbericht vanuit de omgeving verstuurd.

Het html-formulier maak je aan en upload je in de functie E-mailformulieren (MFORMM). Je kunt naar keuze één html-formulier inrichten voor alle documenten die je elektronisch verstuurd of per documenttype en/of per afdeling een apart e-mailformulier inrichten. In het html-formulier neem je het veld <!–tekst–> op voor het afdrukken van de begeleidende bodytekst.

Zijn in je omgeving nog AUTO-sjablonen (MFORMA) en/of eigen Sjablonen (MSJABL) aanwezig in doc-formaat? Dan raden we je aan om deze sjablonen (klantversies) om te zetten naar het docx-formaat. Het doc-formaat dateert nog uit 2003 en is inmiddels verouderd.

Je kunt een sjabloon gemakkelijk omzetten door deze te downloaden, te openen met Word, op te slaan in docx-formaat en terug te uploaden in het systeem. 

Ben je al overgestapt naar de nieuwe 2020 user interface? Maak nu je omgeving compleet met bijpassende emailsjablonen in 2020-stijl!

Wanneer er gemaild wordt vanuit je omgeving wordt standaard gebruik gemaakt van de E-mailsjablonen (MMAILS) die in je omgeving aanwezig zijn. Met de komst van de nieuwe 2020 user interface zijn deze sjablonen nu ook in een moderner en frisser jasje gestoken!

Omdat in 99% van de situaties de e-mailsjablonen in je omgeving zijn gepersonaliseerd met je eigen logo en disclaimer tekst, worden de aangepaste sjablonen niet automatisch meegeleverd met een nieuwe release. Ook deze sjablonen zijn beschikbaar in de kleuren blauw, groen, oranje en grijs, zowel in het Nederlands als in het Engels. Je kunt de sjablonen van je keuze zelf via deze link vanuit het klantportal downloaden. Het sjabloon kun je vervolgens aanpassen aan je eigen huisstijl en daarna uploaden in je omgeving.

Hulp nodig?
Natuurlijk ondersteunen we je graag bij het uitrollen van de nieuwe e-mailsjablonen in je omgeving. Heb je hulp nodig bij het aanpassen van de sjablonen aan je eigen huisstijl? Neem dan contact op met je vaste consultant.

Zodra een gebruiker een document in bewerking heeft, is het voor anderen tijdelijk niet mogelijk ditzelfde document te bewerken. Dit is zichtbaar bij het document in de kolom ‘In gebruik door’. Zodra het document is aangepast en opgeslagen kan de gebruiker deze weer vrijgeven. (Daarnaast worden wijzigingen in het document ook pas effectief zodra het document is vrijgegeven.)

In de Parameters Document Management (MBDPAR) kun je in het veld Aantal dagen tot automatische vrijgave document aangeven na hoeveel dagen een document automatisch alsnog wordt vrijgegeven, wanneer een gebruiker deze actie vergeet. Als je hier echter geen waarde invult, worden documenten nooit automatisch vrijgegeven.

We hebben geconstateerd dat in diverse klantomgevingen deze instelling inderdaad niet is gevuld. Daarom wordt deze parameter tijdens de upgrade automatisch op 7 dagen gezet als in je omgeving geen waarde voor automatische vrijgave aanwezig is. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat wijzigingen die in een document zijn aangebracht, altijd na een bepaalde termijn effectief worden.

(Op sjablonen is deze instelling overigens niet van toepassing. Deze worden nooit automatisch vrijgegeven.)

Bij de Debiteuren (MDEBST) kun je instellen of je deze wilt aanmanen. Je hebt hierbij drie mogelijkheden: Niet aanmanen, Per openstaande post en Verzameld. Wanneer je hebt gekozen voor aanmanen per openstaande post, gebruikt het systeem de oorspronkelijke factuur als aanmaning.

In uitzonderingsgevallen kan het voorkomen dat de documentgegevens van de oorspronkelijke factuur niet meer aanwezig zijn. Vanaf deze versie zal het systeem dan automatisch ervoor zorgen dat er een verzamelaanmaning wordt gegenereerd. Op deze manier wordt geborgd dat voor een openstaande post altijd een aanmaning kan worden verzonden. 

Een van de bedrijfskritische onderdelen in de applicatie is het betalingsproces. Daarom is het vanaf deze versie mogelijk om voor het invoeren en wijzigen van bankrekeningen voor crediteuren een vier-ogenprincipe te hanteren. Dit betekent dat je kunt instellen dat nieuwe of gewijzigde bankrekeningen eerst moeten worden goedgekeurd voordat ze in het betalingsproces gebruikt kunnen worden.

De nieuwe functionaliteit kun je activeren in de Parameters Crediteuren (MKRPAR) met het veld Goedkeuring bankrekeningen crediteuren. Hiermee wordt in de weergave van de Bankrekeningen (via shortcut) bij de Crediteuren (MKRDST) de kolom Goedgekeurd zichtbaar waarmee je inzicht hebt in de status van de bankrekening. (Heb je eigen weergaven ingesteld op de bankrekeningen? Dan kun je het veld kr02.goedgekeurd zelf aan de weergave(n) toevoegen.) Met het activeren van de nieuwe parameter krijgen alle bankrekeningen die al bij de crediteuren geregistreerd staan, overigens automatisch de status Goedgekeurd.

Voor het goedkeuren van een nieuw ingevoerde of gewijzigde bankrekening is een nieuwe actie Goedkeuren in het scherm toegevoegd. Daarnaast is er een nieuwe alert toegevoegd: Goed te keuren bankrekeningen crediteuren (kr080). Via deze alert kom je in de nieuwe overzichtsfunctie Bankrekeningen Crediteuren (MKRDRK) terecht waarin je de bankrekeningen ook kunt goedkeuren.

En natuurlijk wordt dit proces ook gelogd in functie Informatie Mutaties Bankrekeningen Crediteuren (IMTKRR) en via de Mutaties bankrekeningen crediteuren (shortcut) in de Crediteuren (MKRDST) browser. Op deze manier is het goedkeuren van de bankrekeningen automatisch in het systeem vastgelegd en voor een accountant te verifiëren.

Goed om te weten:

• De eerste bankrekening bij een crediteur die wordt goedgekeurd, wordt automatisch de standaard rekening (def-rek-kd) bij de crediteur. Als je een nieuwe bankrekening toevoegt en je wilt dat dit voortaan de standaard rekening wordt, dan kun je dit direct bij het invoeren aangeven.
• Als een bankrekeningnummer al is gebruikt voor een betaling, dan kan deze niet meer worden gewijzigd! Als een crediteur een nieuwe bankrekening heeft, kun je deze in AllSolutions toevoegen en daarbij aanmerken als de nieuwe standaard rekening.

Gescande inkoopfacturen kunnen inmiddels op verschillende manieren in AllSolutions worden geïmporteerd. In de functie Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK) kun je de inkoopfactuur vervolgens raadplegen en inboeken in de financiële administratie.

Als bij het importeren van de factuur een UBL-bestand wordt gedetecteerd, worden een aantal gegevens van de factuur automatisch in AllSolutions overgenomen. Om het inboeken van de inkoopfactuur gemakkelijker te maken, is in deze versie de functie Verwerken Geïmporteerde Inkoopfacturen (VSCINK) beschikbaar. Met het draaien van deze functie kun je de geselecteerde (geïmporteerde) facturen automatisch als inkoopfacturen in het systeem laten inboeken. En is er aan de geïmporteerde inkoopfacturen een (hoofd)verplichting gekoppeld? Dan worden bij de inkoopfactuur ook de verdelingsregels automatisch aangemaakt.

Er kunnen redenen zijn waardoor de inkoopfactuur niet automatisch kan worden aangemaakt. Worden er bijvoorbeeld verschillende crediteuren gevonden die aan de criteria voldoen, bijvoorbeeld als een IBAN-nummer bij meerdere crediteuren is geregistreerd? Of kan de btw-verdeling niet automatisch worden aangemaakt? Dan wordt de geïmporteerde factuur overgeslagen en kun je deze alsnog handmatig inboeken. Dit wordt aangegeven op het verwerkingsverslag.

Wil je van deze nieuwe optie gebruik gaan maken? Dan adviseren we je om dit samen met je consultant in te richten.

Klanten die veel aan overheidsinstanties factureren liepen er recent tegen aan dat hun factureren niet meer door de overheidsinstantie werden geaccepteerd. Daarom is de noodzaak ontstaan om de koppeling met eVerbinding om te zetten naar het nieuwe Simpler Invoicing 2.0 protocol. Binnen deze versie is het alleen nog mogelijk om als afzender (Bedrijven/Afdelingen – MBDRAF) en bij de debiteur (MDEBST) te koppelen op basis van KvK-nummer of OIN-nummer. Het gebruik van andere identifiers is hierdoor niet meer mogelijk.

Daarbij is ook een voorziening voor Belgische bedrijven gemaakt zodat deze ook via eVerbinding kunnen blijven factureren. In deze situatie wordt voor de facturering automatisch gebruik gemaakt van het ‘Open PEPPOL’ protocol (versie 3.0). Heb je bijvoorbeeld een bedrijf of afdeling die in België gevestigd is? Dan wordt de elektronische factuur automatisch in het PEPPOL 3.0 formaat opgemaakt als deze via eVerbinding wordt verzonden.

Bij de Btw-codes (MBTWKD) is het veld Reden vrijstelling btw toegevoegd. Wanneer je gebruik maakt van elektronische facturatie via eVerbinding, komt dit veld naar voren. Binnen het Simpler Invoicing 2.0 protocol wordt namelijk strenger gecontroleerd op de aanwezigheid van btw. Dit veld is dus alleen van toepassing voor btw-codes met een afwijkende regeling.

Is er bij de btw-code in het veld Aanvullende omschrijving een tekst ingevuld? Bij de upgrade wordt deze tekst dan automatisch gekopieerd naar het nieuwe veld Reden vrijstelling btw, mits de huidige tekst een van de volgende woorden bevat: ‘btw’, ‘vrijstelling’ en ‘vrijgesteld’. We raden aan om dit na de upgrade even te controleren en – waar nodig – zelf een tekst toe te voegen. (Is het veld leeg, dan gebruikt AllSolutions automatisch de standaard systeemtekst voor btw verlegd.)

Vanaf deze versie is de mogelijkheid om vanuit de Magazijnen (MMAGST) via de shortcut Artikelen de artikelgegevens te beheren, verbeterd. In dit scherm is het nu ook mogelijk om artikelen toe te voegen of de gegevens van artikelen te bewerken. Zo kun je de gegevens ook vanuit het magazijn gemakkelijk beheren.

In de cursusmodule is het nu mogelijk om de deelnemers voor gratis evenementen en workshops te registreren en online te laten inschrijven. Hiervoor is bij de Cursussen (MCURSU) en de Standaardsubprojecten (MSTPRO) in het veld Bedragbepaling de optie N.v.t. (gratis) toegevoegd (in het onderdeel Cursusprijs en orderinformatie). Dit geeft je de mogelijkheid om de cursusmodule ook voor andere evenementen en workshops in te zetten.

Wanneer je hebt gekozen voor een gratis evenement worden in de online publicatie geen betaalgegevens vermeld. Een geïnteresseerde kan zich dan zonder betaling aanmelden. Ook worden de velden waarin je de betalende debiteur vastlegt, dan niet getoond bij de deelnemer. 

Vanaf deze versie heb je de mogelijkheid om relaties vanuit AllSolutions per e-mail uit te nodigen voor een (gratis) cursus of evenement. In de e-mail kun je een direct link naar het online aanmeldformulier opnemen.

Allereerst maak je in de functie Mailing-runs (MMAILP) een mailing aan met uitvoerbestemming: Alleen per e-mail en Mailing per e-mail vanuit: AllSolutions. Hierbij selecteer je de gewenste relaties/mailingadressen.

Voor het versturen van de mailing maak je een html e-mailformulier aan. In dit formulier kun je de volgende codes opnemen:

1. <!--hAanhef2-->,: Voor bijvoorbeeld: ‘Geachte heer De Vries,’. De bijbehorende aanhef wordt overgenomen uit de relatiegegevens, of
2. Beste <!--hRoepnaam-->,: Voor een informele aanhef zoals bijvoorbeeld ‘Beste Piet,’)
3. <!--hEmailtekst-->: Dit veld kun je in het e-mailformulier opnemen om een tekst op maat in de e-mail te laten afdrukken. Deze tekst vul je dan in bij het Versturen Uitnodigingsmails Cursus (VCURUT) in het veld Tekst.
4. <!--hAanmeldURL-->: Hier wordt in de e-mail de link (de URL) naar het online formulier voor de  cursus of het evenement ingevoegd waarvoor de ontvanger zich kan aanmelden/inschrijven.

Het e-mailformulier kun je vervolgens uploaden in de functie E-mailformulieren (MFORMM).

Met de nieuwe functie Versturen Uitnodigingsmails Cursus (VCURUT) kun je de mailing met informatie over de cursus of het evenement vervolgens uitvoeren. Met een klik op de link in de e-mail komt de ontvanger direct in het online aanmeldformulier terecht waarmee hij/zij zich kan aanmelden. 

Bij het versturen van de mailing worden in de browser met Online Cursusaanmeldingen (MCAANM) al records voor de gemailde relaties aangemaakt met de status Uitnodiging verstuurd. Op deze manier heb je een totaal overzicht waarbij je per evenement kunt zien welke relaties zijn uitgenodigd en welke relaties zich inmiddels hebben aangemeld/ingeschreven. Doordat dit in het systeem wordt vastgelegd, kun je met de functie Versturen Uitnodigingsmails Cursus nu ook gemakkelijk een reminder e-mail versturen naar de relaties die nog niet hebben gereageerd. Vink hierbij dan het veld Uitnodigingsmail opnieuw versturen aan.

In de functie Online Cursusaanmeldingen (MCAANM) is de actie Wel/niet afmelden toegevoegd. Met deze actie kun je registreren dat uitgenodigde relaties (met status ‘Uitgenodigd´) zich hebben afgemeld voor het (gratis) evenement. Of cursusaanmeldingen die nog niet zijn verwerkt, laten vervallen. Het uitnodigingsrecord krijgt hiermee de status ‘Afgemeld’.

Het afmelden is overigens alleen mogelijk voor aanmeldingen die niet online betaald zijn én nog niet zijn verwerkt. Het annuleren van de deelname van personen die al online betaald hebben, doe je bij de cursus/het evenement zelf.

Personen die zich hebben afgemeld, worden bij het versturen van eventuele reminders voor het evenement (met de nieuwe functie Versturen Uitnodigingsmails Cursus (VCURUT) niet meer meegenomen.

Vanaf de vorige versie 20.0.02 is het mogelijk om bij online inschrijvingen voor cursussen deze door de werkgever te laten betalen. Dit wordt aangestuurd vanuit het veld Werkgever bij online cursusaanmelding vastleggen in de Parameters Projecten (MPRPAR) (onderdeel Online aanmelding cursussen – algemeen)

In deze versie kun je nu ook de gegevens van de werkgever – of de organisatie namens welke de persoon deelneemt aan een evenement – vastleggen bij de online cursusaanmelding (MCAANM) vastleggen. En deze gegevens worden nu dus ook bij de deelnemer geregistreerd.