Nieuw! Externe reminders versturen voor openstaande acties bij subproject

Diverse functies in AllSolutions bieden je de mogelijkheid om acties vast te leggen, bijvoorbeeld bij de subprojecten. Op deze manier verlopen deze centraal via het systeem en houd je er grip op. Zo kunnen mensen, bronnen en tijd effectief worden ingezet.

In de actie kun je vastleggen wie verantwoordelijk is voor de actie:

  • Wij – de actie ligt bij de in de actie opgegeven medewerker
  • Zij – de actie ligt bij de externe organisatie.

Tot nu toe was het alleen mogelijk om via een alert de interne medewerker op het uitvoeren van de actie te attenderen. Vanaf deze versie is het mogelijk – bij acties die aan een subproject zijn gekoppeld – een reminder te sturen als de actie bij de externe relatie ligt.

Welke reminders je wilt versturen en het moment waarop dit gebeurt, leg je vast via de shortcut Reminderkalender in de functie Actiecodes (MAKTIE). Hierbij kun je opgeven hoeveel dagen voor de actiedatum of na afloop van de actiedatum je de reminder wilt laten versturen. En via de shortcut Vertalingen kun je voor elke reminder een vertaling vastleggen.

De actie reminder wordt per e-mail verstuurd naar de contactpersonen die bij het subproject zijn vastgelegd. Bij deze contactpersonen kun je zelf instellen of er reminders moeten worden verstuurd met de nieuwe velden Mailen reminder naar eerste/tweede contactpersoon. (Deze velden worden getoond zodra er bij een actie reminders zijn vastgelegd.)

Naar keuze kun je ook een document laten meesturen met de e-mail reminder. Denk bijvoorbeeld een formulier dat moet worden ingevuld en geretourneerd. In de reminder geef je aan op basis van welke formuliercode dit document gegenereerd moet worden.

Hiervoor kun je in de functie Formulieren (MFORMC) een eigen formuliercode aanmaken en inrichten. En een koppeling maken met een eigen AUTO-sjabloon (MFORMA) dat je in AllSolutions upload. En hier kun je natuurlijk ook per afdeling en/of per taalcode een apart sjabloon inrichten.

Tip! We raden aan om voor de formuliercodes die je zelf gaat toevoegen, een numerieke codering te gebruiken of een combinatie van cijfers en letters (alfanumeriek).

Via de functie Versturen Actiereminders Subprojecten (VARSUB) worden de e-mail reminders verstuurd. We raden je aan om deze functie één keer per dag te laten uitvoeren via de Program Batch Jobs (MJOBNR).

Bij het verzenden van de e-mail reminder wordt de taalcode gebruikt die bij de partner of debiteur van het subproject staat geregistreerd (in de module CRM). En natuurlijk worden er alleen reminders verstuurd als de actie nog niet is afgesloten.

Deze informatie behoort tot de volgende release(s): 22.0.07