Categorieën

Documenten elektronisch verzenden vanuit verschillende afzenders/e-mailadressen

Vanuit AllSolutions kun je gegenereerde documenten zoals bijvoorbeeld facturen en offertes, elektronisch naar je relaties, debiteuren en crediteuren versturen. Welke afzender en welk bijbehorend e-mailadres hierbij worden gebruikt, geef je in de functie Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) aan, of centraal voor alle verzonden e-mails uit de omgeving in de Parameters AllSolutions (MZZPAR). Deze gegevens worden dan gebruikt voor alle gegenereerde documenten die vanuit de omgeving worden verstuurd.

In de praktijk komt het echter regelmatig voor dat de administratie vanuit een ander e-mailadres werkt dan bijvoorbeeld de afdeling inkoop. Om in deze behoefte te voorzien, kun je ook de naam en het e-mailadres van de afzender per elektronisch documenttype inrichten. In de functie Formulieren (MFORMC) via de shortcut Sjablonen zijn bij deze documenttypes de velden Naam afzender en E-mailadres afzender aanwezig:

AllSolutions-kennisbank-mailen-met-specifiek-emailadres

Dit bied je de mogelijkheid om per documentstroom een eigen afzender en e-mailadres in te richten. Vul je hier overigens geen specifieke afzender of e-mailadres in, dan is de werking ongewijzigd.

Geldig afzenderadres

Belangrijk: Het e-mailadres dat je gebruikt, moet een geldig e-mailadres zijn omdat ontvangende mailservers hierop controleren. Mocht er een probleem zijn met de aflevering van e-mailberichten, dan worden hier ook de ‘(non) delivery reports’ naartoe gestuurd.

Maildomein aanmelden bij AllSolutions

Binnen het AllSolutions platform maken we gebruik van Beveiligde E-mail Services (BES). Hierbij worden e-mails beveiligd vanuit je omgeving verstuurd mét gebruik van SPF, DKIM en DMARC, via een Nederlandse provider die gespecialiseerd is in e-mailverzending. Om dit mogelijk te maken heb je bij de live-gang een drietal entries laten laden in de DNS van de maildomeinen die je voor het mailen vanuit je productieomgeving gebruikt.

Ga je vanuit je omgeving mailen met gebruik van een ander/extra maildomein? Geef dit dan aan ons door Om te waarborgen dat ook deze e-mails op de goede manier kunnen worden verzonden, zijn namelijk voor elk gebruikt (sub)domein DNS-instellingen nodig.

Voor het aanmelden van een nieuw maildomein kun je een supportmelding bij ons indienen. Je ontvangt dan de benodigde entries die je in de DNS van het nieuwe maildomein kunt (laten) laden.

Publiceer een SPF-record

Verder is het nodig dat er voor elk gebruikt e-maildomain een SPF-record wordt gepubliceerd. Mailservers besteden voor het bestrijden van phishing e-mails namelijk steeds meer aandacht aan het verifiëren van de (vertrouwde) afzender. SPF staat voor ‘Sender Policy Framework’. Een ontvangende mailserver kan onder andere op basis van het SPF-record besluiten om een e-mail door te laten, te markeren als onveilig of helemaal te weigeren.

In een SPF-record kun je omschrijven welke servers en/of programma’s e-mail namens jouw maildomein mag verzenden. Voeg de entry include:spf.flowmailer.net toe aan het SPF-record op het (nieuwe) maildomein. Je SPF-record kun je gemakkelijk online controleren via bijvoorbeeld: http://www.mxtoolbox.com/spf.aspx.

Als je een SPF-record wilt toevoegen aan je domein moet er op de DNS-beheerpagina een nieuw record aangemaakt worden van het type TXT. Hierin neem je de volgende informatie op:

v=spf1 include:spf.flowmailer.net ~all

Nadat het SPF-record is toegevoegd kan het overigens nog even duren voordat de informatie globaal is doorgevoerd.