Hoe meer documenten in AllSolutions aanwezig zijn, hoe belangrijker het wordt om documenten snel en gemakkelijk te kunnen vinden in het archief. Daarom heeft AllSolutions de meteasearch, een krachtige zoekmachine waarmee je door het gehele systeem kunt zoeken naar onder andere (gepubliceerde) Documenten. De metasearch vind je boven in de metabar.
Via de Gebruikersaccounts (MGEBRU) en/of de Gebruikersprofielen (MGBPRF) kun je gebruikers voor het zoeken op documenten autoriseren. Daarnaast geef je per document aan of deze via de metasearch gevonden mag worden door deze te ‘publiceren‘. Dit om te voorkomen dat gebruikers onbeperkt alle (en daarmee dus ook vertrouwelijke) documenten kunnen vinden en inzien.
Publiceren in een beveiligingszone
Documenten kun je publiceren door bij het document een beveiligingszone (MZONES) vast te leggen. Via de beveiligingszone geef je aan welke groep gebruikers het document mogen inzien. Alleen de gebruikers die voor de beveiligingszone zijn geautoriseerd, kunnen het document via de metasearch zoeken en vinden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een intern document beschikbaar te stellen voor een beveiligingszone ‘intranet’, waardoor gebruikers die zijn geautoriseerd voor een beveiligingszone ‘extranet’ de documenten niet kunnen benaderen.
Met de shortcut Autorisatie per beveiligingszone in de browser met Gebruikersgroepen (MGBGRP) stel je in welke gebruikers(groepen) documenten mogen publiceren in een beveiligingszone. Alleen met deze autorisatie zijn de velden Beveiligingszone, Tags en Samenvatting zichtbaar bij een document. De samenvatting die je hier vastlegt, wordt ter informatie getoond in de lijst met zoekresultaten wanneer via de metasearch gezocht is naar een document.
Werken met tags
Om documenten snel en gemakkelijk te kunnen vinden, kun je deze ook groeperen met behulp van tags. Dit zijn keywords of sleutelwoorden waarmee je documenten op een andere manier kunt organiseren en groeperen. Door het werken met tags kun je documenten over hetzelfde item in een keer terugvinden. Bij elk document kun je meerdere tags vastleggen. Wanneer een tag eerder is gebruikt, wordt deze als suggestie getoond en kun je deze direct selecteren. Met de functie Tags (MTAGSS) beheer je de beschikbare tags in het systeem.
Via de metasearch kun je vervolgens (gepubliceerde) documenten met behulp van tags weer snel en gemakkelijk terugvinden. Geef hiervoor in het zoekveld de tag op, voorafgegaan door een hashtag/hekje (bijv. #kennis). Wil je zoeken op meerdere tags, dan hoef je alleen bij het eerste woord de hashtag in te vullen. Bijvoorbeeld: zoeken op ‘#analyse factuur’ toont alle gegevens met beide tags ‘analyse’ en ‘factuur’.