Een elektriciteitsbedrijf stuurde 65 verzamelfacturen per jaar naar een grote telecomprovider. Sinds kort stuurt dit bedrijf aan deze provider 60.000 losse e-factuurtjes per jaar. Het resultaat? Deze 60.000 e-facturen worden veel sneller verwerkt en betaald. De ontvanger bespaarde ook nog eens 1,5 FTE omdat de afhandeling van de e-facturen automatisch ging. Dit soort besparingen wordt mogelijk als we onze traditionele kijk op factureren los durven te laten, stelt Johan Schaeffer, founder van eVerbinding.
DOOR: JOHAN SCHAEFFER
eVerbinding
Inkomende facturen verwerken kost veel tijd. Voordat een factuur betaald wordt, moet u immers eerst kijken of u de afzender kent, of de factuur rechtmatig is verzonden en of de bedragen wel overeenkomen met de afspraken. Elektronisch factureren brengt daar verandering in. Ik durf te stellen dat het verzenden van papieren facturen én facturen in PDF-vorm over een tijdje niet meer gebeurt.
Factureren deden we jarenlang op papier. Sinds 2009 is het wettelijk toegestaan om digitale facturen per email te sturen, bijvoorbeeld in de vorm van een PDF. Deze PDF is vooral handig voor de verzender. De ontvanger van een PDF factuur moet nog steeds veel administratieve handelingen verrichten (dus kosten maken) om een factuur in te boeken. Echt elektronisch factureren gaat een stap verder. Het échte e-factureren gebeurt door het uitwisselen van elektronische facturen in bijvoorbeeld UBL-formaat. Dat uitwisselen van e-facturen kan via e-mail of via een speciaal, beveiligd facturatienetwerk.
De voordelen van het verzenden van een e-factuur over een veilig facturatienetwerk zijn aanzienlijk. Ten eerste weet u als ontvanger voor honderd procent zeker dat degene die de factuur stuurt, is wie hij zegt te zijn. Voor spookfacturen en hackers hoeft u niet meer bang te zijn. De verzender weet bovendien precies of een factuur gezien is. Nog een groot voordeel is de verwerking. Binnenkomende e-facturen kunnen direct en zonder tussenkomst van mensen verwerkt worden. Hierdoor verandert factureren van een reeks bewuste, handmatige handelingen in een procedureel stapje in de afronding van een geautomatiseerd proces.
Omdat de verwerking van een e-factuur veel sneller gaat, kunnen facturen ook veel eerder betaald worden. Bij de gemeente Zoetermeer zijn de door hen ontvangen e-facturen gemiddeld binnen 22 uur na ontvangst betaalbaar gesteld. Deze gemeente gaat vol inzetten op het ontvangen van zoveel mogelijk e-facturen. De incentive voor de leveranciers is duidelijk; je krijgt veel sneller betaald. Ook andere gemeenten, provincies en waterschappen zijn hun systemen aan het klaarmaken voor het ontvangen en verwerken van e-facturen.
Het voorbeeld waar ik dit blog mee opende, vind ik ook bijzonder. Je zou op het eerste gezicht niet zeggen dat het loont om 60.000 facturen te verwerken in plaats van 65. Toch is dat wel zo. Ga maar na. Toen er nog 65 verzamelfacturen verstuurd werden, moest iedere factuur handmatig gecontroleerd en uitgesplitst worden. Nu hoeft dat niet meer. Zolang de facturen voldoen aan de afspraken en het juiste PO-nummer bevatten, worden ze automatisch betaalbaar gesteld. Omdat het bedrag op elke e-factuur relatief klein is, worden ze veel sneller en makkelijker voldaan.
Is de wereld klaar voor e-factureren? Het gaat absoluut deze kant op. De meeste financiële pakketten kunnen e-facturen verzenden, ontvangen en verwerken. Zowel grote bedrijfssystemen als kleinere boekhoudsystemen kunnen omgaan met UBL, de meest gangbare standaard op dit moment. Het is dus zeker niet exclusief voor overheden, ook zzp-ers en MKB-bedrijven verzenden steeds meer e-facturen.
AllSolutions12 is helemaal klaar voor het uitwisselen van e-facturen. Met één druk op de knop kunnen gebruikers vanuit AllSolutions e-facturen verzenden via het veilige eVerbinding netwerk. Ook het verwerken van inkomende e-facturen verloopt gestroomlijnd met AllSolutions. De facturen die op deze manier binnenkomen, kunnen machine-2-machine worden afgehandeld. Voor alle organisaties die met AllSolutions werken, zet dit op eenvoudige wijze de deur open naar aanzienlijke procesverbeteringen.
Mijn tip? Begin er gewoon mee. Begin klein en leer deze wereld stapsgewijs een beetje kennen. Dan bent u straks helemaal klaar voor een digitale toekomst waarin u straks ook probleemloos 60.000 facturen verwerkt of, nog beter, verstuurt.
Johan Schaeffer is founder van eVerbinding, een toonaangevend platform voor e-facturatie. Wilt u meer weten over elektronisch factureren, ga dan naar www.everbinding.nl