Mailingfunctionaliteit verbeterd en uitgebreid

Vanuit AllSolutions kunt u mailings aan uw relatie versturen, zowel per brief als per e-mail. Zoals al aangekondigd op de AllUser gebruikersbijeenkomst in mei jl. is in deze versie de mailingfunctionaliteit op een groot aantal punten verbeterd. Zo is de mailingfunctie uitgebreid met een groot aantal basismogelijkheden om relaties voor een mailing te kunnen selecteren. Hiervoor was voorheen vaak een aanvullende selectie nodig, die geprogrammeerd moest worden. Dit is in de nieuwe opzet van de mailingselectie voor het grootste gedeelte niet meer nodig.

In deze versie zijn alle mailingfuncties omgebouwd en een groot aantal velden verplaatst. In het hoofdrecord legt u voortaan de basisgegevens van de mailing vast (o.a. datum, mailingwijze, etc.). In de onderliggende regels geeft u vervolgens aan welke selectiecriteria u voor de mailing wilt gebruiken. Dit alles met als doel de mailingfunctie overzichtelijker te maken en om ervoor te zorgen dat u mailingadressen beter en gemakkelijker kunt selecteren. Op deze manier kunt u stapsgewijs en gebruiksvriendelijk toewerken naar de juiste doelgroep voor uw mailing.

In deze release notes leest u een beknopt overzicht van de gewijzigde functies. Voor een uitgebreide uitleg is een nieuwe Handleiding Mailings in AllSolutions voor u beschikbaar die u hier kunt downloaden.

Wanneer u de mailingfunctie gebruikt, raden wij u aan om alle functies die bij deze uitbreiding betrokken zijn tijdens de acceptatiecheck goed te controleren! Daarnaast geven wij u in het upgradeproces extra tijd om de mailings te testen. Bij eventuele vragen is uw consultant beschikbaar om u bij het upgradeproces te ondersteunen.

Mailing-run aanmaken en selectiecriteria definiëren

In de functie Mailing-runs (MMAILP) beheert u de mailings en genereert u een lijst van mailingadressen. Via de shortcut Mailingselecties geeft u de selectiecriteria op waaraan de relaties moeten voldoen om geselecteerd te worden voor de mailing.

U kunt hier voortaan meerdere mailingselecties in een mailing-run uitvoeren. In elke selectie die u definieert, kunt u aangeven of u relaties aan de mailing wilt toevoegen of juist weer uit het resultaat wilt verwijderen. En bij elke mailingselectie kunt u vervolgens ook weer een selectie op mailingcodes en/of contributiegroepen aan uw selectiecriteria toevoegen of een aanvullende selectie. De relatie moet aan de opgegeven criteria voldoen om geselecteerd (of juist gedeselecteerd) te worden voor de mailing.

Daarbij zijn de basisselecties uitgebreid met diverse extra selectiemogelijkheden op basis van de subadministraties. En het is nu mogelijk om in de basisselectie al een selectie op mailingcodes en contributiegroepen in te stellen.

Verder zijn de diverse invulschermen nu opgebouwd met zogenaamde dynamische velden. Dit betekent dat, zodra u een optie selecteert, de bijbehorende invulvelden geopend worden in uw scherm. Op deze manier blijven de invulschermen overzichtelijk en ziet u alleen die velden in het scherm die voor uw mailing-run relevant zijn.

Tip! Raadpleeg de helpteksten in het invulscherm voor meer informatie over de in te vullen velden en voorwaarden.

Mailingadressen genereren

Bij het genereren van de mailing worden de aanwezige mailingselecties op volgorde uitgevoerd. Op basis van het volgnummer worden de geselecteerde relaties aan de mailingadressen toegevoegd dan wel verwijderd. Een mailingselectie voor het verwijderen van relaties wordt uitgevoerd op de relaties die tot en met de betreffende mailingselectie (op basis van het volgnummer) zijn geselecteerd.

Op basis van de door u ingevulde selecties kan het systeem om een peildatum vragen. Op basis van welke datum wilt u bijvoorbeeld de selecties op het lidmaatschap laten uitvoeren? Het systeem gebruikt deze peildatum om te bepalen welke relaties op dat moment aan de selectiecriteria voldoen. Laat u het veld met de peildatum leeg, dan wordt altijd de datum van vandaag gebruikt.

Het genereren van de mailingadressen kunt u eventueel ook starten vanuit het scherm met de mailingselecties of het scherm met de mailingadressen.

Mailing-run uitvoeren

Vanuit de Mailing-runs (MMAILP) kunt u met de mailing uitvoeren met de gelijknamige actie. Afhankelijk van de in de mailing-run opgegeven uitvoerbestemming worden één of meerdere bestanden (brieven, etiketten, mergebestand) gegenereerd of de e-mails direct vanuit het systeem verzonden. Wanneer u een koppeling met een e-mailmarketing pakket gebruikt, worden de adresgegevens met deze handeling naar het gekoppelde pakket verstuurd.

Naar keuze kunt u bij het uitvoeren van de mailing-run ook de mailingadressen (opnieuw) laten genereren, op basis van de opgegeven selectiecriteria. Bijvoorbeeld wanneer u de maling-run versneld wilt uitvoeren. Wanneer bij de mailing-run al relaties/adressen als eerder selectieresultaat aanwezig zijn, dan worden deze bij het opnieuw genereren van de mailing-run overschreven (en daarmee automatisch verwijderd).

Bij het uitvoeren van de mailing-run kunt u voortaan zelf ervoor kiezen om deze direct gereed te melden. De status van de mailing-run gaat hiermee dan naar Gereed en tegelijkertijd wordt bij elke relatie binnen de selectie deze mailing geregistreerd. Dit kunt u in de diverse browsers nazien via de shortcut Mailing-runs. Let op! Wanneer een mailing-run is gereed gemeld kunt u de gegevens van de mailing (bijvoorbeeld de selectiecriteria) niet meer wijzigen. Met de actie Wel/niet gereedmelden kunt u de mailing overigens ook handmatig gereed melden. Door nogmaals op deze actie te klikken maakt u het gereed melden eventueel weer ongedaan.

Mailing per e-mail

Bij het uitvoeren van een e-mail mailing kunt u het e-mailformulier opgeven dat u wilt gebruiken. Het e-mailformulier vormt het sjabloon voor de uiteindelijke e-mail die naar de relatie wordt verzonden. In de functie E-mailformulieren (MFORMM) beheert u de gegevens van de e-mailformulieren

Het is voortaan voldoende om alleen een HTML e-mailsjabloon voor mailings vast te leggen. Bij het versturen van een mailing per e-mail voegt het systeem voortaan automatisch een tekstversie van het sjabloon toe.

Een schematisch overzicht van de nieuwe structuur van de mailingfunctie:

Handige extra opties

Mailing versneld uitvoeren
Wanneer het een kleine mailing betreft of het gaat om een eenvoudige selectie, dan kunt u de mailing ook versneld uitvoeren. Na het aanmaken en definiëren van de mailing-run kunt u nu ervoor kiezen om de mailing-run direct uit te voeren. Hierbij heeft u de mogelijkheid om de mailingadressen direct te laten genereren, op basis van de opgegeven selectiecriteria. Het controleren van de geselecteerde relaties slaat u hierbij dus over.

Mailing genereren en uitvoeren vanuit diverse schermen
Het genereren van de mailingadressen en het uitvoeren van de mailing-run kunt u niet alleen starten vanuit het hoofdscherm van de Mailing-runs (MMAILP). Naar keuze kunt u deze ook starten vanuit de onderliggende schermen met de mailingselecties of het scherm met de mailingadressen (toegankelijk via de gelijknamige shortcuts. Dit scheelt u extra kliks.

Mailinguitvoer opnemen in Program Batch Jobs
Vanaf deze versie is het mogelijk om het Uitvoeren van de Mailing-runs (PMAMER) direct vanuit het menu of via het zoekveld in de metabar te starten. Dit geeft u ook de mogelijkheid om deze functie in de Program Batch Jobs (MJOBNR) op te nemen. Op deze manier kunt u mailing-runs die u op reguliere basis wilt uitvoeren, op vaste dagen en tijdstippen ‘schedulen’.  Bijvoorbeeld om dagelijks de bijgewerkte gegevens van uw relaties naar uw externe e-mailmarketing pakket te versturen.

Combinatiemailing van zowel post als e-mail mogelijk
Vanaf deze versie kunt u ook een combinatiemailing doen waarbij u in één mailing-run een deel van de mailing per post verstuurd en het andere deel per e-mail. Bij relaties waarbij een e-mailadres in het systeem aanwezig is, wordt de mailing dan per e-mail verstuurd. Overige relaties (waarbij geen e-mailadres aanwezig is of waarbij het veld mailingwijze op Alleen per post is ingesteld) worden ingedeeld in het postgedeelte. Bij het controleren van de geselecteerde mailingadressen kunt u de automatische indeling eventueel nog wijzigen.

Ook hierbij kunt u aangeven of u de e-mails vanuit AllSolutions zelf of vanuit een gekoppeld e-mailmarketing pakket (Tripolis Dialogue of MailPlus) wilt versturen. Wanneer u het e-mail gedeelte vanuit vanuit AllSolutions wilt versturen, worden bij het uitvoeren van de mailing zowel brieven als e-mails als output gegenereerd. Wanneer u voor het e-mailgedeelte gebruik maakt van de koppeling met een e-mailmarketing pakket, worden bij het uitvoeren van de mailing voor het gedeelte per post brieven gegenereerd. Voor het e-mailgedeelte worden de adresgegevens dan naar het gekoppelde pakket verzonden.

Deze informatie behoort tot de volgende release(s): 11.0.05