Communiceren en informatie uitwisselen via sociale netwerken is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Bedrijfsmatig toepassen van sociale netwerk technologie maakt werken efficiënter en leuker en is de perfecte manier om kennis te delen. In AllSolutions is daarom het onderdeel Kringen beschikbaar. Met kringen kun je personen indelen in een bepaalde groep. Bijvoorbeeld alle medewerkers binnen jullie bedrijf, of de collega’s in het team waarmee je samenwerkt. Binnen een kring kun je berichten, documenten en pagina’s delen. Gebruikers kunnen deze informatie alleen zien, wanneer zij via de kring hiervoor geautoriseerd zijn.
Met behulp van kringen creëer je gemakkelijk sociale netwerken rondom projecten, offertes, klanten of kennisgebieden. Met collega’s of met externe relaties. Zo is iedereen altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en is kennis en informatie snel uit te wisselen en terug te vinden.
In de functie Kringen (MKRING) kun je de kringen aanmaken en beheren. In elke kring leg je per gebruiker de autorisatie vast. Dit gebeurt op basis van de rol die de gebruiker in de kring vervult. De autorisatie van de kring is hierbij leidend. Dat wil zeggen, de autorisatie van de kring overruled de autorisatie die bij de gebruiker is ingesteld voor berichten, documenten en tekst- en featurepagina’s. In de functie kringen leveren wij een aantal standaard rollen mee. Je kunt de rollen binnen de kring echter helemaal zelf definiëren. Hierbij geef je ook aan welke rol – en vervolgens welke gebruiker met deze rol – het beheer van de kring uitvoert.
Dit staat overigens los van de autorisatie op de functie Kringen (MKRING) zelf. Je kunt het aanmaken en beheren van kringen dus apart autoriseren, naast de autorisatie die je per kring voor de leden van die kring instelt.
De kringen waarin een gebruiker is ingedeeld, worden getoond op zijn profielpagina. Naast een beknopt overzicht wordt hier ook de ‘rol’ getoond, die deze gebruiker in de betreffende kringen vervult.
Wanneer je op een kring klikt, open je de pagina met de gegevens van de kring. Hier vind je de volgende informatie:
- Gegevens van de kring en de gebruikte tags.
- Personen die in de kring zijn ingedeeld en de rol die ze hierin vervullen.
- De rol en de bijbehorende gebruiker die het kringbeheer uitvoert.
- Gedeelde berichten, pagina’s en documenten.
Per kring bepaal je ook of gebruikers zichzelf (vrij) mogen aanmelden bij deze kring, of dat de kringbeheerder deze aanmelding eerst moet goedkeuren. Direct naast de naam van de kring vindt de gebruiker dan de aanmeldknop. Wanneer je instelt dat de kringbeheerder aanmeldingen eerst moet goedkeuren, dan worden deze ter goedkeuring aangeboden in de functie Fiatteren Aanmeldingen Kring (MFAANK). Via de acties Goedkeuren of Afkeuren rechts in het scherm handelt de kringbeheerder deze aanmeldingen af. Hierbij ontvangt de betreffende gebruiker een welkomsttekst of een afkeuringsbericht. De teksten van deze automatische berichten kun je in de kringgegevens invoeren.
Metasearch op kringen uitgebreid
Via de metasearch kun je door het gehele systeem zoeken op basis van één of meerdere zoektermen binnen een of meerdere entiteiten. Het is ook mogelijk om kringen te zoeken (op naam van de kring).