Elektronisch factureren met UBL-bestand

In de Parameters AllSolutions (MZZPAR) kun je het elektronisch factureren activeren. In dat geval kun je bij de Debiteuren (MDEBST) aangeven of je deze elektronisch wilt factureren en zo ja, naar welk e-mailadres de factuur wordt verstuurd. Hierbij kun je ook instellen of je naast de elektronische factuur in PDF-formaat ook nog automatisch een UBL-bestand wilt meesturen. Een UBL-bestand is een bestand in XML-formaat dat de metadata van een factuur bevat. Het UBL-bestand wordt gebruikt voor het uitwisselen van factuurgegevens tussen verschillende softwarepakketten. AllSolutions ondersteund alleen UBL-versie 2.1.

In het UBL-bestand worden de werkelijke factuurregels opgenomen. Ook een eventuele factuurkorting wordt in het bestand verwerkt. Op deze manier kan het ontvangende softwarepakket de factuurgegevens gespecificeerd inlezen.

Aanvullende inrichting

Wanneer je je facturen wilt laten vergezellen door een UBL-bestand, dan vul je in de functie Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) in de aangegeven onderdelen in ieder geval de volgende velden in:

  • Identificatie: jullie organisatie-/afdelingsnaam (zz00.naam)
  • Bezoekadres: het land waarin jullie organisatie is gevestigd (zz00.land-kd)
  • Correspondentieadres: jullie adres, postcode en woonplaats (zz00.p-adres, zz00.p-num, [zz00.p-appendix,] zz00.p-pttkd)
  • Algemene gegevens: jullie btw-nummer (zz00.btw-nr), jullie IBAN (zz00.iban) en BIC (zz00.bic) en het nummer waaronder jullie bedrijf/afdeling is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (zz00.kvk-nr).

Bovenstaande gegevens worden in de metadata van het UBL-bestand meegenomen.

Bij de debiteur (MDEBST) aan wie je factureert, leg je in ieder geval de naam en het correspondentieadres vast.

Inzicht in de gegevens in een UBL-bestand

In de functie Formulieren (MFORMC) vind je alle documentformulieren die het systeem gebruikt. Per formulier leg je vast welke sjablonen je wilt gebruiken. Daarnaast heb je via de shortcut Documentsets inzicht in de documenten die op basis van de gekoppelde sjablonen zijn gegenereerd, zoalsbijvoorbeeld de (elektronische) facturen.

Vanaf versie 12.0.08 kun je hier ook de gegevens inzien die vanuit het systeem in het UBL-bestand worden opgenomen. In het scherm met de Documenten is hiervoor de nieuwe shortcut UBL-bestand toegevoegd.

Goed om te weten: Deze shortcut wordt getoond als vanuit de omgeving elektronisch wordt gefactureerd. En is natuurlijk alleen zichtbaar bij de formulieren voor de definitieve facturen.

Electronisch factureren via eVerbinding

AllSolutions biedt ook de mogelijkheid om eenvoudig en veilig e-facturen via het beveiligde netwerk van eVerbinding te versturen. Dit geeft je de zekerheid dat de e-factuur daadwerkelijk wordt afgeleverd bij de juiste partij.

Daarnaast kun je ontvangen inkoopfacturen gemakkelijk importeren in AllSolutions. Op basis van herkenning van een aantal factuurgegevens doet het systeem een voorstel voor de registratie van de inkoopfactuur. Op deze manier kun je de factuur snel en gemakkelijk inboeken en verwerken in AllSolutions.

Meer informatie over eVerbinding