Werk je met Google Workspace? Dan is het mogelijk om documenten, die tot nu toe in AllSolutions werden gearchiveerd, snel en gemakkelijk naar Google Drive over te zetten. Bijvoorbeeld omdat je op één locatie het overzicht wilt houden van alle documenten die bij een record aanwezig zijn. Of omdat je via Google samen met collega’s in de bestanden wilt samenwerken.
Verplaatsen
In de browser met documenten is de actie Document verplaatsen naar Google Drive aanwezig. Met deze actie kun je een geselecteerd document/bestand vanuit het documentenarchief verplaatsen naar de bijbehorende Google Drive map. De actie wordt overigens alleen getoond als de koppeling met Google Drive in jouw omgeving is geactiveerd en als de gebruiker voor deze actie geautoriseerd is.
Wanneer je de actie gebruikt, wordt het document/bestand toegevoegd aan de Google Drive-folder van het bijbehorende record. Als er voor dit record nog geen folder bestaat in Google Drive, dan wordt deze folder automatisch aangemaakt.
Is het verplaatsen van documenten naar Google Drive niet helemaal gelukt en/of zijn de bestanden nog niet zichtbaar in Google Drive? Dan kun je het verplaatsen nogmaals in gang zetten c.q. alsnog laten afronden met de functie Verwerken Verplaatsingen naar Google Drive (VGODRV).
Verwijderde bestanden
Zodra het document is verplaatst, wordt het document verwijderd uit AllSolutions. Dit betekent overigens niet dat het bestand gelijk ‘weg’ is. In de functie Terugzetten Documenten (MBACUP) is het mogelijk om verwijderde bestanden terug te vinden in het archief. Dit werkt min of meer hetzelfde als de ‘prullenbak’ op een pc. In de weergave van deze functie zie je in de kolom Google Drive of het verwijderde document is verplaatst naar Google Drive.