Nieuw: Autorisatieroutes en mandatenregistratie uitgebreid naar Verplichtingen

In deze versie is de functionaliteit voor autorisatieroutes en mandaten uitgebreid naar de module Verplichtingen. Hierbij kunt u nu een verplichting ter fiattering aan medewerkers aanbieden op volgorde van de gekoppelde fiatteringsroute. Daarnaast is de mandatenregistratie hierop uitgebreid. Via de Parameters Verplichtingen (MGVPAR) kunt u aangeven of u bij de verplichtingen het fiatteren op volgorde en/of de mandaten wilt gebruiken. Onder het kopje ‘Procesgang’ zijn hiervoor de velden ‘Controle mandaat’ en ‘Fiatteren op volgorde’ toegevoegd.

Wij raden u aan om alle functies die bij deze uitbreiding betrokken zijn, tijdens de acceptatiecheck goed te controleren, ook als u alleen het fiatteren (op volgorde) bij de inkoopfacturen gebruikt.

Vastleggen van mandaten

In de functie Mandaten per Medewerker (MMANDA) kunt u vervolgens instellen waarvoor het vastgelegde mandaat van toepassing is. U heeft hierbij de keuze uit:

  1. Zowel inkoopfacturen als verplichtingen
  2. Alleen inkoopfacturen
  3. Alleen verplichtingen

Wanneer u een optie voor verplichtingen (1 of 3) selecteert, heeft u hierna de mogelijkheid om vast te leggen voor welk type verplichtingen het mandaat geldig is:

  1. Met en zonder bestemming
  2. Zonder bestemming
  3. Met bestemming

Per medewerker kunt u dus voor verschillende situaties verschillende mandaten vastleggen.

Wanneer u een mandaatbedrag van 0,00 ingeeft, heeft de medewerker een onbeperkt mandaat. Bij elk mandaat kunt u eveneens een Fiatteur bij overschrijding vastleggen. Dit is de persoon die moet mee fiatteren zodra het totaalbedrag van de inkoopfactuur het mandaatbedrag van de medewerker overschrijdt. Hierbij controleert AllSolutions of de ingevulde fiatteur bij overschrijding voldoende mandaat heeft. U kunt bij overschrijding van het mandaatbedrag ook een autorisatieroute laten volgen. In dit geval vult u de gewenste Autorisatieroute bij overschrijding in.

U kunt een mandaat ook voor een afgebakende periode actief laten zijn. Vult u hiervoor niet alleen de ingangsdatum van het mandaat, maar ook de gewenste einddatum in.

Bij wijziging van een mandaat kunt u voor de betreffende medewerker een nieuw mandaat invoeren. Bij het al aanwezige mandaat van deze medewerker wordt dan automatisch de einddatum ingevuld. Op deze manier kunt u de mandaathistorie behouden en achteraf raadplegen.

In de functie Mandaat Per Medewerker (MMANDA) toont AllSolutions alleen de actieve mandaten. Via het filter kunt u de niet-actieve mandaten altijd weer in beeld brengen. Om het beheer van de mandaten te vergemakkelijken zijn in deze browser ook diverse filters beschikbaar.

Het aanmaken van verplichtingen

Bij het aanmaken van een verplichting (MVERPL) kunt u deze – naar keuze – koppelen aan een Fiatteur of een Fiatteringsroute (of beide). Net als bij het aanmaken van een inkoopfactuur worden beide velden default gevuld met deze gegevens wanneer deze in de crediteur stamgegevens (MKRDST) zijn vastgelegd. Bij koppeling van een fiatteur wordt op basis van het bedrag van de verplichting gekeken welke Fiatteurs bij overschrijding c.q. welke Autorisatieroute bij overschrijding moet worden toegevoegd. Hierbij wordt eveneens gecontroleerd of alle medewerkers in de autorisatieroute voldoende mandaat hebben.

In de browser met de verplichtingen kunt u via de shortcut Fiatteringsroute de fiatteringsroute aanmaken, inzien of wijzigen. Wanneer u gebruik maakt van het fiatteren op volgorde kunt u in dit scherm via de editbrowser de volgorde in de route op een gemakkelijke manier aanpassen. Via de actie Bewerken kunt u zowel de volgorde, als de in de route opgenomen medewerkers wijzigen. Bij het gereed melden van de verplichting wordt dan, op basis van het verplichtingsbedrag, eveneens gekeken of er Fiatteurs bij overschrijding c.q. een Fiatteringsroute bij overschrijding moet worden toegevoegd.

Verplichtingen fiatteren

Met de nieuwe functie Fiatteren Verplichtingen per Medewerker (MFVPMW) kunnen medewerkers in een fiatteringsroute verplichtingen controleren en fiatteren.

Zodra alle medewerkers in de bijbehorende fiatteringsroute de verplichting hebben gefiatteerd, krijgt de verplichting de status Gefiatteerd en kan het bestelproces worden vervolgd. In welke volgorde bovengenoemd proces precies verloopt, is afhankelijk van de instellingen in de Parameters Verplichtingen (MGVPAR).

Verplichtingen afkeuren

Personen in de fiatteringsroute kunnen verplichtingen ook afkeuren met de actie Wel/niet afkeuren in de functie Fiatteren Verplichtingen per Medewerker (MFVPMW). Hierbij legt u de reden van de afkeuring vast en kunt u deze mailen naar de medewerker die de verplichting heeft aangemaakt. De verplichting wordt hiermee geregistreerd als Afgekeurd = Ja. Door nog een keer op dezelfde actie te klikken maakt u het afkeuren ongedaan. In de functie Verplichtingen (MVERPL) kunt u eventueel aanvullend filteren op de afgekeurde verplichtingen. Het veld dat de status van de eventuele afkeuring (gv03.afgekeurd) aangeeft, kunt u zelf aan uw weergaven toevoegen.

Via de shortcut Verloop worden overigens alleen de statuswijzigingen van de verplichting zelf getoond. De fiattering of afkeuring van de afzonderlijke personen zijn hier niet zichtbaar. Met de shortcut Fiatteringsroute kunt u per persoon raadplegen op welk moment de verplichting door hem/haar voor het laatst is gefiatteerd of afgekeurd. Deze werking is vergelijkbaar met de inkoopfacturen.

Afgekeurde verplichting opnieuw ter fiattering aanbieden

Op het moment dat de opmerking ten aanzien van de afkeuring is afgehandeld, is het mogelijk om vanuit de browser met de Fiatteringsroute de verplichting opnieuw ter fiattering aan te bieden (met de gelijknamige actie). De verplichting verschijnt dan bij de fiatteur automatisch weer in de te fiatteren lijst. In de browser met de Fiatteringsroute wordt de afkeurdatum/-tijd bij de medewerker weggehaald.

De opmerking die bij het afkeuren is ingevoerd, wordt hierbij niet verwijderd. Op deze manier kan de medewerker terugzien waarom hij/zij de verplichting in een eerder stadium heeft afgekeurd en controleren of dit is afgehandeld. Wanneer de medewerker de verplichting vervolgens fiatteert, wordt de opmerking wel verwijderd. Ook deze werking is vergelijkbaar met de inkoopfacturen.

Deze informatie behoort tot de volgende release(s): 11.0.04