In browsers met documenten kun je met de actie Document mailen documenten doorsturen naar andere personen. Met een klik op deze actie opent een vervolgscherm waarin je een aantal gegevens kunt invullen:
Wanneer je vanuit een van de relatiebrowsers een document wilt mailen, is bij het veld Mailen naar een info-knop beschikbaar. Via deze knop kun je het e-mailadres van de geadresseerde selecteren uit de contactpersonen van de relatie. (Deze optie verschijnt alleen als dit in de browser mogelijk is.)
De afzender van het bericht kun je op maat opgeven, waarbij je kunt kiezen uit:
- Het e-mailadres dat is vastgelegd in het bedrijf/afdeling waaronder de gebruiker is ingelogd.
- Het e-mailadres van de ingelogde gebruiker.
- Andere afzender (zie de ‘spelregels’ hieronder).
Als je de laatste optie selecteert, kun je in twee aanvullende velden de naam en het e-mailadres van de afzender handmatig opgeven. Het e-mailadres dat je gebruikt, moet wel een geldig e-mailadres zijn omdat ontvangende mailservers hierop controleren! Daarnaast adviseren wij om altijd een SPF-record voor het e-maildomein te publiceren!
En in de twee onderste velden kun je het onderwerp en de tekst van het e-mailbericht meegeven.
‘Spelregels’ ingesteld voor doorsturen bestanden per e-mail
In de strijd tegen phishing e-mails worden ontvangende mailservers steeds strenger in het beoordelen van de e-mails die zij accepteren en doorlaten. Dit heeft consequenties voor het doorsturen van bestanden vanuit je omgeving. Daarom is dit vanaf 2021 gebonden aan spelregels om te waarborgen dat de e-mail goed kan worden afgeleverd bij de geadresseerde en niet wordt geweigerd/bounced.
Dit betekent dat je voortaan alleen een afzender e-mailadres kunt opgeven dat overeen komt met het maildomein dat als afzender e-mailadres in de Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) of de Parameters AllSolutions (MZZPAR) staat ingesteld. Geef je een e-mailadres op dat niet tot dit domein behoort? Dan volgt een melding:
Op deze manier worden de juiste omstandigheden gecreëerd om de e-mail die je vanuit je omgeving verstuurd, bij de ontvanger te kunnen afleveren.