Nieuw! Opschonen van geregistreerde documentgegevens

Via de functie Formulieren (MFORMC) stuur je onder meer aan welke sjablonen worden gebruikt bij het afdrukken van diverse (automatisch gegenereerde) documenten uit het systeem. En of de gegenereerde documenten worden gearchiveerd. In deze functie wordt verder voor elk afgedrukt en gearchiveerd document vastgelegd welke velden van het sjabloon hierbij worden gebruikt en welke gegevens vanuit deze velden op het document zijn afgedrukt. Op deze manier kun je achteraf nog raadplegen waarom bepaalde gegevens wel/niet zijn afgedrukt en/of een document eventueel herafdrukken.

Als documenten worden gearchiveerd, worden de bijbehorende documentgegevens (documentsets, documenten, kopvelden, regels) vaak onbeperkt bewaard. Dit terwijl de ervaring is dat deze gegevens na een bepaalde periode niet meer worden geraadpleegd. Ook de behoefte om een document eventueel opnieuw af te drukken is na een bepaalde termijn niet meer van toepassing.

Wanneer vanuit een omgeving veel (grotere) documenten worden gegenereerd, zorgt dit bovendien ervoor dat de database steeds groter wordt. En wanneer je al langer met AllSolutions werkt, is er inmiddels een uitgebreid archief opgebouwd met documentgegevens die jaren terug gaan, maar niet of nooit meer worden geraadpleegd.

Daarom is in deze versie in de functie Formulieren (MFORMC) in het onderdeel Opschoning het veld Aantal maanden waarna documentgegevens verwijderd worden toegevoegd. (Dit onderdeel wordt getoond als het archiveren van documenten is geactiveerd.) Op deze manier kun je voortaan instellen hoe lang de documentgegevens bewaard moeten blijven en wanneer deze mogen worden verwijderd.

 Let op! Vul je in het nieuwe veld geen periode in, dan worden de documentgegevens na het afdrukken direct uit de database verwijderd en is herafdrukken van de betreffende documenten niet mogelijk! Het verwijderen van de documentgegevens wordt in de nachtelijke batchverwerking uitgevoerd.

We raden aan om na de upgrade het opschonen van de documentgegevens voor de gearchiveerde documenten in te stellen. Dit komt de performance van de omgeving ten goede!

Goed om te weten: Het gaat hier ALLÉÉN om het opschonen van de geregistreerde documentgegevens (documentsets/documenten/kopvelden/regels). De gegenereerde documenten worden met deze nieuwe opschoningsinstellingen NIET verwijderd. Hoe lang de documenten zelf in de omgeving worden bewaard, geef je aan in dezelfde functie (MFORMC) met het veld Aantal maanden documenten bewaren in archief (in het onderdeel Archivering). De na deze periode verwijderde documenten kunnen dan eventueel nog teruggezet worden vanuit de functie Verwijderde Bestanden (MBACUP).

In de Parameters Document Management (MBDPAR) stel je in hoe lang verwijderde bestanden fysiek in het archief worden bewaard (in het onderdeel Automatische verwijdering).

Deze informatie behoort tot de volgende release(s): 12.0.06