Wanneer documenten (op basis van Auto-sjablonen – MFORMA) vanuit AllSolutions worden gegenereerd, krijgen deze in principe een standaardnaam, gebaseerd op de instellingen in de functie Formulieren (MFORC):
- de omschrijving van het formulier
- de identificatie van het document
- het documentsetnummer
- het documentnummer
Je kunt ook zelf bepalen hoe je de naam van een document wilt laten opbouwen. In de functie Formulieren (MFORMC) is via de shortcut Sjablonen het veld Naam bestand aan elk sjabloon toegevoegd. In dit veld kun je alle kopvelden die beschikbaar zijn in het sjabloon, als variabelen opnemen. Bijvoorbeeld: <bedrijfsnaam> – FACTUUR <factuurnummer> wordt als naam bestand ‘AllSolutions – FACTUUR 123455′.
Voor elk formulier kun je aangeven hoe je de naam van het document wilt laten opbouwen. Op deze manier kun je de gegenereerde documenten een eigen herkenbare naam meegeven. Laat je het nieuwe veld leeg, dan gebruikt het systeem de standaardnaam zoals hierboven aangegeven
Als je documenten een ‘eigen’ naam meegeeft, dan wordt deze naam ook gebruikt als je een gegenereerd document naar de Documenten inbox uitvoert.
Goed om te weten: Bij het formulier (MFORMC) kun je instellen of je de gegenereerde document wilt verzamelen (veld ab82.samenvoegen). Alle afzonderlijke documenten worden dan samengevoegd tot één document en in de Documenten inbox neergezet (of gemaild naar de gebruiker). De naamgeving van deze verzameldocumenten is niet gewijzigd. De afzonderlijke documenten worden echter wel onder de nieuwe naam gearchiveerd in het documentenarchief.