Categorieën

Prolongeren lidmaatschappen

De prolongatie is alleen noodzakelijk wanneer je in de Parameters Leden (MLEPAR) gekozen hebt voor ‘Facturering op basis van kalenderjaar’. Tijdens de prolongatie wordt voor ieder te prolongeren lidmaatschap automatisch een factuurmutatie voor het nieuwe jaar klaargezet.

Wanneer je niet gekozen hebt voor facturering op basis van kalenderjaar, is het niet nodig om jaarlijks de prolongatieverwerking uit te voeren. De factuurmutaties worden dan op het moment van factureren aangemaakt (met de functie Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VCONLE).

Voorwaarden voor prolongatie

Een lidmaatschap wordt alleen geprolongeerd als:

  • de einddatum (de datum waarop het lidmaatschap wordt beëindigd) leeg is of later is dan 31 december van het huidige jaar
  • de vervaldatum (de datum tot aan welke het lid zijn contributie heeft betaald) gelijk is aan 31 december van het huidige jaar

Werkwijze

Stap 1: Bepaal wat de contributiebedragen voor het komend jaar zijn. Voer deze in via de functie contributiegroepen (MCNGRP), shortcut Tarieven.

Stap 2: Start de functie prolongatie-verwerking (VPROLO). Het veld ‘Het te prolongeren jaar’ verwijst naar het jaar dat geprolongeerd wordt. Met andere woorden, het jaar dat je als ‘bron’ gebruikt voor de prolongatie. Wil je eind 2018 de lidmaatschappen prolongeren naar 2019, dan hoort het veld ‘Het te prolongeren jaar’ dus ‘2018’ aan te geven.

Na de prolongatie wordt een verwerkingsverslag afgedrukt. Op dit verslag is per lidmaatschap is af te lezen hoeveel factuurmutaties er zijn klaargezet en met welk te factureren bedrag deze mutaties gepaard gaan. Aan het eind van het verslag wordt bovendien het totaalbedrag getoond, ofwel de optelsom van alle te factureren bedragen.

Stap 3: Verwerk de factuurmutaties tot conceptfacturen met de functie Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VCONLE).

Aandachtspunten

  1. De functie prolongeren kan veel langer duren dan je verwacht. Let op dat je de functie niet twee keer achter elkaar ‘aan’ zet, want dan wordt het lidmaatschap meteen voor twee jaar verlengd. Mocht dit gebeuren, neem dan contact met ons op. Herstel kan alleen gedaan worden door een programmeur.
  2. Het verwerkingsverslag kan, afhankelijk van het aantal contributieregels, nogal groot worden en past dan niet in een e-mailbericht. Het is dus verstandig het verwerkingsverslag standaard naar het scherm te sturen zodat je het verwerkingsverslag vanuit de inbox van de gegeneerde bestanden kunt downloaden.