Wendbaarheid of ‘agility’ krijgt de laatste jaren steeds meer aandacht. Organisaties die in staat zijn om trends en ontwikkelingen tijdig waar te nemen en daar snel en adequaat naar te handelen, hebben een voorsprong. Dit betekent dat je slagvaardig anticipeert op kansen en voorbereid bent op bedreigingen die op je afkomen. Dit geldt niet alleen voor ontwikkelingen buiten je organisatie, maar zeker ook binnen je organisatie en op financieel gebied. Hoe houd je grip op je inkomsten en uitgaven? En hoe houd je in de gaten of je met de geplande budgetten aan het eind van het jaar wel uitkomt?
AllSolutions helpt je hierbij. Met de ‘latest estimate’-functionaliteit bij grootboekbudgetten kun je op basis van de realisatie een prognose/estimate voor de rest van het jaar maken, inclusief periodeverdeling. Zo houd je gemakkelijk in beeld of de uitgaven in de pas blijven lopen met de geplande budgetten. En kun je op tijd bijsturen.
Op een meer gedetailleerd niveau is er ook behoefte aan het vastleggen van de verwachting van opbrengsten en kosten. Door gebruik te maken van project issues kunnen projectmanagers verwachtingen voor over- of onderschrijding van kosten en opbrengsten per project vastleggen en ter goedkeuring aan het management aanbieden.
De verwachting van projectmanagers kan op hun beurt weer gevoed worden door uitvoerende medewerkers bij hun urenregistratie aan te laten geven of zij met de resterende geplande uren uit zullen komen. Bij een naderend tekort kunnen zij eenvoudig de ‘estimated time to complete’ of ETC vastleggen. Op basis daarvan krijgt de projectmanager direct een signaal of zijn voorcalculatie en planning nog klopt. Op deze wijze biedt AllSolutions een bottom-up mogelijkheid om inschattingen vanaf de werkvloer te aggregeren naar consequenties op bedrijfsniveau.
Latest estimate op grootboekbudgetten
In de functie Grootboekbudgetten (MBUDGT) leg je de grootboekbudgetten per bedrijf, afdeling, jaar, kostendrager en budgethouder vast. Je kunt natuurlijk voor elke bijstelling een nieuwe budgetversie aanmaken. Maar bij de meeste organisaties wordt het jaarbudget op een gegeven moment officieel vastgesteld en goedgekeurd. En dan wil je natuurlijk het goedgekeurde budget op een bepaalde manier kunnen vastzetten in het systeem.
Voor het vastleggen van de verwachting waarop je aan het einde van het boekjaar gaat uitkomen, kun je dan de Latest estimate (LE) gebruiken. Via de shortcut Latest estimate versie leg je bij het grootboekbudget de prognose vast. Voor elk moment dat je je prognose bijstelt, kun je een nieuwe versie aanmaken. In de weergave wordt altijd de meest actuele prognose getoond.
Latest estimate gegevens importeren
Je hoeft niet bij alle grootboekbudgetten handmatig de latest estimate in te voeren. Je kunt ook gebruik maken van de functie Inlezen Interface Budgetten (VINBIN) om de latest estimate-gegevens in te lezen. Vanuit deze functie kun je een Excel-sjabloon downloaden, invullen en importeren. Let er hierbij op dat het jaarbudget en het latest estimate jaarbedrag overeenkomen met het totaal van de ingevulde budget- c.q. latest estimate perioden.
De geïmporteerde gegevens kun je in de functie Informatie Interface Budgetten (IBIFIN) inzien en controleren. Met de functie Verwerken Interface Budgetten (VBIFIN) verwerk je vervolgens de ingelezen latest estimate-gegevens definitief in de financiële administratie. Het systeem maakt dan automatisch een (nieuwe) latest estimate-versie aan bij de betreffende grootboekbudgetten.
Latest estimate automatisch laten bepalen
Eventueel kun je met de functie Bepalen Latest Estimate (VESTIM) het systeem periodiek de latest estimate-bedragen ook automatisch laten berekenen. Het latest estimate-bedrag wordt dan bepaald door de gemiddelde realisatie van de geselecteerde periodes door te rekenen naar de rest van het jaar. Dit jaarbedrag wordt vervolgens verdeeld op de manier zoals de voorgaande latest estimate was ingegeven, of conform de periodeverdeling van het budget (wanneer er nog geen latest estimate aanwezig is). Het systeem houdt hierbij echter geen rekening met seizoensinvloeden en/of fluctuaties in de uitgaven die in de loop van het jaar kunnen optreden.
Ook zichtbaar in andere informatiebrowsers
In de functie Grootboekrapportage (IGBRAP) zijn diverse kolommen beschikbaar, waarmee je de ‘Latest estimate’ gegevens kunt opnemen in de weergave. En ook in de (informatie)functies Maandrapportage: ratios (IMDRAP) en Maandrapportage: ratios in duizendtallen (IMDRAD) heb je de beschikking over de latest estimate gegevens.
Latest estimate op projecten
Naast budgetten en LE’s op grootboekbudgetten is het ook mogelijk om prognoses voor afwijkingen in kosten en opbrengsten bijprojecten af te geven. Hiervoor maak je gebruik van de Projectissues (MISSUE) die je bij elk project kunt vastleggen. Voor de tabel van deze functie (pr22) voeg je allereerst een aantal vrije velden (MVVVLD) toe waarin je de LE kunt gaan registreren. Denk bijvoorbeeld aan LE voor ‘verwachte opbrengsten’, ‘verwachte externe kosten’ en eventueel ook ‘verwachte uren’.
De projectissues kun je dan zo inrichten dat niet alleen de prognose zelf kan worden ingevuld, maar ook een toelichting op de prognose kan worden gegeven vastgelegd. De projectmedewerkers kunnen vanuit het subproject de latest estimate gemakkelijk invullen en updaten. Daarbij kun je er eventueel ook voor kiezen om een LE-issue aan een bepaalde medewerker toe te wijzen die akkoord op de cijfers moet geven. Hiervoor kun je een extra vrij veld gebruiken, of via het prikbord onder het LE-issue over de voortgang communiceren. En kun je ook alerts instellen op openstaande projectissues (pr090).
Door vanuit de overkoepelende Projectissues browser te filteren op alle LE- issues heb je direct een totaaloverzicht van de verwachte prognose voor je projecten. En in de browser met Subprojecten (MPRSUB) kun je deze zelfs combineren met de budgetgegevens. Wanneer je de relevante gegevens in (een) specifieke weergave(n) opneemt, heb je in één oogopslag een up-to-date overzicht hoe je projecten ervoor staan. Daarbij is het ook mogelijk om deze gegevens, al dan niet in de vorm van een grafische rapportage, op te nemen in een rapportage dashboard.
Latest estimate op uren met ‘Estimated time to complete’
Tenslotte beschikt AllSolutions ook over functionaliteit waarmee je de Estimated time to complete (ETC) automatisch door het systeem kunt laten vaststellen. ETC is een projectie van de tijd c.q. de uren die nodig zijn om een projectactiviteit te voltooien.
In de Parameters Urenregistratie (MUIPAR) geef je aan of je ETC wilt laten vastleggen (in het onderdeel Registratie). De medewerkers die aan het project werken, kunnen dan in hun weekstaat de ETC-uren opgeven. Het systeem rekent dan automatisch de verwachte uren uit, op basis van het aantal uur dat een medewerker staat ingepland versus het aantal dat in de tussentijd al besteed is.
Zo kan de projectleider zien of het project nog op koers loopt. Of dat hij moet gaan schuiven in zijn team, zijn project moet bijstellen of misschien zelfs terug moet naar de klant.
Meer weten?
Wil je meer informatie over het inzetten van latest estimates binnen je organisatie? Neem dan contact op met je vaste consultant. Deze denkt graag met je mee en kan je bij de inrichting ondersteunen.