Categorieën

Documenten elektronisch versturen met e-mail in eigen huisstijl

In het factureringsproces wordt steeds meer gebruik gemaakt van digitale facturering en aanmanen per e-mail. En ook opdrachten en orderbevestigingen worden meer en meer elektronisch verzonden. Tot nu toe werden elektronische documenten met de standaard e-mailset van het systeem (functie E-mailsjablonen – MMAILS) verstuurd. Het is ook mogelijk om de begeleidende e-mailberichten in je eigen huisstijl op te maken.

Hoe werkt dit? In de functie Formulieren (MFORMC) kun je via de shortcut Sjablonen voor elk documenttype dat je gebruikt, een elektronisch documenttype inrichten. Hier kun je nu ook aangeven welk html e-mailformulier je voor het versturen van de opdracht, factuur, aanmaning, etc. wilt gebruiken. Dit html-formulier vormt het sjabloon voor de uiteindelijke e-mail die naar de relatie wordt verzonden. Vul je hier geen html-formulier in, dan is de werking ongewijzigd en wordt het standaard e-mailbericht verstuurd.

Het html-formulier maak je aan en upload je in de functie E-mailformulieren (MFORMM). Je kunt naar keuze één html-formulier inrichten voor alle documenten die je elektronisch verstuurd of per documenttype en/of per afdeling een apart e-mailformulier inrichten. In het html-formulier neem je het veld <!--tekst--> op voor het afdrukken van de begeleidende bodytekst.