Facturen ontvangen en versturen per post of per e-mail is bijna verleden tijd. Vanaf eind 2018 moeten alle overheidsinstanties e-facturen kunnen ontvangen en verzenden. Daarmee neemt de overheid het voortouw met digitaal factureren. En het duurt niet lang voordat het bedrijfsleven volgt. Tijdens de AllUser klantendag eind november jl. vertelden Hoogheemraadschap Schieland & de Krimpenerwaard en King Nuts & Raaphorst wat de overstap naar e-facturatie hun opleverde.
DOOR: HERBERT COENEN
AllSolutions
Sinds begin 2017 is de transitie naar digitaal factureren ingezet. De centrale overheid neemt sindsdien geen papieren facturen of e-mails met bijlagen meer aan van leveranciers. Ze wisselen nu alleen nog échte digitale facturen uit via een speciaal, beveiligd netwerk in een UBL-formaat. UBL staat voor Universal Business Language.
Twee gebruikers van AllSolutions lieten tijdens de AllUser – de inspiratiemiddag voor alle gebruikers van de software van AllSolutions – zien dat ze al helemaal klaar zijn voor e-facturatie. Dankzij de koppeling met eVerbinding, een slimme oplossing voor e-facturatie, zijn zij in staat om beveiligd UBL-facturen uit te wisselen. Met één druk op de knop verzenden gebruikers facturen. Ook het verwerken van inkomende UBL-bestanden verloopt gestroomlijnd met AllSolutions. Facturen hoeven niet meer handmatig verwerkt te worden. Dit zet de deur open naar veel nieuwe mogelijkheden en procesverbeteringen, zowel voor overheidsinstanties als het bedrijfsleven.
De Hoogheemraadschappen van Rijnland, Delfland en Schieland & de Krimpenerwaard hebben hun financiële administraties samengevoegd in één integraal ERP-systeem. Bij die overgang voerden de partners ook e-facturatie in, dit vanwege de wettelijke verplichting voor overheidsorganisaties om per 25 november 2018 e-facturen te kunnen ontvangen en verzenden. Arjen Looijenga, functioneel beheerder namens de drie Hoogheemraadschappen, vertelde dat de drie overheidsorganisaties samen op jaarbasis ruim 35.000 inkomende en uitgaande facturen handmatig verwerken. Het doel is om deze facturenstroom volledig te laten verlopen via e-facturatie; leveranciers kunnen dan alleen nog digitaal factureren bij de Hoogheemraadschappen. Dat kost deze leveranciers in principe niets, want hun boekhoudsysteem kan gekoppeld worden aan eVerbinding. Leveranciers versturen zo beveiligde UBL-facturen die automatisch verwerkt worden in de administratie van de waterschappen. Er komt geen handmatig werk meer aan te pas.
Bovendien geeft e-facturatie de waterschappen beter inzicht in de kosten. Inkomende facturen van bijvoorbeeld energieleveranciers zijn nu vaak verzamelnota’s over een bepaalde periode. Die nota’s moeten handmatig ingeboekt en gecontroleerd worden. E-facturatie maakt het mogelijk om honderden of zelfs duizenden specifieke facturen te ontvangen en snel te verwerken. Door voor alles één factuur te verwerken, zijn de bedragen per factuur relatief kleiner, waardoor ze sneller en makkelijker voldaan worden. Maar nog belangrijker is dat de waterschappen gedetailleerder inzicht krijgen in diverse soorten kosten. Hoeveel energie verbruikt een sluis? En wanneer ontstaan er pieken en dalen?
Bij groothandel King Nuts & Raaphorst kwam de beslissing om over te stappen op digitaal factureren voort uit bittere noodzaak. Jaarlijks importeert het bedrijf ruim 450 containers met noten, zuidvruchten, chocola en rijstcrackers vanuit de hele wereld. Die worden vervolgens overal in Europa verkocht. Het bedrijf verwerkt zo’n 5.500 inkomende facturen per jaar. Arjan van Erk, hoofd administratie bij King Nuts & Raaphorst, besloot zelf eens te testen hoe lang de verwerking van vijftig facturen duurde. Uren later concludeerde hij dat zijn administratie echt toe was aan verandering. Zijn boekhouders waren veel te veel tijd kwijt met het intikken van factuurnummers, -datums, bedragen en omschrijvingen.
Dankzij eVerbinding bespaart King Nuts & Raaphorst jaarlijks duizenden euro’s. De financiële afdeling is geen tijd meer kwijt aan het verwerken en inboeken van facturen. De focus ligt nu op inzicht en controle. Klopt het bedrag op de factuur met de inkooporder? Is hier opdracht voor gegeven? Dat bespaart volgens Arjan een hoop onduidelijkheid en extra werk.
King Nuts & Raaphorst loopt met eVerbinding vooruit op het onvermijdelijke. Want hoewel bedrijven onderling niet verplicht digitaal hoeven te factureren, beaamt Arjan dat de voordelen zo groot zijn dat niemand achter kan blijven. “Wie de overstap niet waagt, loopt het risico om op termijn leveranciers én klanten mis te lopen.”
Benieuwd wat eVerbinding voor jouw organisatie kan betekenen? Lees dan ook de blog ‘Van 65 naar 60.000 facturen dankzij eVerbinding’ of neem contact met ons op.