11.0.07

Via de metasearch kunt u door het gehele systeem zoeken naar onder andere Pagina’s, Relaties, Projecten, Functies, (gepubliceerde) Documenten en Berichten. Vanaf deze versie worden de metasearch-gegevens real-time bijgewerkt. Hierdoor kunt u records die u vandaag hebt aangemaakt of gewijzigd voortaan ook direct via de metasearch vinden.

In het systeem zijn in diverse functies zogenaamde ‘dual list viewers’ aanwezig. Dit zijn velden waarbij u de waarde(n) van uw keuze vanuit de ‘niet geselecteerd’ box naar de ‘geselecteerd’ box kunt verplaatsen en vice versa. Bij deze velden kunt u voortaan zelf kiezen of de gegevens worden gesorteerd op code of omschrijving. En via het wijzigen van de instellingen (onderdeel Applicatiebeheer) kunt u uw keuze ook default instellen. Op deze manier heeft u een duidelijker overzicht van de getoonde gegevens.

Bent u al ingelogd in AllSolutions en wilt u via een link in een (automatisch) e-mailbericht direct naar de bijbehorende gegevens navigeren? Of wilt u reageren op een e-mail van een prikbordbericht? Dan hoeft u voortaan niet meer opnieuw in te loggen maar heeft u direct toegang tot het systeem. Voorwaarde is wel dat u op de betreffende werkplek al bent ingelogd in AllSolutions. U kunt overigens ook versneld een nieuwe sessie openen via de actie Start extra sessie via uw gebruikersnaam in de metabar (rechtsboven in het scherm).

Bent u contactpersoon voor de AllSolutions supportdesk? Dan kunt u vanaf medio november ook direct vanuit een ontvangen e-mailbericht naar het prikbord bij de supportmelding navigeren wanneer u bent ingelogd in het AllSolutions klantportal.

AllSolutions wordt uitgeleverd met standaard helpteksten. Via het onderdeel Applicatiebeheer rechts in het scherm kunt u via de actie Helpteksten wijzigen eigen helpteksten toevoegen, naar keuze voor algemeen gebruik of voor een specifieke configuratiegroep.

Vanaf deze versie kunt u uw eigen helpteksten gemakkelijker in meerdere talen vastleggen. Bij het toevoegen van een helptekst-set kunt u direct aangeven voor welke taalcode deze van toepassing is. (Voorheen was het nodig om in uw gebruikersaccount eerst de taalcode om te zetten en opnieuw in te loggen, voordat u helpteksten in de andere taalversie kon toevoegen of bewerken.)

Wanneer u gebruikers heeft die AllSolutions in verschillende taalversies gebruiken (bijvoorbeeld Nederlands en Engels) kunt u beide groepen voortaan gemakkelijker van helpteksten op maat voorzien.

In de overzichtsweergave kunt u informatie vanuit de shortcuts als zogenaamd webpart aan de weergave van het hoofdrecord toevoegen. Dit doet u via de pijltjesiconen voor de namen van de beschikbare shortcuts. Met behulp van het overzichtscherm en de webparts kunt u op een snelle manier door de aanwezige informatie navigeren. Standaard wordt de eerst beschikbare shortcut in de overzichtsweergave automatisch als webpart onder het record getoond, bijvoorbeeld de subprojecten bij een project of de contactpersonen bij een relatie/organisatie.

Vanaf deze versie kunt u zelf instellen of de gegevens van shortcuts initieel onder het overzicht van een record worden getoond. Dit doet u via de actie Instellingen wijzigen in het onderdeel Applicatiebeheer rechts in het scherm. U kunt de webparts instellen voor ‘algemeen’ gebruik of voor een configuratiegroep. Als een bijbehorende gebruiker voor de eerste keer in het overzicht komt, zijn bepaalde shortcuts dan al als webpart ‘gepromoveerd’. Dit geeft u de mogelijkheid om van tevoren een bepaalde groep (nieuwe) gebruikers dezelfde instellingen/informatie in het overzicht mee te geven. Of van tevoren de gewenste informatie in te regelen voor een groep externe gebruikers die niet regelmatig gebruik maken (en hierdoor minder bekend zijn met de werking) van het systeem.

De instellingen gelden overigens alleen als de gebruiker voor de eerste keer in het overzicht van een functie komt. Vanaf dat moment heeft de gebruiker een eigen instelling en kan deze zelf shortcuts promoveren tot webparts of weer uit de overzichtsweergave verwijderen. De gekozen instellingen worden vanaf dat moment vastgehouden onder het individuele gebruikersaccount. (Het is dus niet zo dat wijzigingen in deze instellingen op groeps- of algemeen niveau daarna automatisch doorgezet worden naar de gebruikers.)

AllSolutions biedt de mogelijkheid om gegevens te exporteren naar Excel. Voorheen werden aantallen in eenheid hierbij als tekstveld naar Excel geëxporteerd. Vanaf deze versie worden de aantallen naar Excel doorgegeven als numeriek getal. Dit geeft u de mogelijkheid om direct berekeningen op deze velden los te laten.

Het systeem beschikt over een autosuggest-functie. Bij het invoeren van gegevens kunt u eventueel een zoekterm rechtstreeks in een veld intypen. Het systeem geeft dan suggesties voor records (maximaal 10) die aan de zoekterm voldoen en toont deze in een drop-down box in het scherm.

In deze versie zijn de zoekmogelijkheden van de suggest verbeterd, zodat dit hetzelfde werkt als zoeken via de metasearch. U kunt nu niet alleen zoeken op het begin van het eerste woord, maar op alle woorden die beginnen met de zoekterm. En u kunt nu ook zoeken op combinaties van woorden gescheiden door een spatie. De relatie ‘Veilig Verkeer Nederland’ in Amersfoort bijvoorbeeld kunt u nu vinden met de zoekterm ‘verk’ of met de combinatie ‘verk neder amers’ als zoekterm. Voor een beter overzicht worden de zoekresultaten voortaan op alfabetische volgorde in de drop-down weergegeven.

Voorheen werden de suggestdefinities alleen op veldniveau vastgelegd in de gelijknamige functie (MSUGGE). Omdat bij veel schermvelden dezelfde suggestdefinitie is vastgelegd, is ervoor gekozen om deze gegevens in de nieuwe functie Suggestdefinities (tabellen) (MSUGST) op te slaan. Vanuit deze nieuwe functie wordt voortaan het zoeken met de suggest aangestuurd. Hier wordt per tabel aangegeven op welke velden het systeem zoekt en suggesties doet. Ook is hier vastgelegd van welke velden de gegevens in de drop-down box worden getoond.

Wanneer u wijzigingen in de suggestdefinities aanbrengt, worden nieuw toegevoegde velden in de kolomlijst direct volgens de nieuwe definities opgeslagen in de database. Om de impact op de performance te beperken worden de gegevens van al bestaande records tijdens de eerstvolgende nachtelijke verwerking omgezet naar de nieuwe definitie.

Via de shortcut Suggestdefinitie (velden) heeft u inzicht in de suggestdefinities op veldniveau. Hier is vastgelegd op welke plekken (lees: schermvelden) een bepaalde suggestdefinitie (tabel) wordt gebruikt. Daarnaast is ook de aparte functie Suggestdefinities (velden) (MSUGGE) nog steeds beschikbaar waarmee u inzicht heeft in alle suggestdefinities (op veldniveau) in het systeem.

Bij de suggestdefinities op veldniveau kunt u nu ook een tweede tabel aan de suggest te koppelen. Dit geeft u de mogelijkheid om gegevens uit de tweede tabel in de drop-down box met de zoekresultaten – ter informatie – te laten tonen. Het zoeken vindt namelijk alleen plaats op de velden uit de hoofdtabel.

Met deze nieuwe opzet wordt het gemakkelijker om de suggestdefinities te onderhouden. Als u voorheen bijvoorbeeld een bepaalde suggestlijst overal wilde wijzigen (bijvoorbeeld een extra kolom wilde tonen), dan moest u alle suggestdefinities (via MSUGGE) aflopen en wijzigen. Dit kunt u vanaf nu dus op hoger niveau (in MSUGST) doen. Bij de Suggestdefinities (velden) (MSUGGE) kunt u overigens nog steeds een instelling vastleggen die afwijkt van de instellingen in de Suggestdefinities (tabellen) (MSUGST) op het hogere niveau. We kunnen ons goed voorstellen dat deze materie behoorlijk complex bij u overkomt. Daarom raden wij u aan om wijzigingen in de definities altijd in overleg met uw consultant door te voeren.

AllSolutions biedt u de mogelijkheid om de omgeving een eigen uiterlijk mee te geven. Dit betekent dat u kunt aangeven welke afbeeldingen/logo’s in het scherm worden getoond, welk lettertype wordt gebruikt en welke (achtergrond) kleuren. Deze ‘look and feel’ beheert u in de functie Skins (MSKINS). In de functie Websites (MWPSTS) geeft u vervolgens aan welke skin door de omgeving wordt gebruikt (in het onderdeel Technische gegevens).

Werkt u met meerdere bedrijven en/of afdelingen in het systeem en wilt u elk bedrijf of afdeling een eigen, herkenbaar uiterlijk geven? Dan kunt u voortaan ook per bedrijf of afdeling instellen hoe de omgeving eruit ziet. Voor gebruikers is dan direct herkenbaar in welk bedrijf wordt gewerkt. Per bedrijf/afdeling (MBDRAF) vult u in het onderdeel Identificatie de gewenste skin in. Laat u dit veld leeg, dan is de werking ongewijzigd en wordt de algemene ‘look and feel’ van de omgeving gebruikt, zoals vastgelegd in de functie Websites (MWPSTS). 

De functie Planningsjaren (MPLNJR) speelt een rol in de HRM-module. Voor een planningsjaar kunt u (per arbeidscontractsoort) onder meer de normjaartaak vastleggen. In het formulier van de arbeidscontractsoort is het veld Normjaartaak medewerkers automatisch bepalen bij opslaan toegevoegd. Wordt de periode van het planningsjaar bepaald op basis van de wekentabel? Dan wordt de normjaartaak op basis van het aantal weken in het planningsjaar en de normweektaak berekend. Wordt het planningsjaar bepaald op basis van een kalenderjaar? Dan wordt de normjaartaak berekend op basis van het aantal werkdagen in het planningsjaar en het gemiddelde aantal uren per dag bij een vijfdaagse werkweek (van maandag tot en met vrijdag). Wanneer u de normjaartaak niet automatisch laat bepalen, kunt u de normjaartaak handmatig invullen.

Vanuit een rapportage kunt u doorklikken naar de onderliggende informatie. Soms zijn in een staafgrafiek echter veel staafjes opgenomen of zijn staafjes te klein om te kunnen klikken. Daarom is in deze versie de mogelijkheid toegevoegd om ook vanuit de datalijst van de rapportage te kunnen doorklikken naar de onderliggende informatie. Hiermee is het nu altijd mogelijk om alle onderliggende data gemakkelijk te benaderen. 

AllSolutions biedt de mogelijkheid om gegevens van een rapportage/snapshot te exporteren naar Excel. Voorheen werden bij een rapportage van het type ‘Lijst’ (sub)totalen als tekstveld naar Excel geëxporteerd. Vanaf deze versie worden de (sub)totalen naar Excel doorgegeven als numeriek getal. Dit geeft u de mogelijkheid om direct berekeningen op deze velden los te laten. (Dit geldt alleen voor rapportages van het type ‘Lijst’.)

De Kamer van Koophandel (KvK) geeft iedere inschrijving in het Handelsregister een code waarmee de economische activiteit van een bedrijf wordt aangeduid. Dit codesysteem was voorheen de BedrijfsIndeling Kamer van Koophandel, afgekort BIK. In AllSolutions kunnen BIK-codes (MCBSKD) worden gekoppeld aan organisaties, waardoor het mogelijk is een vergelijking te maken met de rapportages van het CBS.

Inmiddels is de Kamer van Koophandel overgegaan naar een nieuwe codering: de Standaard BedrijfsIndeling (SBI). SBI is een door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) ontworpen classificatie die een hiërarchische indeling van economische activiteiten vormt. In deze versie is de nieuwe functie SBI-codes (MSBICD) toegevoegd waarin de codering is opgenomen. De inhoud van deze tabel wordt door AllSolutions voor u beheert.

In de volgende release (versie 11.0.08) wordt de verouderde functie voor de BIK-codes (MCBSKD) uit uw omgeving verwijderd, omdat deze gegevens niet meer worden gebruikt.

Vanaf deze versie kunt u SBI-codes koppelen aan organisaties om aan te geven in welke bedrijfstak zij actief zijn. Hiervoor is in de functie Relaties: Organisaties (MRLORG) in het onderdeel Organisatiegegevens het veld (Primaire) SBI-code toegevoegd. Wanneer in uw omgeving BIK-codes aan organisaties gekoppeld zijn, worden deze gegevens tijdens de upgrade automatisch omgezet naar de bijbehorende SBI-code.

(AllSolutions beschikt overigens ook over een koppeling met het KvK Handelsregister. Wanneer de koppeling in uw omgeving is geactiveerd, komen bij het aanmaken van een relatie via deze koppeling aanvullend ook de velden ‘Secundaire SBI A’ en ‘Secundaire SBI B’ naar voren.)

Vanuit AllSolutions kunt u mailings aan uw relaties versturen, zowel per brief als per e-mail. In de functie Mailing-runs (MMAILP) maakt u een mailing-run aan en geeft u aan op basis van welke selectiecriteria u de relaties wilt selecteren.

In deze versie zijn diverse nieuwe basisselecties toegevoegd, onder andere op samenwerkingsverband, SBI-code, organisatiestructuur (concern, afdeling en subafdeling) en geboortedatum.

In AllSolutions kunt u (contact)personen vastleggen met twee achternamen. Volgens de taalregels is het echter gebruikelijk om in de aanhef van een brief of e-mail alleen de eerste naam mee te nemen. De aanhef van een brief aan bijvoorbeeld mevrouw Jansen-de Jong begint dus met Geachte mevrouw Jansen. Bij het aanmaken van een mailing wordt dan ook voortaan alleen de eerste achternaam in de aanhef opgenomen.

Zoals eerder aangekondigd, worden ook in deze release een aantal functies in de financiële module geüpdatet. Belangrijk: Wilt u tijdens de acceptatiecheck de wijzigingen goed controleren, vooral voor wat betreft eventuele raakvlakken met maatwerk? Daarnaast is het in AllSolutions mogelijk velden flexibel voor andere doeleinden in te richten. Is dit in uw omgeving het geval, dan raden wij u eveneens aan deze velden tijdens de acceptatiecheck goed na te lopen. Dit om te voorkomen dat bij de upgrade onverhoopt informatie verloren gaat.

Bij de introductie van SEPA-betalingsverkeer in 2013 zijn er een aantal functies in het systeem toegevoegd waarmee u gegevens kon omzetten naar de SEPA vereisten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het omnummeren van bankrekeningen van debiteuren en crediteuren naar IBAN. Deze functies waren bedoeld voor eenmalig gebruik en zijn daarom nu uit het systeem verwijderd. Het gaat hierbij om de volgende functies:

• Exporteren Bank-/Girorekeningnummers Crediteuren (VEXBGC)       
• Exporteren Bank-/Girorekeningnummers Debiteuren (VEXBGD)
• Exporteren Bank/Girorekeningnummers Diverse Tabellen (VEXBGX)
• Importeren IBAN/BIC Voor Crediteuren (VIMIBC)
• Importeren IBAN/BIC Voor Debiteuren (VIMIBD)    
• Importeren IBAN/BIC Diverse Tabellen (VIMIBX)
• Wijzigen Betaalwijze Buitenlandse Crediteuren (VWZGBW)

In diverse functies en overzichten in het systeem werd tot nu toe nog het bankrekeningnummer getoond. Omdat het betalingsverkeer in de SEPA-zone al enige tijd uitsluitend via IBAN plaatsvindt, is in deze versie op alle locaties het bankrekeningnummer vervangen door het IBAN. Het gaat om de volgende functies:

• Crediteuren (MRKDST)
• Debiteuren (MDEBST)
• Medewerkers (MPERSO)
• Banken (Euro-betalingen binnen SEPA-Zone) (MBNKST)
• Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF)

De bankrekeningnummers worden overigens niet uit uw database verwijderd! Het rekeningnummer is alleen niet meer direct zichtbaar, tenzij hiervoor specifiek maatwerk voor u is gemaakt. De bankrekeninggegevens blijven op de achtergrond in de database aanwezig. Op deze manier kunnen bankrekeningnummers bijvoorbeeld nog steeds herkend worden bij het inlezen van elektronische bankafschriften (wanneer er geen IBAN aanwezig is – deze situatie komt overigens steeds minder voor). Ook kan een gebruiker de metasearch blijven gebruiken om debiteuren of crediteuren te zoeken op basis van een bankrekeningnummer. (Het nummer wordt dan wel getoond in het zoekresultaat.) 

In deze versie is het veld Girorekening geheel komen te vervallen. Dit veld werd niet meer gebruikt. (Met de overgang van de Postbank naar de ING Bank zijn de girorekeningnummers destijds in bankrekeningnummers omgezet.)

Vanaf deze versie wordt het aanleveren van betaal- en incasso-opdrachten in de formaten ‘CLIEOP03’ en ‘CIRI’ niet meer ondersteund. Deze bestandsformaten worden door de banken niet meer geaccepteerd. In de functie Banken (Euro-betalingen binnen SEPA-zone) (MBNKST) zijn de velden waarin de instellingen voor CLIEOP03 en CIRI werden vastgelegd, verwijderd. Ook diverse, hieraan gerelateerde instellingen, bijvoorbeeld voor de naam/nummercontrole of de aanlevering, zijn vervallen. 

Bij de Betaalwijzen (MBETWZ) is de instelling op binnenlandse en buitenlandse betalingen vervallen. Deze instelling was van toepassing voor CLIEOP03 betaalopdrachten. Met de komst van SEPA is deze instelling niet meer relevant. In plaats hiervan kunt u voortaan met een checkbox aangegeven of een betaalwijze van toepassing is op betalingen binnen de SEPA-zone.

Is een betaalwijze niet van toepassing binnen de SEPA-zone? Dan kunnen facturen met deze betaalwijze alleen voor betaling worden geselecteerd via een buitenlandse betaling in de vorm van een BTL91-opdrachtbestand. 

In deze versie zijn alle functies voor het inlezen van acceptgirobestanden komen te vervallen. In de praktijk werden deze niet meer gebruikt. Het gaat om de functies:

• Inlezen Acceptgirobestand (VACCIN)
• Verwijderen Verwerkte Acc. girobestanden (VACCVW)
• Informatie Acceptgirobestanden (IACCOV)

Daarnaast is in het Algemeen Boekingsprogramma (MALGBK) de actie Acceptgirobestand registreren vervallen. En in de Parameters Debiteuren (MDBPAR) is het onderdeel Acceptgirobestanden verwijderd.

Vanaf deze versie wordt het aanleveren van buitenlandse betaalopdrachten in de formaten ‘NL ING-2’ en ‘BE Money manager’ niet meer ondersteund. In de functie Banken (t.b.v. betalingen buiten SEPA-zone) (MBNKRK) zijn deze opties uit het veld Aanlevercode verwijderd. Alleen buitenlandse betaalopdrachten in het ‘BTL-91’ formaat worden nog ondersteund.

Met de functie Importeren Crediteurenbestand (VIMCRD) kunt u op basis van een ingevuld Excel-bestand nieuwe crediteuren aanmaken. In deze versie kunt u bij het inlezen van een nieuwe crediteur ook direct de IBAN-gegevens registreren. Het importsjabloon is met deze mogelijkheid uitgebreid. Op deze manier kunt u nieuwe crediteuren sneller aanmaken en hoeft u deze gegevens na het importeren niet meer handmatig toe te voegen. Wanneer u na de upgrade nieuwe crediteuren wilt gaan importeren raden wij u aan eerst een nieuw importsjabloon uit het systeem te downloaden.

Per 1 januari 2016 is het niet meer mogelijk om rechtstreeks bedragen te storten op de zogenoemde WKA-depots bij de Belastingdienst (ook wel g-rekening genoemd). In de functie Debiteuren (MDEBST) zijn daarom alle velden in het onderdeel Wet Keten Aansprakelijkheid verwijderd. In de praktijk werden deze velden niet gebruikt omdat van een debiteur doorgaans betalingen worden ontvangen. Het registreren van de WKA-gegevens bij een debiteur had dan ook geen toegevoegde waarde.

Met ingang van 20 november 2016 worden de Europese richtlijnen voor SEPA-incasso’s aangepast. Zo vervalt het onderscheid tussen de ‘eerste’ en ‘volgende’ incasso in een reeks. Dat geldt zowel voor de standaard Europese incasso (Core) als de zakelijke Europese (B2B) incasso. Alle doorlopende incasso’s kunt u dan aanleveren als type ‘volgend’ (RCUR).

Daarnaast gaat de termijn voor het insturen van alle standaard Europese (Core) incasso’s voor alle incassotypes terug naar één werkdag (D-1). In de praktijk kan het echter zijn dat de bank vereist dat u het een dag eerder aanlevert (net als nu). Dat geldt voor zowel de doorlopende als de eenmalige incasso.

Afwijkende invoerdatum banken

In de praktijk blijkt echter dat niet alle banken de datum van 20 november aanhouden. De Rabobank bijvoorbeeld voert de wijzigingen pas per 1 januari 2017 door voor haar klanten. En daarnaast houdt de Rabobank 2 werkdagen voor de aanlevering aan in plaats van 1 dag. Wanneer u werkt met incasso’s raden wij u dan ook aan bij uw bank te informeren hoe deze met de vereenvoudiging van de incassorichtlijnen omgaat.

Flexibele instelling toegevoegd

Gezien bovenstaande is ervoor gekozen om een flexibele instelling in de functie Banken (Euro-betalingen binnen SEPA-Zone) (MBNKST) toe te voegen. In het onderdeel Automatische incasso – SEPA is de checkbox SEPA-wijzigingen per 20-11-2016 effectueren toegevoegd.

Let op! Bij de upgrade van uw productieomgeving wordt dit veld automatisch geactiveerd. Wanneer uw bank de wijzigingen pas later doorvoert, dan kunt u deze instelling zelf tijdelijk uitzetten en de checkbox later, per de ingangsdatum bij uw bank, weer activeren.

Met de nieuwe instelling wordt aangestuurd dat in incassobestanden die vanaf 20 november (of vanaf een latere datum) worden aangemaakt, geen onderscheid meer wordt gemaakt tussen ‘eerste’ en ‘volgende’ incasso’s.

Opschonen systeem

De velden voor het bijhouden van eerste en volgende incasso-opdrachten blijven voorlopig nog in het systeem aanwezig, zoals bijvoorbeeld in de incassomachtiging die bij de debiteur is geregistreerd. Op termijn worden deze velden uit het systeem verwijderd. Dit kan echter pas worden doorgevoerd wanneer alle banken op de nieuwe werkwijze zijn overgegaan.

Wijzigen aanlevertermijn incasso’s

De wijziging in de aanlevertermijn van de incasso’s kunt u per de gewenste datum zelf doorvoeren in het veld Standaard Europees: minimum aantal werkdagen nodig voor uitvoering van een eerste/doorlopende opdracht (in het onderdeel Automatisch incasso – SEPA in de functie Banken – MBNKST). Dit kan overigens niet eerder dan 20 november om te voorkomen dat er per abuis incasso-opdrachten met een verkeerde aanlevertermijn ontstaan.

Er komt ook een aanpassing in de procedure voor het doorgeven van een gewijzigd IBAN. Nu is het nog zo dat als een rekeninghouder voor een incassomachtiging een nieuwe IBAN opgeeft die loopt bij een andere bank, een aanvullende code (SMNDA: Same Mandate New Debtor Agent) opgenomen wordt in het incassobestand, dat u bij de bank aanlevert. Dit is niet nodig als de nieuwe IBAN loopt bij dezelfde bank.

Per 20 november aanstaande krijgt de SMNDA-code een nieuwe betekenis: ‘Same Mandate with a New Debtor Account’. Dit is straks de indicatie dat er sprake is van een andere IBAN (bij dezelfde of bij een andere bank). De verwachting is dat hiermee het aantal storneringen vanwege IBAN-wijzigingen behoorlijk naar beneden gebracht kan worden. Ook deze aanpassing wordt door de nieuwe checkbox SEPA-wijzigingen per 20-11-2016 effectueren in de functie Banken (Euro-betalingen binnen SEPA-Zone) (MBNKST), onderdeel Automatische incasso – SEPA aangestuurd. Wanneer deze instelling in uw omgeving is geactiveerd worden nieuwe incassobestanden automatisch met de nieuwe bestandsopmaak aangemaakt.

Vanaf deze versie is het niet meer mogelijk om eenmalige incasso’s en incasso-opdrachten van het type ‘Eerste in doorlopende reeks’ in één incassobestand op te nemen. Hiervoor worden voortaan aparte incassobestanden gegenereerd. In de praktijk blijkt namelijk dat banken de aangeleverde eenmalige en ‘first’ incasso’s in twee aparte transactieregels terug meldt op het (elektronische) bankafschrift. Op deze manier kunnen de transactieregels bij het inlezen van het elektronische bankafschrift elk aan het ‘eigen’ incassobestand worden gekoppeld. Wanneer u – naast de doorlopende incasso-opdrachten – werkt met eenmalige incasso’s maakt u hiervoor dus een extra incasseerbaarstelling aan. Zodra de vereenvoudiging van de SEPA-incasso’s van kracht wordt, kunt u dan weer volstaan met twee typen incasseerbaarstellingen/incassobestanden (eenmalig en doorlopend).

In de functie Crediteuren (MKRDST) zijn in het onderdeel Initiële waarden inkoopfactuur twee nieuwe velden toegevoegd:

• Standaard afdeling: Hier kunt u invullen welke afdeling u default wilt aanbieden bij het aanmaken van regels in de inkoopfactuurverdeling (bij het doorboeken van een inkoopfactuur van de betreffende crediteur). Laat u dit veld leeg, dan wordt de afdeling van de inkoopfactuur gebruikt.
• Standaard kostendrager: Hier kunt u invullen welke kostendrager u default wilt aanbieden bij het aanmaken van regels in de inkoopfactuurverdeling (bij het doorboeken van een inkoopfactuur van de betreffende crediteur).

Het veld standaard kostendrager wordt overigens alleen in de crediteurgegevens getoond als in de Parameters Grootboek (MGBPAR) het veld Boeken met kostendragers is geactiveerd (in het onderdeel Detaillering boeking).

In de Parameters Projecten (MPRPAR) kunt u in het onderdeel Inkoopfacturen aangeven of u betrokkenen bij een project automatisch wilt laten toevoegen aan de autorisatieroute, wanneer een inkoopfactuur wordt doorbelast op het project. U kunt hierbij kiezen voor de rollen van Projectcontroller, Projectleider, Subprojectleider en Projectfaseleider.

In deze versie is de volgorde waarin de projectbetrokkenen in de autorisatieroute worden opgenomen, omgedraaid. Deze loopt nu van laag (projectfaseleider) naar hoog (projectleider). Wanneer u hierbij ook gebruik maakt van het fiatteren op volgorde wordt de inkoopfactuur pas aan de volgende betrokkene ter fiattering opgenomen wanneer de projectfaseleider de factuur heeft gefiatteerd, enzovoorts.

In de functie Inkoopfacturen (MINFKT) kunt u aangeven hoeveel externe uren gefactureerd zijn. Als dit aantal minder is dan het aantal uur van de urenregels, wordt nu automatisch een nieuwe urenregel aangemaakt voor de resterende uren. Voorheen gebeurde dit pas bij het Verwerken Inkoopurenmutaties (VUREXT). Deze verwerkingsfunctie mag/kan echter maar eenmaal per periode worden gedraaid. Nu gebeurt dit dus direct in de functie Inkoopfacturen. Hierdoor kunnen de resterende uren direct (zonder eerst een verwerking te moeten draaien) aan een andere inkoopfactuur worden gekoppeld. 

In de browser met de Elektronische Bankafschriften (MAFSCH) is een filter op Datum afschrift toegevoegd. Staat in de functie Banken (Euro-betalingen binnen SEPA-Zone) (MBNKST) ingesteld dat u de elektronische bankafschriften aflettert via het Algemeen boekingsprogramma (MALGBK)? Dan wordt via de shortcut Elektronisch bankafschrift het filter op Datum afschrift automatisch gevuld met de boekdatum van het bovenliggende boekstuk. Op deze manier wordt u erop attent gemaakt dat u alleen bankafschriften aan het boekstuk kunt koppelen met dezelfde boekdatum. Dit om problemen bij de verwerking van het boekstuk c.q. elektronische bankafschrift te voorkomen. Zodra het elektronisch bankafschrift aan het boekstuk is gekoppeld, wordt deze namelijk verwerkt en kan de boekdatum niet meer worden gewijzigd. 

n de functie Leveranciersassortimenten (MLEVAS) is het veld Voorgesteld artikelnummer toegevoegd. Hiermee kunt u voortaan al in het assortiment aangeven hoe u het artikelnummer wilt laten samenstellen.

In de functie Inkooporders (MIKORD) wordt het veld Inkoper voortaan niet meer automatisch gevuld als bij de crediteurstamgegevens geen inkoper is ingevuld.

In de browser met Orders (MORDER) is de actie Conceptfactuur genereren/afdrukken toegevoegd, waarmee u op een eenvoudige manier (alleen) de geselecteerde order kunt factureren. Daarnaast is de shortcut Conceptfactuur toegevoegd, zodat u de gegenereerde conceptfactuur direct vanuit de browser met orders kunt raadplegen en gereed melden. Op deze manier kunt u het factureringsproces direct vanuit de orders aansturen.

In de browser met Orders (MORDER) en Orderregels is de actie Order annuleren toegevoegd. Wanneer een order (gedeeltelijk) niet wordt geleverd, dan kunt u het restant van een order(regel) annuleren, waarbij het geannuleerde aantal wordt opgeslagen. Op deze manier blijven voortaan alle gegevens van een order beschikbaar.

Met de functie Transporten (MTRANS) beheert u de materieeltransporten van en naar de klant. In deze browser is een filter toegevoegd op Planningsdatum (van – t/m). Default wordt dit filter gevuld met de datum van vandaag (today). De acties 1 dag terug, Planningsdatum wijzigen en 1 dag vooruit zijn hiermee komen te vervallen.

Met de nieuwe filteroptie heeft u voortaan beter inzicht in de transportplanning voor meerdere dagen. Ook kunt u nu gemakkelijk een rapportage/snapshot samenstellen met de transporten die gepland zijn in een bepaalde periode.

In de functie Conceptfacturen (MCOLOG) is het voortaan mogelijk om het opdrachtnummer van de klant nog aan de conceptfactuur te kunnen toevoegen of wijzigen. Hiervoor is orders die aan de conceptfactuur zijn gekoppeld het veld Debiteurreferentie beschikbaar.

Via het prikbord kunt u op een snelle en gemakkelijke manier kennis delen. Het prikbord wordt helemaal onderaan het overzicht van een functie of pagina getoond. Op deze manier kunt u discussies direct bij de relevante functie of pagina voeren en volgen. De werking van het prikbord is vergelijkbaar met het prikbord/wall van Facebook.

Om uw gebruikers een beter overzicht te geven welke prikbordberichten zijn afgehandeld of nog verdere actie nodig hebben, zijn in deze versie diverse uitbreidingen en verbeteringen in het prikbord doorgevoerd. 

Nieuwe berichten hebben voortaan standaard de indicatie ‘ongelezen’ en worden gemarkeerd met een ‘ster’. Dit is een persoonlijk kenmerk: als meerdere gebruikers een prikbordbericht ontvangen, dan wordt per gebruiker bijgehouden wie het bericht gelezen heeft. U kunt een bericht zelf met een nieuwe actie markeren als gelezen (of een bericht bewust weer markeren als ongelezen). Dit is een handmatige actie die u zelf kunt uitvoeren.

Wanneer een persoon een reactie onder een bericht plaatst, wordt dit bericht op het prikbord van deze gebruiker automatisch als ‘gelezen’ aangemerkt. Bij de andere personen in de conversatie (o.a. de verzender van het oorspronkelijke bericht en de eventuele volgers) wordt het bericht door het plaatsen van deze reactie dan automatisch weer op ‘ongelezen’ gezet. De (on)gelezen markering is overigens bij het eerste bericht in de conversatie opgenomen en wordt niet bij de individuele reacties vastgelegd, ook omdat het prikbord alleen de laatste 2 reacties onder een bericht toont. En op deze manier kunt u gemakkelijk met één handeling de gehele conversatie als (on)gelezen markeren.

In het prikbord is een nieuwe actieknop Alleen ongelezen opgenomen, waarmee u snel en gemakkelijk kunt filteren op alle ongelezen berichten. Als u dit filter activeert, verschijnt automatisch de actieknop Markeer alle berichten als gelezen waarmee u de status van alle berichten eventueel in een keer naar ‘gelezen’ kunt omzetten.

Via de ‘notifier’ in de metabar boven in het scherm blijft u op de hoogte van nieuwe berichten en reacties die aan u zijn gestuurd. Of in sociale groepen waarvan u onderdeel uitmaakt. In deze notificatie worden voortaan alleen de nieuwe ongelezen berichten geteld (en niet meer de ontvangen waarderingen).

In het pulldown-menu wordt een korte preview van de eerste vijf berichten op het prikbord weergegeven. Ongelezen berichten hebben hier voortaan een grijze achtergrond; gelezen berichten worden met een witte achtergrond getoond.

Verder zijn er twee extra opties toegevoegd aan het pulldown-menu van de notifier: Ongelezen berichten en Op te volgen berichten.

Via een klik op een van deze opties start u uw persoonlijke prikbord waarbij direct het filter geactiveerd is op respectievelijk alle Ongelezen berichten of alle Op te volgen berichten. Wanneer u kiest voor Ongelezen berichten is automatisch dit filter op het prikbord geactiveerd. U kunt vervolgens zelf handmatig aangeven welke berichten u als gelezen wilt markeren.

Voorheen werden alle berichten automatisch als gelezen aangemerkt zodra de notifier werd aangeklikt. Ook de berichten die u misschien nog niet bekeken had. Hierdoor werden in de praktijk regelmatig (nieuwe) berichten gemist. Daarom is ervoor gekozen om de gebruiker zelf aan te laten geven of een bericht gelezen is. Met de actieknop Markeer alle berichten als gelezen kunt u de status van alle berichten eventueel in een keer naar ‘gelezen’ omzetten.

Berichten en reacties kunnen ook per e-mail worden toegestuurd. Dit kunnen gebruikers in de Gebruikersinstellingen (MGBINS) aanvinken (wanneer zij hiervoor geautoriseerd zijn). In het e-mailbericht is een directe link naar het prikbordbericht opgenomen.

In deze versie is de tekst van deze link gewijzigd naar Reageer op dit bericht. Daarnaast is de link ook onderin het e-mailbericht toegevoegd. Via een klik op de link kan de gebruiker rechtstreeks naar het bericht op het prikbord navigeren. Is de gebruiker al ingelogd in de omgeving? Dan hoeft deze voortaan niet meer opnieuw in te loggen en komt rechtstreeks op de juiste locatie in het prikbord terecht.

Bent u contactpersoon voor de AllSolutions supportdesk? Dan kunt u vanaf medio november ook direct vanuit een ontvangen e-mailbericht naar het prikbord bij de supportmelding navigeren wanneer u bent ingelogd in het AllSolutions klantportal.

Bij de Parameters Projecten (MPRPAR) stelt u in of u in de calculatie en/of realisatie van projecten met tariefafspraken wilt werken. Met tariefafspraken kunt u de functies van medewerkers ‘vertalen’ naar functies die commercieel gezien meer aanspreken of vastleggen in een of meer prijstabellen. In de functie Tariefafspraken (MTEMPL) is een nieuwe actie Gehele tariefafspraak kopiëren toegevoegd waarmee u de voltallige gegevens van een tariefafspraak (dus inclusief de prijslijsten en de tariefcodes) kunt kopiëren. Met deze actie kunt u voortaan sneller en gemakkelijker een nieuwe tariefafspraak aanmaken.

Wanneer de module Onderwijsbegeleiding is geactiveerd, heeft u de mogelijkheid om op projectniveau (besteedbare) subsidies vast te leggen. Daarna kunt u bij de subprojecten aangeven of deze deels of geheel uit subsidie worden betaald. In de functie Projecten (MPROJE) is de nieuwe actie Besteedbare subsidies verwerken toegevoegd. Met deze actie kunt u voortaan direct vanuit het geselecteerde project de subsidiebedragen verwerken.

Met de functie Verwerken Toegekende Subsidies (VTKSUB) kunt u de subsidiebedragen verwerken die zijn toegekend aan projecten. Hierbij worden journaalposten aangemaakt en vindt de volgende boeking plaats:

• Van besteedbare subsidies
• Aan toegekende subsidies

In de browsers met Projecten (MPROJE) en Subprojecten (MPRSUB) is de nieuwe actie Toegekende subsidies verwerken toegevoegd. Met deze actie kunt u voortaan ook direct vanuit het geselecteerde project de toegekende subsidiebedragen verwerken.

In de functie Informatie Projectfacturen (IPRFAK) is een nieuwe kolom en databaseveld Bedrag korting toegevoegd. Op deze manier heeft u een beter inzicht op basis van welke bedragen het factuurtotaal is opgebouwd.

In de functie Inkoopfacturen (MINFKT) kunt u aangeven hoeveel externe uren gefactureerd zijn. Als dit aantal minder is dan het aantal uur van de urenregels, wordt nu automatisch een nieuwe urenregel aangemaakt voor de resterende uren. Voorheen gebeurde dit pas bij het Verwerken Inkoopurenmutaties (VUREXT). Deze verwerkingsfunctie mag/kan echter maar eenmaal per periode worden gedraaid. Nu gebeurt dit dus direct in de functie Inkoopfacturen. Hierdoor kunnen de resterende uren direct (zonder eerst een verwerking te moeten draaien) aan een andere inkoopfactuur worden gekoppeld. De functie Verwerken Inkoopurenmutaties (VUREXT) is hierop aangepast.