NGO’s bereiden in de proposal-fase soms al het gehele project, subproject en projectfase voor. Na het succesvol afsluiten van het proposal kan deze dan gemakkelijk gepromoveerd worden tot actief project.
Om dit proces te verbeteren is in het formulier van de projectfase (bij het proposal) het veld Jaar (mo08.jaar) toegevoegd. Bij het tot opdracht verklaren van de offerte/proposal wordt de waarde van dit veld overgenomen naar het veld Jaar (pr03.jaar) in de projectfase van het actieve project. En daarbij wordt voortaan ook gecontroleerd of het veld bij het proposal inderdaad gevuld is. Is dit (nog) niet het geval, dan volgt een melding om de gebruiker hierop te attenderen.