Documenten verplaatsen naar Google Drive

Werkt u met G Suite (Google for Work)? Dan is het vanaf deze versie mogelijk om documenten, die tot nu toe in AllSolutions werden gearchiveerd, snel en gemakkelijk naar de Google Drive over te zetten. Bijvoorbeeld omdat u op één locatie het overzicht wilt houden van alle documenten die bij een record aanwezig zijn. Of omdat u via Google samen met collega’s in de bestanden wilt samenwerken.

In de browser met documenten is daarom de actie Document verplaatsen naar Google Drive toegevoegd. Met deze actie kunt u een geselecteerd document/bestand vanuit het documentenarchief verplaatsen naar de bijbehorende Google Drive map. De nieuwe actie wordt overigens alleen getoond als de koppeling met Google Drive in de omgeving is geactiveerd en als de gebruiker voor de actie geautoriseerd is.

Wanneer u de actie gebruikt, wordt het document/bestand toegevoegd aan de Google Drive-folder van het bijbehorende record. Als er voor dit record nog geen folder bestaat in Google Drive, dan wordt deze folder automatisch aangemaakt. Zodra het document is verplaatst wordt het document verwijderd uit AllSolutions. Dit betekent overigens niet dat het bestand gelijk ‘weg’ is. In de functie Bestanden (MBACUP) is het mogelijk om verwijderde bestanden terug te vinden in het archief. Dit werkt min of meer hetzelfde als de ‘prullenbak’ op een pc. In de weergave van deze functie ziet u in de nieuwe kolom Google Drive of het verwijderde document is verplaatst naar Google Drive.

Deze informatie behoort tot de volgende release(s): 11.0.08