Vanuit AllSolutions verzend je eenvoudig en veilig e-facturen via het beveiligde netwerk van eConnect. Dit geeft je de zekerheid dat de e-factuur daadwerkelijk wordt afgeleverd bij de juiste partij.
Daarnaast kun je ontvangen inkoopfacturen gemakkelijk importeren in AllSolutions. Op basis van herkenning van een aantal factuurgegevens doet het systeem een voorstel voor de registratie van de inkoopfactuur. Op deze manier kun je de factuur snel en gemakkelijk inboeken en verwerken in AllSolutions.
De koppeling met eConnect biedt de volgende mogelijkheden:
- Versturen van verkoopfacturen
- Ontvangen van inkoopfacturen
- Voorstel registratie inkoopfactuur op basis van gegevensherkenning
Hoe werkt het?
Bij het afdrukken van de definitieve facturen worden de elektronische facturen voor debiteuren met de instelling ‘eConnect’ klaargezet voor eConnect. Met de functie Exporteren Elektronische Facturen naar eConnect (VEXEVB) verstuur je de verkoopfacturen daadwerkelijk naar eConnect. Hiervan ontvang je een verwerkingsverslag waarin je precies kunt zien hoeveel (en welke) facturen naar eConnect zijn geëxporteerd en bij welke facturen eventueel een fout is opgetreden. De functie kun je handmatig uitvoeren of in de Program Batch Jobs (MJOBNR) opnemen.
Bij het versturen van de facturen via eConnect wordt het afzender e-mailadres gebruikt dat in de contactgegevens van het bedrijf in de functie Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) is vastgelegd. Daarnaast leg je de afzender (gebruikersnaam) en e-mailadres in het eConnect platform vast.
De debiteur ontvangt een e-mailbericht dat via eConnect een factuur naar hem verzonden is. Met een klik op de link in het e-mailbericht opent eConnect. De debiteur kan hier de factuur en bijbehorend UBL/XML-bestand downloaden. Als de debiteur eveneens gebruik maakt van eConnect kan deze de factuur in zijn softwarepakket importeren.
Via eConnect ook veilig factureren naar Belgische bedrijven (via PEPPOL)
Je kunt via eConnect ook factureren naar Belgische bedrijven (via PEPPOL). De beschikbare verificatie opties zijn hiertoe uitgebreid met de waarden CBE (= Belgian Crossroad Bank of Enterprises) en Overig. Wanneer je kiest voor ‘overig’ kun je in het veld Scheme ID instellen op basis van welke waarde je met eConnect wilt koppelen. In België is dit doorgaans het btw-nummer:
- In het veld Scheme ID vul je het type BE:VAT in
- In het veld Nummer vul je dan het betreffende btw-nummer in.
Een overzicht van alle mogelijkheden vind je op deze website.
Goed om te weten: eConnect kan op deze manier ook elektronische facturen afleveren in andere landen op de lijst (via PEPPOL).
Importeren van inkoopfacturen
Via de functie Importeren Elektronische Facturen vanuit eConnect (VIMEVB) importeer je ontvangen elektronische facturen vanuit eConnect in AllSolutions. Ook hiervan ontvang je een verslag. Deze functie kun je handmatig uitvoeren of ook in de Program Batch Jobs (MJOBNR) opnemen. De geïmporteerde facturen vind je in de browser met Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK), dezelfde browser waarin ook de gescande inkoopfacturen terecht komen wanneer je deze bijvoorbeeld importeert vanuit een mailbox. De koppeling met eConnect sluit dan ook volledig aan op de bestaande en al bij je gebruikers bekende functies.
Wanneer de factuur geheel via eConnect is verstuurd, worden alle factuurgegevens automatisch meegegeven en al direct in het scherm ingevuld. Je hoeft deze dus niet meer handmatig in te voeren. Dit is minder foutgevoelig en geeft je de zekerheid dat de aanwezige gegevens ook de juiste factuurgegevens zijn.
Na controle van de gegevens kun je de inkoopfactuur vervolgens gemakkelijk registreren.
Koppeling activeren?
Wanneer je gebruik wilt maken van de koppeling ga je allereerst een overeenkomst aan met eConnect. (Aan het gebruik van eConnect zijn kosten verbonden.) Hiertoe maak je een account aan in de eConnect omgeving. Voordat je facturen kunt versturen of ontvangen, voert eConnect een verificatiecontrole uit. Met de accountgegevens die je vanuit eConnect ontvangt, kunnen wij de koppeling in AllSolutions voor je activeren. Neem hiervoor contact op met je consultant.
Inrichting in AllSolutions
In de functie Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) geef je per bedrijf aan namens welk bedrijf in eConnect je de elektronische facturen wilt versturen en importeren. Dit veld correspondeert met het veld ‘Party ID’ in je account in eConnect. Daarnaast geef je aan op basis van welke gegevens je geïdentificeerd wilt worden in eConnect. Doe dit altijd op Nummer Kamer van Koophandel of OIN-nummer (er opent dan een extra veld waarin je dit nummer kunt invullen) en niet op een van de andere opties.
Belangrijk! Zorg verder ervoor dat in MBDRAF de volgende gegevens altijd zijn ingevuld:
- contactgegevens (telefoonnummer, afzender e-mailadres)
- btw-nummer
- IBAN
- BIC
- Nummer Kamer van Koophandel
Als (een van) deze gegevens niet zijn ingevuld, is het niet mogelijk om facturen via de koppeling naar eConnect te versturen!
Controleren gebruikte ‘Eenheden’
Bij het factureren van logistieke orders worden vaak eenheden in de factuurregels opgenomen. Je kunt de eenheden zelf in je omgeving inrichten en beheren. Als logistieke facturen elektronisch via eConnect worden verzonden, kan het echter voorkomen dat de eenheidscode niet (goed) wordt herkend.
Daarom is bij de Eenheden (MEENHK) het veld Eenheidscode eConnect beschikbaar. In dit veld vul je de code van de eenheid in zoals deze bij eConnect bekend is. eConnect maakt gebruik van standaardcodes die in het PEPPOL-protocol zijn vastgelegd. De lijst met meest gebruikte coderingen is hier te raadplegen.
Het vullen van deze code is overigens alleen nodig als de code voor eConnect afwijkt van de gebruikte eenheidscode in AllSolutions.
Debiteuren omzetten naar efacturatie via eConnect
Bij de Debiteuren (MDEBST) activeer je de elektronische facturering en stel je in:
- In welk formaat je de elektronische factuur verstuurd (eConnect is aan het bestaande veld toegevoegd)
- Op basis van welk gegeven je de verificatie van de debiteur wilt meegeven. eConnect gebruikt deze gegevens om de elektronische factuur bij de juiste geadresseerde af te leveren. Je kunt hierbij kiezen uit:
- Btw-nummer
- KvK-nummer
- OIN – Overheids Identificatienummer
- GLN – Global Location Number
- DUNS – Dit is een wereldwijd erkend systeem dat is ontwikkeld door Dun & Bradstreet (D&B) en waarmee een uniek identificatienummer wordt toegewezen aan bedrijven. Je kunt naar de D&B-website op www.dnb.com gaan om dit nummer te vinden of om gratis een nummer aan te vragen.
Validatie op basis van KvK-nummer of OIN-nummer is vereist voor debiteuren die in Nederland zijn gevestigd, vooral wanneer in de omgeving de koppeling met het KvK Handelsregister is geactiveerd. Voor wat betreft Europese debiteuren ligt verificatie op basis van ‘btw-nummer’ of IBAN voor de hand.
Omzetten groot aantal debiteuren
Als je een groot aantal debiteuren in je systeem hebt, wil je deze natuurlijk de instelling voor het elektronisch factureren snel en makkelijk kunnen omzetten op efacturatie via eConnect. Daarvoor is de functie Wijzigen Verzendformaat Debiteuren naar eConnect (VCDEVB) beschikbaar.
Als je deze functie start, wordt allereerst gecontroleerd of de debiteuren gevonden kunnen worden in het netwerk van eConnect. Dit gebeurt op basis van de volgende drie velden:
- Nummer Kamer van Koophandel
- IBAN-nummer
- Btw-nummer
Als er een match is, wordt bij de debiteur (MDEBST) de instelling van het veld Verzendformaat elektronische factuur omgezet naar ‘eConnect’.
En de instelling van het veld Koppelen met eConnect o.b.v. wordt omgezet naar de waarde waarop de debiteur in het netwerk van eConnect gevonden is.
Let op! Het controle mechanisme controleert alleen of een debiteur aanwezig is in het netwerk van eConnect. Er wordt verder niet gekeken of binnen het platform van PEPPOL staat aangevinkt dat een klant via PEPPOL facturen wil versturen én ontvangen.
Goed om te weten: Als je elektronisch factureert aan overheidsinstanties, dan wordt door hen vereist dat je op basis van het Organisatie-Identicatienummer (OIN) factureert. Nadat je de omzetting naar eConnect hebt uitgevoerd is het dan ook handig om je debiteurenbestand nog even na te lopen. Bij overheidsinstanties die het OIN-nummer vereisen, zul je de instelling van het koppelveld handmatig moeten omzetten naar OIN-nummer. Er opent dan een nieuw veld waarin je het bijbehorende OIN-nummer van de debiteur kunt invullen.
Aanvullende opties voor importeren inkoopfacturen
Digitale inkoopfacturen van crediteuren/leveranciers die (nog) niet met eConnect werken, zul je waarschijnlijk nog steeds als pdf per e-mail ontvangen, al dan niet in combinatie met een UBL-bestand. eConnect biedt de mogelijkheid om deze facturen via je account in eConnect te importeren. eConnect kan een pdf verrijken met gegevens en voor je omzetten naar een UBL-bestand. Hierna kan de inkoopfactuur alsnog via de koppeling geïmporteerd worden en daarmee gemakkelijker geregistreerd/ingeboekt worden in AllSolutions. Belangrijk om te realiseren is dat eConnect in deze situatie wel de omzetting doet naar UBL, maar geen verificatie uitvoert van de gegevens. Dit omdat de afzender en de gegevens van de factuur niet als zodanig meer door eConnect geverifieerd kunnen worden. Wil je van deze optie gebruik maken? Neem dan contact op met eConnect.
Efficiencyslag van Peinemann door inzet eConnect en AllSolutions