In deze versie zijn in de module Declaraties een aantal verbeteringen doorgevoerd, waarmee u declaraties sneller en gemakkelijker kunt invoeren en afhandelen. Verder kunnen nu ook crediteuren die niet als medewerker in het systeem geregistreerd zijn, externe declaraties indienen, zoals bijvoorbeeld vrijwilligers of (bestuurs)leden bij ledenorganisaties.
Daarnaast is het vanaf nu mogelijk om declaraties via de crediteurenadministratie te laten uitbetalen. Bij het inlezen van elektronische bankafschriften kunnen de bijbehorende posten dan gemakkelijk automatisch worden gekoppeld en verwerkt. Hieronder worden de diverse aanpassingen, uitbreidingen en nieuwe opties beschreven.
Belangrijk!
Gezien het grote aantal nieuwe mogelijkheden en wijzigingen dat is doorgevoerd in de declaratiemodule, adviseren wij u om tijdens de upgrade alle instellingen, weergaven en autorisaties van de bijbehorende functies goed te controleren en eventueel aan te passen.
Parameters Declaraties
- Bij de Parameters Declaraties (MDCPAR) kunt u met het nieuwe veld ‘Bepaling afdeling declaratie’ instellen of de afdeling waarop de declaratie wordt geboekt, automatisch of handmatig wordt bepaald. Wanneer u voor ‘Automatisch’ kiest, wordt het veld ‘Afdeling’ gevuld met de thuisafdeling van de medewerker of de afdeling van de bijbehorende crediteur. Bij ‘Handmatig’ kan de declarant de afdeling zelf in het invulformulier opgeven (default wordt dit veld dan met de inlogafdeling gevuld).
- Vanaf deze versie kunt u bij de Parameters Declaraties (MDCPAR) instellen op welke wijze de boekperiode waarin de declaratie wordt verwerkt, wordt bepaald. Wanneer het (nieuwe) veld ‘Jaar/periode bepalen op basis van declaratiedatum’ wordt aangevinkt, wordt de boekperiode automatisch bepaald. Als u niet hiervoor kiest, kunt u de boekperiode in het selectiescherm van de functie Verwerken Declaraties (VDECLA) opgeven. Voorheen kon u bij het verwerken van de declaraties de boekdatum in het selectiescherm aangeven. In deze versie is dit niet meer mogelijk. De boekdatum wordt nu altijd automatisch bepaald.
- Bij de Parameters Declaraties (MDCPAR) kunt u instellen onder welk dagboek de declaraties met betaalwijze ‘Crediteurenadministratie’ moeten worden verwerkt. Dit dagboek moet van de (nieuwe) dagboeksoort ‘Declaraties via crediteurenadministratie’ zijn. En bij het dagboek hoeft geen grootboekrekening te worden vastgelegd, omdat bij de verwerking op de grootboekrekening ‘Crediteuren’ wordt geboekt.
Declaratiecodes
- Bij de Declaratiecodes (MDCLCD) kunt u vanaf deze versie bij de ‘Betaalwijze’ ook kiezen voor ‘Crediteurenadministratie’. Declaraties met deze betaalwijze worden met de functie Verwerken Declaraties (VDECLA) dan automatisch als openstaande post binnen de crediteurenadministratie aangemaakt. Deze openstaande posten worden getypeerd als ‘Declaratie’, zodat u in diverse browsers ook hierop kunt filteren (filterveld ‘Soort mutatie’). Hierdoor heeft u nu de mogelijkheid deze openstaande posten/declaraties op te nemen in de reguliere betaalbestanden. Het voordeel hiervan is, dat bij het inlezen van Elektronische Bankafschriften (VIMEAF) de bijbehorende transacties via het betaalbestand automatisch kunnen worden gekoppeld en verwerkt. Voorwaarde is wel dat de declarant als crediteur in het systeem aanwezig is.
- Bij de Declaratiecodes (MDCLCD) met betaalwijze ‘Crediteurenadministratie’ kunt u instellen welke crediteuren declaraties op een declaratiecode mogen indienen. Hiertoe koppelt u een of meerdere crediteurgroepen aan de declaratiecode. Op deze manier kunnen alleen crediteuren die behoren tot de geautoriseerde crediteurgroep(en), een declaratie op de betreffende declaratiecode invoeren.
- U kunt bij de Declaratiecodes (MDCLCD) instellen of declaraties op projecten worden doorbelast. Bij het invoeren van een declaratie geeft de declarant dan een ‘Project’, ‘Subproject’ en ‘Projectfase’ aan. In deze versie kunt u bij bepaalde declaratiecodes ook al van tevoren een project, subproject en projectfase vastleggen. Bij het invoeren van de declaratie worden de projectgegevens dan automatisch bepaald.
- Bij de Declaratiecodes (MDCLCD) kunt u vanaf deze versie instellen welke btw-code(s) van toepassing kunnen zijn. Alléén wanneer er meerdere btw-codes zijn gekoppeld aan de declaratiecode, kan de declarant bij het invoeren van de declaratie een btw-code selecteren. In alle andere gevallen wordt automatisch de (eventueel) gekoppelde btw-code gebruikt. (Voorheen kon bij de declaratiecode een default btw-code worden ingesteld. Deze mogelijkheid is in de nieuwe opzet komen te vervallen.)
- U kunt bij de Declaratiecodes (MDCLCD) met betaalwijze ‘Crediteurenadministratie’ instellen welke personen de declaraties moeten fiatteren. U heeft hierbij de mogelijkheid om de volgende personen in de fiatteringsroute op te nemen: accountmanager crediteur, medewerkers in de autorisatieroute van de crediteur, medewerkers in de (specifieke) autorisatieroute van de declaratiecode, projectcontroller, projectleider, subprojectleider en/of projectfaseleider. Het is altijd mogelijk handmatig personen toe te voegen of te verwijderen nadat de fiatteringsroute automatisch is gegenereerd. Wanneer een declaratie in de functie Controleren Declaraties (MCONDC) wordt goedgekeurd, wordt op basis van deze instellingen automatisch een fiatteringsroute aangemaakt.
Declaraties indienen
- In deze versie is het mogelijk geworden om ook declaraties voor crediteuren die niet als medewerker in het systeem bekend zijn, te registreren. Het systeem bepaalt automatisch op basis van de rollen van de ingelogde gebruiker of de persoon een medewerker of crediteur is. Afhankelijk hiervan wordt in het formulier een medewerker of crediteur getoond. In verband hiermee zijn in enkele functies extra weergaven, kolommen en filters op crediteur toegevoegd.
- Om het invoeren van Declaraties (MDECLA) te vereenvoudigen (bijvoorbeeld voor externe personen die minder bekend zijn met het systeem) is het formulier intuïtiever gemaakt. De declaratiecodes waarop een persoon mag declareren, worden nu in een combobox in het scherm getoond. Zodra de persoon een declaratiecode heeft gekozen, worden in het invulformulier alleen nog de bijbehorende relevante velden getoond.
- Bij het invoeren van een declaratie kan de declarant nu direct één of meerdere documenten uploaden.
- De declarant heeft bij het invoeren van een nieuwe declaratie nu ook direct de mogelijkheid om de declaratie gereed te melden. Hiervoor is in het invulformulier het veld ‘Declaratie gereedmelden’ toegevoegd.
- Er is een nieuwe functie Aanmaken Declaratie (MDCFRM) toegevoegd, waarmee u snel een nieuwe declaratie kunt invoeren. U komt bij deze functie direct in het invulformulier en hoeft dus niet eerst de browser met Declaraties (MDECLA) te starten. En u kunt bijvoorbeeld een link naar deze functie in een tekst- of featurepagina opnemen. Via deze functie kan een declarant overigens alleen eigen declaraties invoeren. Nadat de gegevens in het formulier zijn opgeslagen, wordt een bevestigingsscherm getoond. De tekst die u op het bevestigingsscherm wilt tonen, kunt u instellen in de Parameters Declaraties (MDCPAR).
Declaraties controleren en fiatteren
- De gereed gemelde declaraties kunt u met de functie Controleren Declaraties (MCONDC) controleren en beoordelen. Pas wanneer een declaratie hier is goedgekeurd, wordt deze ter verdere fiattering aangeboden. En het is nu ook mogelijk om declaraties direct in deze functie te wijzigen c.q. aan te passen.
- U heeft vanaf deze versie de mogelijkheid om de declaraties door meerdere personen te laten fiatteren. Hiervoor is in diverse declaratiefuncties de shortcut Fiatteringsroute toegevoegd. Pas wanneer alle personen uit de fiatteringsroute de declaratie hebben goedgekeurd, krijgt de declaratie de status ‘Gefiatteerd’, waarna de declaratie kan worden verwerkt (en uitbetaald). Bij declaraties met betaalwijze ‘Salaris’ en ‘Bank’ kunt u direct bij het aanmaken in het formulier een fiatteur invoeren. Hierbij heeft u de mogelijkheid om, net als voorheen, de fiatteur automatisch te laten bepalen op basis van de medewerker (manager) of subproject (subprojectleider). Eventueel kunt u daarna via de nieuwe shortcut Fiatteringsroute nog extra personen toevoegen. Bij declaraties met de nieuwe betaalwijze ‘Crediteurenadministratie’ kan de fiatteringsroute op basis van specifieke instellingen bij de declaratiecode automatisch worden gegenereerd (op het moment dat de declaratie wordt goedgekeurd).
- Bij de alerts ‘Te fiatteren declaraties’ (dc010), ‘Declaraties met ingestelde status’ (mdc020) en ‘Te controleren declaraties’ (dc040) kunt u vanaf deze versie instellen welke declaraties met welke ‘Betaalwijze’ u wilt laten tellen.
Aanvullende opties
- Met de functie Informatie Declaraties (IDECLA) kunt u declaraties raadplegen. Vanaf deze versie is het hier ook mogelijk een overzicht van de declaratie op te vragen, waarmee u in een oogopslag alle gegevens van de declaratie op het scherm kunt inzien.
- Met de functie Knoppen (MVVBUT) is het mogelijk om acties te definiëren die (vanuit bepaalde bestaande browsers) toegang bieden tot vrije schermen. Deze vrije schermen kunt u geheel naar eigen inzicht opbouwen met vrije velden. Deze functionaliteit is al langere tijd in de functie Declaraties (MDECLA) beschikbaar. Vanaf deze versie is deze optie uitgebreid en zijn de acties met vrije schermen ook in de volgende functies beschikbaar: Controleren Declaraties (MCONDC), Fiatteren Declaraties (MDCFIA) en Informatie Declaraties (IDECLA).