In AllSolutions kun je op twee manieren e-mails importeren:
Via een directe koppeling met Microsoft Exchange
Hiervoor wordt bij de gebruiker een ‘exchange account’ ingesteld en worden e-mails rechtstreeks vanuit MS Exchange geïmporteerd. (Deze optie is helaas niet mogelijk in combinatie met Office365.)
Zodra de koppeling is geactiveerd, wordt bij de gebruiker in MS Exchange een speciale map (met de naam van de omgeving) aangemaakt. De e-mails die de gebruiker in deze speciale map plaatst (bijvoorbeeld via MS Outlook), worden direct in AllSolutions geïmporteerd. De gebruiker hoeft de e-mails dus niet door te sturen naar een bepaalde importlocatie (mailbox). Daarnaast hoeft er ook geen speciale verwerkingsfunctie te worden uitgevoerd om de e-mails te importeren. De ingelezen e-mails kan de gebruiker in de functie Mijn E-mails (MYMAIL) raadplegen en hier als .eml bestand of als prikbord-berichtaan de gewenste entiteit koppelen.
Lees meer over e-mails importeren via de koppeling met Exchange
Via het uitlezen van een dedicated mailbox
De e-mails kunnen met de verwerkingsfunctie Importeren E-mails (VEMAIL) vanuit een of meerdere importlocaties (mailboxen) worden geïmporteerd. Hierbij kun je berichten op basis van koppelcriteria in het onderwerp van de e-mail automatisch laten koppelen aan een relatie/contactpersoon, een dossier, een hulpvraag (module CRM), een configuratie (module Service) of een projectonderdeel.
Gebruikers kunnen ontvangen e-mails doorsturen/forwarden naar de hiervoor ingerichte mailbox. In verzonden e-mails kan de gebruiker het e-mailadres als bcc opnemen.
Het systeem probeert altijd eerst om op basis van de ingerichte koppelcriteria het e-mailbericht aan een relatie/contactpersoon, een dossier, een hulpvraag, een projectonderdeel of een configuratie te koppelen. Wanneer dit niet lukt, wordt daarna geprobeerd om op basis van het e-mailadres te koppelen met de relatie/contactpersoon. Mocht dit ook niet gelukt zijn, dan kun je vanuit de functie E-mails (MEMAIL) alsnog het e-mailbericht handmatig koppelen aan de gewenste entiteit. (Voor dit laatste kun je eventueel ook een alert instellen.) Op deze manier gekoppelde e-mails zijn beschikbaar via de shortcut e-mailarchief bij de relatie/contactpersoon, het dossier, de hulpvraag, de configuratie of het projectonderdeel.
Aanvullend kun je via de functie Mijn e-mails (MYMAIL) e-mailberichten als .eml bestand of als prikbord-bericht aan nog meer entiteiten koppelen. Op deze manier gekoppelde e-mailberichten kun je – afhankelijk van de vorm waarin de koppeling tot stand is gebracht – via het prikbord of als .eml document bij de gekoppelde entiteit inzien.