Je wilt graag weten welke alerts er zijn en hoe deze ingesteld kunnen worden? Of ingestelde alerts functioneren niet zoals je verwacht?
In de functie Alerts (MALERT) vind je een overzicht van de beschikbare alerts in AllSolutions. Elke alert heeft een eigen specifieke instelling. Alerts kunnen per medewerker (MPERSO) of per medewerkersprofiel (MMDPRF) gekoppeld en geactiveerd worden. Via de shortcut Medewerkersen de shortcut Medewerkersprofielen kun je direct bekijken welke alerts bij een specifiek(e) medewerker of medewerkersprofiel zijn ingesteld.
Alerts koppelen aan medewerkers of medewerkersprofielen
Vanuit de functie Medewerkers (MPERSO) of de functie Medewerkersprofielen (MMDPRF) gebruik je de shortcut Alerts. Deze shortcut start de lijst met Geactiveerde alerts. In eerste instantie is deze lijst leeg.
Met de actie Alerts toevoegen kom je in een vervolgscherm met de lijst met alle beschikbare alerts. Vink de gewenste alerts aan en klik op de actie Geselecteerde alerts toevoegen of op Geselecteerde alerts toevoegen en terug om de geselecteerde alerts te koppelen aan de betreffende medewerker of medewerkersprofiel. Alerts kun je meerdere keren aan een medewerker/medewerkersprofiel toevoegen, eventueel met een aangepaste titel en instelling.
Flexibel instellen
In het onderdeel Signalering: aantal is het veld Wanneer tonen beschikbaar. Met dit veld kun je aangeven wanneer de alerts in de alerts monitor van de gebruiker worden getoond. Op deze manier kun je de alerts op maat voor gebruikers instellen. Zo kun je bijvoorbeeld ervoor kiezen om een alert alleen te tonen wanneer er daadwerkelijk een actie van een gebruiker nodig is.
Hoe kan ik alerts activeren?
Alerts worden geactiveerd door de alert vervolgens te bewerken. Dit kan op twee manieren:
- vanuit de functie Medewerkers (MPERSO) of Medewerkersprofielen (MMDPRF) via de shortcut Alerts
- of door de medewerker zelf via de Alertmanager (MALMAN).
Bij het bewerken van de alert wordt het formulier geopend.
- Het veld Signaleringsaantal geeft aan wat de drempel is voor het alert. Zodra dit aantal wordt bereikt is er sprake van een overschrijding en zal de alert dit signaleren.
- Met het veld Signalering: tijd kun je aangeven binnen welke tijd (in minuten) de actie moet worden uitgevoerd. Eventueel kun je met de Herinnering velden een extra signalering voorafgaand aan het verstrijken van de deadline instellen.
- Met de velden onder de onderdelen ‘Algemene instellingen‘ en ‘Bedrijfsinstellingen‘ geef je aan welke gegevens de alert moet signaleren.
- Met de velden Opnemen in notifier metabar en E-mail versturen bij overschrijding signaleringsaantal kun je instellen op welke wijze je op de hoogte gesteld wilt worden op moment dat het signaleringsaantal wordt overschreden.
Zodra je de instellingen van een alert hebt opgeslagen wordt deze actief.
Er zijn diverse alerts die je kunt instellen afhankelijk van de rollen die een gebruiker heeft vanuit zijn/haar gebruikersaccount. Alerts met deze instelling tellen alléén bij een gebruiker in wanneer de ingestelde rol ook daadwerkelijk aanwezig is in zijn/haar gebruikersaccount. Is de betreffende rol bij een gebruiker niet aanwezig, dan zal de alert dus niet intellen en standaard 0 tonen.
Alerts voor specifiek bedrijf
Is bij een alert ingesteld dat deze van toepassing is voor een specifiek bedrijf? Dan wordt de gebruiker – bij het starten van de bijbehorende functie vanuit de alert – automatisch onder dat bedrijf ingelogd. Op deze manier ziet de gebruiker gelijk de gegevens die voor hem van toepassing zijn.
Alerts (tijdelijk) deactiveren
In sommige situaties is het handig om een alert (tijdelijk) te deactiveren, bijvoorbeeld om performance-onderzoek te doen. Dat kan in het scherm met de alerts met de actie Wel/niet actief. Hiermee kun je een alert (tijdelijk) op niet actief zetten, terwijl de instellingen van de alert volledig bewaard blijven.
Alerts verwijderen
Dit doe je via dezelfde weg als het toevoegen van alerts. Vanuit de functie Medewerkers (MPERSO) of de functie Medewerkersprofielen (MMDPRF) gebruik je de shortcut Alerts. Deze shortcut start de lijst met Geactiveerde alerts. In dit scherm kun je de alerts die niet meer van toepassing zijn, verwijderen.
(Zodra de instellingen van een alert zijn opgeslagen is deze actief; je kunt een alert niet deactiveren.)
Alerts beschikbaar in andere taal
Werk je met het systeem in een andere taal? Dan is de omschrijving van de alert ook in die andere taal beschikbaar. De standaardomschrijving van de alert wordt vertaald zodra je de alert aan een medewerker koppelt. Voorwaarde hierbij is dat bij de medewerker (MPERSO) in het onderdeel Algemene gegevens het veld Taal op de vreemde taal is ingesteld en dat er een vertaling van de omschrijving van de alert aanwezig is.
(AllSolutions wordt standaard uitgeleverd met Nederlands en Engels als systeemtaal. Wanneer je een andere taalversie wilt gebruiken, kun je de gewenste vertalingen van de alerts zelf toevoegen via de functie Talen (MTALEN).)