In deze versie is de mogelijkheid om cursussen online te betalen via iDEAL, creditcard of PayPal toegevoegd. Dit werkt in principe hetzelfde als de online betalingen die via de webwinkel mogelijk zijn. De elektronische betalingen worden ook hierbij afgehandeld door ICEPAY, een Payment Service Provider die online betalingen verzorgt voor derden.
Wanneer je gebruik wilt maken van deze optie ga je allereerst een overeenkomst aan ICEPAY. (Aan het gebruik van ICEPAY zijn kosten verbonden.) De accountgegevens die je van ICEPAY ontvangt (Merchant ID, Secret code), vul je vervolgens in in de functie Websites (MWPSTS) (in het onderdeel Online betalen: ICEPAY). (Heb je voor de webwinkel al een overeenkomst met ICEPAY, dan kun je deze overeenkomst nu dus ook gebruiken voor het online laten betalen van cursussen.)
Activeren van online betalingen voor cursussen
In de Parameters Projecten (MPRPAR) geef je in het nieuwe onderdeel Online aanmeldingen – betaalwijzen de standaardwaarden aan van de betaalopties die je wilt gebruiken. Ook geef je hier in het onderdeel Dagboeken aan in welk dagboek je de online betalingen wilt registreren en verwerken. Het is verplicht om hiervoor een apart dagboek (van het type ‘kasboek’) te gebruiken. Gebruik je al een dagboek (kasboek) voor online betalingen in de webwinkel? Dan kun je dit dagboek ook voor de online betalingen van de cursussen gebruiken.
Aanbieden van online betalingen op maat per cursus
Bij het aanmaken van een nieuwe cursus worden default de betaalwijzen vanuit de projectparameters overgenomen, maar kun je deze gegevens wijzigen. Bij de Cursussen (MCURSU) vind je dan ook een vergelijkbaar onderdeel Online aanbod cursussen – betaalwijzen terug waarbij je per cursus de gewenste betaalopties kunt instellen. Dit geeft je de mogelijkheid om flexibel met de online betaalopties om te gaan. Vanuit de projectparameters kun je bijvoorbeeld alle online betaalopties activeren en deze instellingen vervolgens op maat per cursus aanpassen. Bij de online aanmelding voor de cursus kan de deelnemer vervolgens direct elektronisch betalen. Dit werkt op dezelfde manier als bij de webwinkel.
Genereren/afdrukken van conceptfacturen die online zijn betaald
Bij een online betaling wordt de factuur op dezelfde manier afgedrukt als voor een deelname die nog niet is betaald. In de functie Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VKONCO) is daarom een selectieveld Afdrukken van toegevoegd. Dit geeft je de mogelijkheid om te kiezen welke facturen je wilt afdrukken:
- Alleen reguliere facturen
- Alleen online betaalde facturen
- Alle facturen
Het is aan te raden om de facturen voor online betaalde cursussen zo snel mogelijk te genereren en te verwerken. De persoon die zich heeft aangemeld en online heeft betaald, verwacht immers vrij snel de factuur als bevestiging van zijn betaling. Bijkomend punt is dat pas na het factureren bij de deelnemer eventuele wijzigingen die van invloed zijn op het cursusbedrag, doorgevoerd kunnen worden.
Het is mogelijk om bij online betaalde facturen een specifieke tekst op de factuur te laten afdrukken. Zodat het voor de ontvanger van de factuur duidelijk is dat hij het deelnamebedrag al via een online betaling heeft voldaan. Hiervoor maak je in de functie Betalingscondities (MBETKN) een aparte betalingsconditie voor de online betalingen aan. Welke betalingsconditie het betreft, geef je vervolgens aan bij de Websites (MWPSTS) in het veld Betalingsconditie bij online betaling (in het onderdeel Webwinkel: defaultwaardes).