Synchronisatie met Exchange inrichten in AllSolutions

Hier vind je een uitleg van de instellingen in AllSolutions die nodig zijn voor de synchronisatie met de Microsoft Exchange-server. Voorafgaand aan de onderstaande instellingen moet de koppeling tussen AllSolutions en Exchange gelegd zijn. (Zie: Hoe stel ik de koppeling met Exchange in.)

Het exchange-account kun je instellen in de functie Gebruikers (MGEBRU). Hiervoor is doorgaans alleen de applicatiebeheerder geautoriseerd. De vinkjes voor contactpersonen, taken, agenda en e-mail kan een gebruiker eventueel ook zelf instellen via de functie Gebruikersinstellingen (MGBINS) of via het bewerken van de eigen Profielpagina, mits de gebruiker hiervoor geautoriseerd is.

Exchange account

Als bij de gebruiker (MGEBRU) het veld exchange account gevuld is, kan de gebruiker Outlook onderdelen op zijn/haar startpagina toevoegen. Er hoeven hiervoor geen vinkjes aangezet te worden. AllSolutions ‘leest’ in Exchange.

Contactpersonen

Staat het veld Contactpersonen aan, dan kun je vanuit relatiebeheer (MRELAT, MRLPRS, etc.) door middel van de actie Toevoegen aan Mijn relaties relaties toevoegen aan een privé-set van relaties. Die worden dan als contactpersoon in MS Outlook zichtbaar en via MS Outlook dan eventueel ook op de smartphone. Deze contactpersonen zijn te onderhouden via de functie Mijn relaties (MMIJNR). AllSolutions ‘schrijft’ in Exchange: eenrichtingsverkeer.

Taken

Staat het veld Taken aan, dan worden acties (o.a. uit de functie Acties – MAKTMA) uit AllSolutions als taak aangemaakt in Outlook. AllSolutions ‘schrijft’ in Exchange: eenrichtingsverkeer.

Agenda

Staat het veld Agenda aan, dan worden afspraken vanuit AllSolutions (o.a. uit de functies Agenda’s (MAGEND) en Organizer (MORGAN)) als agenda-afspraak in MS Outlook aangemaakt. Aanpassingen in deze agenda-afspraken komen ook weer terug naar AllSolutions. Nieuwe afspraken in MS Outlook komen als afspraak in je AllSolutions-agenda. Deze afspraken krijgen in AllSolutions een standaard activiteitcode die je kunt instellen in de functie Parameters Capaciteitsplanning (MKPPAR). AllSolutions ‘schrijft’ in Exchange en Exchange ‘schrijft’ in AllSolutions: tweerichtingsverkeer.

Het advies is het veld Agenda dus alleen te activeren als je ook daadwerkelijk de MS Outlook agenda en AllSolutions agenda wilt laten synchroniseren. Om al bestaande afspraken in Outlook naar AllSolutions te halen, kun je de functie Importeren afspraken vanuit MS Outlook (VIMAFS) gebruiken. Om al bestaande afspraken in AllSolutions naar Outlook te sturen kun je de functie Exporteren afspraken naar MS Outlook (VEXAFS) gebruiken.

E- mail

Als je het veld E-mail aan zet, dan wordt er automatisch een speciale map (met de naam van de omgeving) in MS Exchange aangemaakt. Deze map wordt getoond in MS Outlook van de gebruiker. De e-mails die de gebruiker in deze speciale map plaatst (door kopiëren, verplaatsen of slepen), worden direct door de exchange-server gekopieerd naar AllSolutions. De e-mailberichten zijn in AllSolutions beschikbaar in de functie Mijn e-mails (MYMAIL) én de mail wordt op basis van e-mailadressen van de ontvanger en verzender gekoppeld aan relaties. Deze mails worden zichtbaar bij de relaties (MRELAT, MRLORG, MRLPRS, etc.) via de shortcut E-mailarchief.

Via de functie Mijn e-mails (MYMAIL) is het mogelijk om de e-mail en/of de bijlagen nog extra te koppelen aan een entiteit (project, contract, helpdeskmelding, etc.). Hier kun je ook ervoor kiezen om het e-mailbericht om te vormen tot een prikbordbericht zodat er een conversatie kan ontstaan binnen AllSolutions. Exchange ‘schrijft’ in AllSolutions: eenrichtingsverkeer.

Hierna hoeven e-mailberichten niet in de speciale map in MS Outlook te blijven staan; ze zijn dan immers opgeslagen in AllSolutions.

Logging

In de Parameters AllSolutions (MZZPAR) is in het onderdeel Exchange Webservice het veld Uitgebreide logging beschikbaar. Met dit veld kun je een uitgebreide logging van de exchange koppeling zelf activeren wanneer dit nodig is. Om performance redenen wordt de Exchange koppeling namelijk niet meer standaard gelogd.

Het via dit veld activeren van de logging gebeurt dan ook tijdelijk, bedoeld voor debug doeleinden. De logging wordt vanzelf tijdens de eerstvolgende nachtelijke verwerking weer gedeactiveerd.