Nieuw! Via Budget lines ‘outcomes’ en ‘results’ vastleggen (NGO)

In deze versie is functionaliteit toegevoegd om te kunnen werken met budget lines. Dit is een extra niveau onder de voorcalculatie. Je kunt deze gebruiken om van tevoren budgetten te definiëren en deze te monitoren. En daarmee de ‘outcomes’ en ‘results’ goed terugkoppelen aan je donoren.

In de Parameters Projecten (MPRPAR) kun je aangeven of je van deze functionaliteit gebruik wilt maken. Hier is in het onderdeel IATI / ProMEva het veld Budget lines toegevoegd. Als je deze instelling activeert, heb je bij de projectfasen en de estimate items de beschikking over de shortcut Budget lines.

Als eerste kun je in de nieuwe functie Budget line codes (MBDGTL) de gewenste budget lines toevoegen, eventueel gebundeld per fund. Zorg ervoor dat je hier ook een neutrale budget line code voor ‘to be determined’ toevoegd. Deze voeg je vervolgens bij de Parameters Projecten (MPRPAR) toe in het veld Default budget line. Op deze manier zorg je ervoor dat het systeem altijd een budgetline kan bepalen. Zo sluit het totaal van je budget lines altijd aan bij je voorcalculatie.

Daarna kun je bij de Subsidiesoorten (Funds) (MSBSRT) via de shortcut Budget lines de gewenste mapping vastleggen.

Voor het vastleggen van budget lines bij de voorcalculatie zijn er drie varianten:

1. Activiteiten

Voor activiteiten kun je per deeltaak budget lines vastleggen. Dit doe je door het invoeren/bewerken van de calculatieregel. Via de shortcut Budget lines kun je de gekoppelde gegevens inzien.

2. Kostencomponent specifiek voor partnerbetalingen

In de Parameters Projecten (MPRPAR) kun je een centrale Kostencomponentcode voor partnerbetalingen vastleggen. Budget lines voor deze component leg je dan vast via de shortcut Budget lines bij de betreffende kostencomponent. Via deze shortcut kun je de partnerbetalingen dan ook verdelen over meerdere budget lines.

3. Alle andere reguliere componentsoorten

Dit zijn bijvoorbeeld kostencomponenten, artikelen, materiaalcomponenten en interne leveringscomponenten. Hierbij kun je elk component in de voorcalculatie aan één budget line koppelen.

Verder is bij de Projectgroepen (MPRGRP) het veld Status wijzigen bij aanpassing budget lines toegevoegd. Als dit veld ‘aan’ staat, gaat de status van een budget line naar ‘gewijzigd’ zodra een verdeling van de budget lines wordt aangepast. Deze wijziging kan dan via het afdrukken van de opdrachtbevestiging definitief worden doorgevoerd. Op deze manier is er een extra accordering mogelijk bij het aanpassen van budget lines (vier-ogen-principe).

Deze informatie behoort tot de volgende release(s): 20.0.01