11.0.09

Werkt u met het systeem in een andere taalversie? Dan kunt u voortaan via de metasearch ook zoeken op de omschrijving van een systeemfunctie in die andere taal. Voorwaarde hierbij is dat bij de gebruiker (MGEBRU) in het onderdeel Algemene gegevens het veld Taal op de vreemde taal is ingesteld en dat er een vertaling van de functienaam aanwezig is.

(AllSolutions wordt standaard uitgeleverd met Nederlands en Engels als systeemtaal. Wanneer u een andere taalversie wilt gebruiken, kunt u de gewenste vertalingen zelf toevoegen via de functie Talen (MTALEN).)

Via de metasearch kunt u door het gehele systeem zoeken naar onder andere Pagina’s, Relaties, Projecten, Functies, (gepubliceerde) Documenten en Berichten. In deze versie is de mogelijkheid toegevoegd om binnen ‘Relaties’ te kunnen zoeken op contactpersonen van een organisatie. Hierbij kunt u bijvoorbeeld een contactpersoon nu ook direct vinden op het zakelijke e-mailadres van de contactpersoon (ma02.email).

In het zoekresultaat wordt de contactpersoon zowel met de naam van de organisatie als de persoon getoond. Daaronder vindt u de (adres)gegevens van de organisatie en de zakelijke contactgegevens van de contactpersoon. Als deze bij de (contact)persoon niet zijn ingevuld, dan worden de contactgegevens van de organisatie getoond. (Dit werkt hetzelfde als in de browser van de contactpersonen.) Als laatste wordt het relatienummer van zowel de organisatie als de persoon weergegeven. 

Het zoeken op contactpersonen valt binnen de optie om te mogen zoeken op Relaties. Via het onderdeel aan de rechterkant van het scherm kunt u het zoekresultaat eventueel wel verfijnen op ‘Contactpersonen’. In de functies Gebruikers (MGEBRU) en Gebruikersprofielen (MGBPRF) stelt u in of een gebruiker mag zoeken naar relaties (via het onderdeel Metasearch). Om via de metasearch de gegevens van een contactpersoon te kunnen inzien heeft een gebruiker verder autorisatie nodig voor de functie Contactpersonen (MRLCNT).

Vanuit een functie kunt u via het onderdeel Applicatiebeheer weergavesets aanmaken voor algemeen gebruik of voor een specifieke configuratiegroep of gebruiker. Om sneller en gemakkelijker een weergave(set) te kunnen wijzigen, is de actie Weergaven wijzigen opgesplitst in drie nieuwe acties:

• Weergavesets (alle): Via deze actie start u net als voorheen de browser met de weergavesets.
• Weergaveset (huidig): Via deze actie komt u direct in de browser met de weergaven van de huidige weergaveset terecht. Dit is de weergaveset waartoe de weergave behoort die u op het scherm heeft staan. U slaat hiermee dus een stap over. 
• Weergave (huidig): Via deze actie start u direct het overzicht van huidige weergave (de weergave die u op het scherm heeft staan) met de kolommen van deze weergave als ‘webpart’ daaronder. U komt hiermee dus gelijk op het ‘laagste’ niveau uit.

De laatste twee acties worden overigens alleen getoond als er weergavesets aanwezig zijn. Daarnaast wordt er rekening gehouden met de instellingen in het gebruikersaccount. Als de gebruiker alleen de eigen weergavesets mag wijzigen, wordt de actie Weergavesets (alle) niet getoond. 

In verband met deze aanpassing is de naam van de functie Weergaven (MWEERG) gewijzigd naar Weergavesets.

Om het onderdeel Applicatiebeheer aan de rechterkant van het scherm overzichtelijk te houden, zijn de acties voor het beheren van de mutatielogging verplaatst naar een nieuw onderdeel Mutatielogging. 

Daarnaast zijn de namen van de acties aangepast en korter gemaakt. Dit omdat u via de acties ook inzicht heeft in de aanwezige instellingen en het niet direct de bedoeling hoeft te zijn om gegevens te wijzigen. 

In het kader van de digitale transformatie worden gegevens (opdrachtbevestigingen, facturen, etc.) meer en meer digitaal vanuit AllSolutions naar uw klanten en/of leveranciers verstuurd. Daarom is vanaf deze versie logging op het verzenden van e-mails toegevoegd. Met de nieuwe functie Informatie Verzonden E-mails (IVRZEM) heeft u inzicht in alle e-mails die vanuit het systeem zijn verstuurd. Op deze manier kunt u zelf gemakkelijk controleren of een e-mail daadwerkelijk is verzonden. De nieuwe functie geeft overigens alleen informatie over de verzending van de e-mails. Het bericht zelf en de eventuele bijlagen worden hierbij niet gearchiveerd. Via het filter kunt u onder andere zoeken op het onderwerp van de e-mail en/of op het e-mailadres waarnaar het bericht verzonden is.

In de Parameters AllSolutions (MZZPAR) kunt u in het onderdeel Mailen in het nieuwe veld Aantal dagen bewaren e-maillogging aangeven hoe lang u de verzendgegevens wilt bewaren. Gegevens die ouder zijn, worden in de nachtelijke verwerking automatisch verwijderd. Vult u hier ‘0’ als aantal in, dan worden de bestanden niet verwijderd. 
Verstuurd u e-mail mailings direct vanuit AllSolutions? Dan is het aan te raden de logging van de verzendgegevens tot een bepaalde periode te beperken. Ook de verzendinformatie van deze e-mails wordt namelijk in de nieuwe functie gelogd.

Het is mogelijk om verwerkingsfuncties op te nemen in een Program Batch Jobs (MJOBNR), zodat deze automatisch op vastgestelde momenten worden uitgevoerd. In deze versie is in het veld Startfrequentie de optie Elke laatste dag van de maand toegevoegd. Dit geeft u de mogelijkheid om bepaalde verwerkingen gemakkelijk aan het eind van de maand te laten uitvoeren. U hoeft dan geen rekening te houden met de afwijkende einddata van de maanden. Het systeem voert de verwerking dan automatisch voor u uit op de laatste dag van elke maand.

Documenten die u vanuit AllSolutions automatisch genereert, kunt u herafdrukken via de functie Formulieren (MFORMC). In het scherm voor het herafdrukken van een factuur is het veld ‘Facturen met bedrag nul afdrukken’ toegevoegd. (Dit veld wordt alleen getoond als er een nul-factuur aanwezig is.) Op deze manier kunt u ook bij het herafdrukken optioneel ervoor kiezen om facturen met een nul-bedrag af te drukken.

Bij de alert Te fiatteren verlofaanvragen (ap040) zijn de instellingen van het veld Welke verlofaanvragen tellen? uitgebreid. U heeft hier voortaan de opties:

• Alle verlofaanvragen
  
• Verlofaanvragen o.b.v. fiatteur
  
• Verlofaanvragen o.b.v. manager (= nieuw)

De laatste optie geeft u de mogelijkheid om voortaan ook te fiatteren verlofaanvragen te kunnen aanbieden op basis van de manager van de medewerker.

Werkt u met het systeem in een andere taal? Dan is voortaan de omschrijving van de alert ook in die andere taal beschikbaar. De standaardomschrijving van de alert wordt vertaald zodra u de alert aan een medewerker koppelt. Voorwaarde hierbij is dat bij de medewerker (MPERSO) in het onderdeel Algemene gegevens het veld Taal op de vreemde taal is ingesteld en dat er een vertaling van de omschrijving van de alert aanwezig is.

(AllSolutions wordt standaard uitgeleverd met Nederlands en Engels als systeemtaal. Wanneer u een andere taalversie wilt gebruiken, kunt u de gewenste vertalingen van de alerts zelf toevoegen via de functie Talen (MTALEN).)

Vanaf deze versie is het mogelijk om snapshots ook Elke laatste dag van de maand te laten uitvoeren. Deze optie is toegevoegd aan de opties van de startfrequentie. Dit geeft u de mogelijkheid om bepaalde rapportages gemakkelijk aan het eind van de maand te laten uitvoeren. U hoeft dan geen rekening te houden met de afwijkende einddata van de maanden. Het systeem voert de rapportage dan automatisch voor u uit op de laatste dag van elke maand.

Wanneer in AllSolutions de module Configuraties is geactiveerd, kunt u voor een debiteur Service-contactpersonen (MKONTP) vastleggen. Dit is de persoon die het aanspreekpunt is voor een bepaalde configuratie. Deze persoon is meestal ook de beheerder van de site (het adres) waar de configuratie zich bevindt. 

Vanaf deze versie is in het formulier van de Contactpersoon in het onderdeel Identificatie het veld Service-contactpersoon toegevoegd. Met het activeren van dit veld kunt voortaan snel en gemakkelijk een contactpersoon direct als service-contactpersoon aanmaken. Voorheen was hiervoor een extra handeling nodig via de shortcut Service-contactpersoon. In de nieuwe situatie worden bij het aanmaken dezelfde gegevens overgenomen naar de service-contactpersoon als voorheen. De velden gebouw, etage en kamer worden hierbij overigens niet automatisch gevuld. Deze kunt u alsnog handmatig toevoegen via de functie Service-contactpersonen (MKONTP).

Het eventueel deactiveren van een service-contactpersoon is niet gewijzigd. Dit voert u net als voorheen uit via de browser voor de Service-contactpersonen. 

AllSolutions biedt u de mogelijkheid om mailinggegevens uit AllSolutions te koppelen aan het e-mail-marketing pakket Tripolis Dialogue. Hierdoor is het mogelijk om op basis van de opgeslagen CRM-gegevens in AllSolutions grote aantallen gepersonaliseerde en geïndividualiseerde e-mailberichten te maken, te versturen en de resultaten daarvan vast te leggen in gedetailleerde rapportages. 

In deze versie zijn een aantal technische verbeteringen doorgevoerd om ook grote mailings naar Tripolis te kunnen overzetten.

Vanaf deze versie zijn in de functie Acties (MAKTMA) hyperlinks toegevoegd voor telefoonnotities (MTELNO) en bezoekrapporten (MBEZAK). Dit betekent dat u in alle acties waarbij telefoonnoties en/of bezoekrapporten zijn opgenomen, via een hyperlink snel en gemakkelijk naar de bijbehorende gegevens kunt navigeren (mits u voor deze functies geautoriseerd bent).

In de Offertes (MOFFER) is het al langere tijd mogelijk om bepaalde tekstvelden in de offerte te vullen op basis van voorgedefinieerde standaardteksten. Vanaf deze versie is deze mogelijkheid uitgebreid naar het projectvoorstel dat u bij een offerte kunt vastleggen. In diverse tekstvelden in het project, subproject en de projectfase kunt u via de info-knop (i) standaardteksten selecteren. De beschikbare teksten beheert u in de functie Standaardteksten (MABTXT).

In de functie Handmatige Facturen (MHDFKT) is een document preview toegevoegd. Met een klik op een record opent u het overzicht van de (concept)factuur en kunt u deze voortaan gemakkelijk direct bekijken. In verband hiermee is de naam van de bijbehorende actie in de browser aangepast naar (Concept)factuur tonen. 

Vanaf 2017 heeft de Belastingdienst de digitale belastingaangiftes aangepast; deze vereisen dan een iets andere inhoud dan die van 2016. Daarom is de AllSolutions software zo aangepast dat u bij de belastingnummers kunt opgeven voor welk type/jaar u aangifte wilt doen. In de functie Elektronische Aangifte Belastingdienst (MELAAN) kunt u de regels bewerken. Wanneer alle aangiftes voor 2016 zijn afgehandeld, kunt u het veld Type aanlevering omzetten naar SBR (2017). (Deze aanpassing is al gepatcht naar de klantomgevingen waarin de elektronische aangifte gebruikt wordt.)

Het is al langer mogelijk om verplichtingen te kunnen vastleggen in vreemde valuta. Bij het aanmaken van een verplichting werd tot nu toe de valutacode gevuld vanuit de crediteur-stamgegevens. In deze versie is in het formulier van de Verplichtingen (MVERPL) het onderdeel Valuta toegevoegd, inclusief velden voor het bepalen van de koersgegevens. Op deze manier kunt u voortaan zelf gemakkelijk verplichtingen in de gewenste vreemde valuta tegen de gewenste koers aanmaken. Voorwaarde is overigens wel dat bij de crediteur (MKRDST) in het onderdeel Financiële gegevens is vastgelegd dat multi-valuta is toegestaan. Na de upgrade adviseren wij u de instellingen van het verplichtingenformulier nog even na te lopen zodat de juiste medewerkers toegang hebben tot deze nieuwe velden.  

In de browser van de Verplichtingen (MVERPL) zijn twee nieuwe velden toegevoegd:

• Openstaand bedrag (in euro) – gv03.vpl-sld
• Openstaand saldo (in valuta) –  gv03.vpl-sld-val

Het laatste veld vervangt het veld h-bedrag-val, dat voorheen in de browser beschikbaar was. Op deze manier kunt u de saldi van de verplichting via een koppeling met de gv03-tabel ook gemakkelijk in andere browsers opnemen.

Met de functie Afdrukken Bestelbonnen (VDEFBB) kunt u voortaan ook een concept-bestelbon afdrukken als de verplichting is gefiatteerd (en de bestelbon nog niet is afgedrukt).

Met de functie Inlezen interface Grootboek (VASCII) kunt u grootboekmutaties (journaalposten) importeren. In deze versie is het mogelijk om ook mutaties met intercompany-codes te importeren. Hiervoor is een extra kolom gi75.ic-cd Intercompany-code (kolom K) aan het importsjabloon toegevoegd.

De geïmporteerde gegevens kunt u inzien en controleren met de functie Informatie Interface Grootboek (IASCII). Hierna verwerkt u de boekingen met de functie Verwerken Interface Grootboek (VEXTVE). Hierbij worden overigens dezelfde controles uitgevoerd als bij boekingen die handmatig worden ingevoerd en verwerkt. 

Omdat het sjabloon is aangepast, raden wij u aan na de upgrade een nieuw sjabloon te downloaden wanneer u journaalposten wilt importeren.

In de browser Fiatteren Verlofaanvragen (MFIVRL) is het rolprincipe op manager toegevoegd. Hierdoor worden bij het starten van de functie initieel alleen de gegevens van de medewerkers getoond waarvan de gebruiker manager is. Door het rolfilter uit te zetten worden ook de gegevens van de andere medewerkers zichtbaar. 

In verband hiermee zijn bij de alert Te fiatteren verlofaanvragen (ap040) de instellingen van het veld Welke verlofaanvragen tellen? uitgebreid. U heeft hier voortaan de opties:

• Alle verlofaanvragen
  
• Verlofaanvragen o.b.v. fiatteur
  
• Verlofaanvragen o.b.v. manager (= nieuw)

De laatste optie geeft u de mogelijkheid om voortaan ook te fiatteren verlofaanvragen te kunnen aanbieden op basis van de manager van de medewerker.

Op diverse plekken in AllSolutions is het mogelijk om bepaalde velden te vullen op basis van voorgedefinieerde standaardteksten. Vanaf deze versie is deze mogelijkheid uitgebreid naar de Standaardprojecten (MSTPRO). In de tekstvelden in het onderdeel Beschrijving (standaardsubproject en standaardprojectfase) kunt u via de info-knop (i) standaardteksten selecteren. De beschikbare teksten beheert u in de functie Standaardteksten (MABTXT).

Het kunnen gebruiken van standaardteksten is ook in de projecten zelf uitgebreid. In diverse tekstvelden in het project, subproject en de projectfase kunt u via de info-knop (i) standaardteksten selecteren. De beschikbare teksten beheert u in de functie Standaardteksten (MABTXT).

In de weergave van de Projecten (MPROJE), Subprojecten (MPRSUB) en Projectfasen (MPRFAS) kunt u de velden Totaalbedrag verplichting (pr0x.vpl-tot) en Openstaand saldo verplichting (pr0x.vpl-saldo) opnemen. In deze versie is de intelling van deze velden gewijzigd. Voortaan wordt het bedrag van een verplichting hierin opgenomen vanaf de status Gefiatteerd. De nog niet gefiatteerde verplichtingen en de eventueel afgekeurde verplichtingen worden dus niet meer in deze tellingen opgenomen. Op deze manier heeft u binnen het project een duidelijker beeld van de projectvoortgang.

Met de functie Nacalculeren Projecten (VPRNAK) is het mogelijk om projecten met de factureringswijze ‘Vaste prijs’ of ‘Vaste termijnen met regie-eindafrekening’ na te calculeren. Voor een compleet overzicht wordt op het verwerkingsverslag altijd het totaalresultaat van de nacalculatie getoond. Wanneer het project eerder is nagecalculeerd en daarna heropend is, kan de uitgevoerde boeking echter afwijken van de gegevens in het verslag. Daarom is op het verwerkingsverslag de kolom Heropend toegevoegd. In deze kolom wordt aangegeven of het (sub)project en/of de projectfase eerder is nagecalculeerd en hierna heropend is geweest. 

In de Factureringsregels Contracten (MWKFCT) beheert u de factureringsregels van de contracten en/of kunt u een factureringsschema voor een contract genereren. In deze browser is de verwijderknop toegevoegd, zodat u hier voortaan ook de mogelijkheid heeft om gemakkelijk regels te verwijderen. Na de upgrade adviseren wij u de autorisatie van deze functie nog even hierop te controleren.

Met de functie Overhevelen Offerte-uren naar Project (VOFPRO) kunt u (directe) uren die zijn verantwoord op een offerte overhevelen naar een project. Doel hiervan is de ‘offerte-uren’ uiteindelijk te kunnen factureren aan de betreffende klant. Voorwaarde hierbij is dat de offerte is bevestigd en tot opdracht is verklaard.

Vanaf deze versie is het ook mogelijk om offerte-uren die al gefiatteerd en verwerkt zijn naar het project over te hevelen. Deze uren worden met de omzetting in de weekstaten van de medewerkers teruggezet naar status ‘Definitief‘. Deze uren kunnen dan opnieuw gefiatteerd en verwerkt worden tot projectmutaties.