Het kan wel eens voorkomen dat een (sub)project per abuis op de verkeerde afdeling is aangemaakt. Dan hoef je het project gelukkig niet af te sluiten en opnieuw aan te maken. AllSolutions biedt je een makkelijke manier om het (sub)project naar de juiste afdeling om te zetten. Dit werkt in drie stappen.
- Met de functie Genereren Projectenlijst (VPRAFD) kun je een conceptlijst genereren van projecten die je wilt gaan toewijzen aan een andere afdeling. In het veld Nieuwe afdeling geef je de afdeling op waarnaar je de projecten wilt verhuizen. Verder geef je aan of je de nieuwe afdeling wilt toewijzen op projectniveau of subprojectniveau.
- De gegenereerde projectenlijst kun je inzien en controleren in de functie Selecteren Projecten Afdelingswisseling (MPRWAF).
- Hierna verwerk je de afdelingswissel met de functie Verwerken Afdelingswisseling Projecten (VPRWAF).
Voorwaarden
Niet alle projecten kunnen zomaar worden toegewezen aan een andere afdeling. Er zijn een aantal voorwaarden:
- Voor een project mogen er geen conceptfacturen of onverwerkte facturen aanwezig zijn.
- Bij een project moet er minstens één subproject open staan. Een project mag dus niet in zijn geheel zijn nagecalculeerd.
- Aan een project mag geen openstaande verplichting zijn gekoppeld.
- De nieuwe afdeling moet tot hetzelfde bedrijf behoren als de huidige afdeling. Ook mag de nieuwe afdeling niet het bedrijf zijn waartoe de huidige afdeling behoort.
Belangrijk:
- Zorg ervoor dat je onder de afdeling bent ingelogd (inlogafdeling) waarvan je de (sub)projecten wilt verhuizen naar een nieuwe afdeling. Als je bijvoorbeeld de projecten van afdeling ‘0390’ wilt verhuizen, moet je dus ook ingelogd zijn onder afdeling ‘0390’.
- Medewerkers die werkzaam zijn in een project (bijvoorbeeld de accountmanager en de commercieel medewerker) worden NIET automatisch ‘meeverhuisd’ naar de nieuwe afdeling. Het verhuizen van medewerkers naar de nieuwe afdeling kun je aanvullend handmatig uitvoeren via de functie Medewerkers (MPERSO).
- Debiteuren die aan een project zijn gekoppeld, worden WEL automatisch ‘meeverhuisd’ naar de nieuwe afdeling.
- De historie van een project wordt ‘meeverhuisd’ naar de nieuwe afdeling, in tegenstelling tot de financiële mutaties!