Vanuit ideologisch en praktisch oogpunt laat een NGO projecten zoveel mogelijk lokaal uitvoeren, door partners die zijn gevestigd in het land waar de projecten lopen. Gedurende de looptijd van het project zal de partner terugkoppelen welke activiteiten deze heeft uitgevoerd, zowel inhoudelijk als financieel.
Bij de Verplichtingen (MVERPL) is daarom de shortcut Terugkoppelingen partners beschikbaar. Hier kun je registreren hoeveel van het beschikbare budget is gebruikt. Via de plus-knop kun je een nieuwe terugkoppeling toevoegen. Hierbij geef je aan in welk boekjaar en welke boekperiode je het bedrag wilt registreren. Ook is er ruimte voor een korte omschrijving en een toelichting. Bij het opslaan ontvangt de terugkoppeling de status ingevoerd.
Via de shortcut Verdelingsregels kun je vervolgens de verschillende bedragen opgeven. In het datasheet zie je of het bedrag van de terugkoppeling al volledig is verdeeld, of dat er nog een bedrag te verdelen is.
Als het bedrag van de terugkoppeling volledig is verdeeld, kun je de terugkoppeling met de actie Gereed melden. De status van de terugkoppeling gaat dan van ingevoerd naar gereed. Op dat moment worden de ingevulde bedragen van de terugkoppeling ook ingeteld in de diverse projectenbrowsers. Hiervoor zijn de volgende nieuwe velden beschikbaar:
- Projectfase: Bedrag terugkoppeling partners (pr01.w-bedrag-tp)
- Subproject: Bedrag terugkoppeling partners (pr06.w-bedrag-tp)
- Projectfase: Bedrag terugkoppeling partners (pr03.w-bedrag-tp)
Met de actie Heropenen kun je een terugkoppeling eventueel nog wijzigen. Deze krijgt dan de status heropend. Het doorvoeren van de wijziging wordt pas definitief doorgezet naar de projectkolommen als je de terugkoppeling daarna opnieuw gereed meldt. Via de shortcut Verloop heb je inzicht in alle statuswijzigingen van de terugkoppeling en welke medewerker(s) de acties heeft uitgevoerd.
Documenten uploaden
In het scherm met de Terugkoppelingen partners is ook een documentenarchief aanwezig, zodat je het fysieke document met de terugkoppeling van je partner op dezelfde plek kunt registreren. Zo kun je het bijbehorende document ook weer gemakkelijk terugvinden. Met de actie Documenten uploaden kun je snel en gemakkelijk je informatie toevoegen.
Voortgang project volgen
De functie Terugkoppelingen Partners (MTKPRT) geeft je een totaal overzicht van alle feedback die je van je partners hebt ontvangen. Hier kun je gemakkelijk de voortgang van je projecten volgen.
In deze browser kun je overigens geen nieuwe terugkoppeling toevoegen. Dit kan alleen vanuit de verplichting zelf via de shortcut Terugkoppelingen partners. Of als je vanuit het project naar de bijbehorende verplichtingen navigeert. In de overzichtsbrowser kun je een terugkoppeling wel heropenen, muteren of documenten toevoegen.
Terugkoppelingen doorschuiven naar volgende periode
In de Periode- en Jaarafsluiting (VAFJRP) is het veld Terugkoppelingen partners doorschuiven naar volgende periode beschikbaar (in het onderdeel Afsluiting). Met deze instelling kun je terugkoppelingen partners die binnen de af te sluiten periode(s) vallen, automatisch laten doorschuiven naar de eerste nog niet afgesloten boekperiode. Het gaat hier dan om terugkoppelingen partners met de status ‘Ingevoerd’. Terugkoppelingen partners met de status ‘Heropend’ moeten handmatig worden gereed gemeld.
Snel eindrapportage van partners invoeren
In de browser van de verdelingsregels is de actie Vorige terugkoppelingen crediteren aanwezig. Met deze actie kun je de al aanwezige terugkoppelingen op nul stellen. Voor een verplichting waarop al een eerdere terugkoppeling heeft plaatsgevonden, kun je dan snel de eindrapportage invoeren. Je hoeft dan niet zelf eerst de aanvullende bedragen uit te rekenen.
Vrije velden beschikbaar
Het is mogelijk om bij de Terugkoppelingen Partners (MTKPRT) gebruik te maken van de vrije velden-functionaliteit. Dit betekent dat je zelf eigen velden in het formulier met de gegevens van de terugkoppeling kunt toevoegen.
Deze vrije velden (op de tabel gv14) definieer je in de functie Velden (MVVVLD). Met de actie Vrije velden (in het part Applicatiebeheer aan de rechterkant) voeg je deze vervolgens toe aan het formulier van de terugkoppeling. Dit geeft je de vrijheid om bij de terugkoppeling ook ‘eigen’ aanvullende informatie vast te leggen.
Communiceren via prikbord
Via het prikbord kun je op een snelle en gemakkelijke manier kennis delen. Het prikbord kun je ook gebruiken bij Terugkoppelingen Partners (MTKPRT). Deze vind je helemaal onderaan het overzicht van een functie of pagina.