Met kringen kun je samenwerken met personen in een bepaalde groep. Bijvoorbeeld alle medewerkers binnen je bedrijf, of de collega’s in het team waarmee je samenwerkt. Binnen een kring kun je berichten, documenten en pagina’s delen. Gebruikers kunnen deze informatie alleen zien, wanneer zij via de kring hiervoor geautoriseerd zijn.
Je kunt in een kring niet alleen pagina’s en documenten met elkaar delen, maar een kring ook aan een aantal entiteiten koppelen. Het gaat dan om alle entiteiten waarop je via de metasearch kunt zoeken. Dit geeft je de mogelijkheid om bijvoorbeeld rondom een bepaalde relatie of project een samenwerking te starten en informatie op een snelle en gemakkelijke manier te ontsluiten en met elkaar te delen.
Daarnaast kun je ook documenten die bij een bepaalde entiteit zijn gearchiveerd (bijvoorbeeld bij een relatie of een project) voortaan koppelen aan één of meerdere kringen. Op deze manier kun je documenten op een snelle en gemakkelijke manier met elkaar delen.
Autorisatie instellen per rol
Bij een kring kun je meerdere rollen definiëren. Per rol kun je instellen wat de bijbehorende gebruikers in de kring mogen zien en doen. Je kunt nu ook per rol aangeven of de bijbehorende gebruikers entiteiten aan de kring mogen koppelen. In de rolgegevens is hiervoor in het onderdeel ‘Autorisatie’ het veld ‘Koppelen kring met entiteit’ toegevoegd. Hiermee activeer je bij de gebruikers met de betreffende rol de mogelijkheid om een entiteit aan een kring te kunnen koppelen. Dit is ook de autorisatie die de gebruiker nodig heeft om vanuit een entiteit documenten aan een kring te kunnen koppelen.
Daarnaast heeft de gebruiker autorisatie nodig voor de regelinvoer in de functie Koppelen Kringen (MKOPKR). Deze functie is overigens niet via het menu of via de verkorte code te starten. U vindt deze in de functie Functies (MFUNCT).
Entiteit koppelen aan kring
Wanneer de gebruiker via zijn rol hiervoor is geautoriseerd, verschijnt automatisch in diverse browsers de shortcut Kringen. Met deze shortcut kan de gebruiker het betreffende project, relatie, etc. aan één of meerdere kringen koppelen. Het gaat hier dan uiteraard om de kringen waarvoor de gebruiker via zijn rol deze rechten heeft gekregen.
Let op! De koppeling van een entiteit met een kring breng je dus via het geselecteerde project, relatie, etc. via de shortcut Kringen tot stand. Dit doe je dus niet vanuit de kring zelf.
Zodra een kring aan (een) entiteit(en) is gekoppeld, wordt de entiteit rechts op de kringpagina getoond. Via een klik op de entiteit navigeer je direct naar het overzicht van de gekoppelde informatie, zoals bijvoorbeeld de bijbehorende relatie, het project, de supportmelding, etc.
De volgorde waarop de gegevens van de gekoppelde entiteit op de kringpagina worden getoond, kun je instellen in de Kring (MKRING) zelf in het veld ‘Entiteiten sorteren op’: ‘Datum toegevoegd’ of ‘Omschrijving’ in het onderdeel ‘Instellingen’.
Document van een entiteit koppelen aan kring
Wanneer de gebruiker via zijn rol geautoriseerd is voor het koppelen van een entiteit aan een kring verschijnt automatisch in diverse documentenbrowsers de shortcut Kringen. Met deze shortcut kun je het document aan één of meerdere kringen koppelen. Het gaat hier dan uiteraard om de kringen waarvoor de gebruiker via zijn rol deze rechten heeft gekregen.
Let op! De koppeling van een document met een kring breng je dus via het document tot stand. Dit doe je dus niet vanuit de kring zelf.
Nog even goed om te weten:
- Documenten die je binnen de kring aanmaakt en deelt, zijn alléén in de kring zichtbaar voor de deelnemers aan die kring.
- Documenten die je vanuit een entiteit (project, relatie, etc.) aan een kring koppelt, worden niet alleen binnen de kring getoond, maar blijven ook bij de bijbehorende entiteit voor gebruikers zichtbaar.
Overige autorisatie
Om vanuit een kring naar een gekoppelde entiteit te kunnen navigeren, heeft een gebruiker in ieder geval de ‘snelstart’ (ss) autorisatie voor de bijbehorende functie nodig. Om een entiteit aan een kring te kunnen koppelen, heeft de gebruiker in ieder geval de ‘start’ (s) autorisatie van de bijbehorende functie nodig (en de bovengenoemde rol-autorisatie vanuit de kring).