Automatisch bijlagen met factuur meesturen (bemand verhuur)

Bij een factuur voor bemand verhuur worden vaak dezelfde bijlagen meegestuurd. Meestal zijn dit documenten die al eerder in de software zijn gegenereerd en met de klant gecommuniceerd, zoals de huurovereenkomst en de getekende werkopdracht.

Vanaf deze versie is het mogelijk om dit type documenten automatisch als bijlage bij facturen te laten bijsluiten. Op deze manier kun je dit automatisch vanuit het systeem regelen en hoef je hiervoor geen handmatige acties meer uit te voeren.

Het automatisch toevoegen als bijlage bij de factuur is mogelijk voor documenten die via de volgende formulieren (MFORMC) zijn gegenereerd:

  • lhov – Huurbevestiging
  • lbvw – Werkopdracht
  • lhum – Hulpmateriaal
  • lbva – Afgetekende werkbon

Welke documenten meegestuurd gaan worden, leg je vast bij de Debiteuren (MDEBST), waar in het onderdeel Materieelverhuur een dual-list viewer is toegevoegd: Formulieren die als factuurbijlage worden meegestuurd. (Deze optie is alleen beschikbaar als de module bemand verhuur is geactiveerd.) De documenttypen die je wilt laten meesturen, verplaats je met de pijltjestoetsen naar de ‘geselecteerd’ box aan de rechterkant:

Dezelfde dual-list viewer is toegevoegd aan de functie Conceptfacturen (MCOLOG), zodat je de optie hebt om bij de gegenereerde conceptfactuur van de standaardinstellingen af te wijken als dit nodig mocht zijn. Daarbij is er ook een nieuwe shortcut Bijlagen toegevoegd, zodat je de fysieke documenten die meegestuurd gaan worden, hier van tevoren kunt inzien. Het gaat dan om de meest recente documenten die binnen de opgegeven formulieren in het systeem zijn vastgelegd.

Natuurlijk heb je hierbij ook nog steeds de mogelijkheid om eenmalige bijlagen of specificaties met de factuur mee te sturen. Deze kun je via de actie Documenten uploaden aan de conceptfactuur toevoegen. Deze bijlage(n) plaats je in de documentenmap die hiervoor specifiek is ingesteld bij de Factuur Logistiek (lfac) in de functie Formulieren (MFORMC).

Bij het genereren van de definitieve factuur met de functie Afdrukken Facturen (VPFCVK) worden de bijlagen automatisch met de factuur meegestuurd, al dan niet gelijk opgenomen in de PDF.

Deze informatie behoort tot de volgende release(s): 21.0.10