Het jaar loopt ten einde en we staan op de drempel van 2022. Doorgaans een moment om terug te kijken en de balans op te maken.
2021 is een uniek jaar geworden waarin een hoop is gebeurd, ook in de wereld. We prijzen ons gelukkig dat het ook dit jaar mogelijk was om een groot deel van onze klanten te ontmoeten tijdens de AllSolutions klantendag in september. En wat was het fijn om weer even persoonlijk met elkaar in gesprek te gaan!
December is traditioneel de maand van de feestdagen, hoewel deze er opnieuw anders uit zullen zien dan we gewend zijn. Wat niet verandert, is dat op financiële afdelingen (thuis of toch even op kantoor) in deze periode hard wordt gewerkt om de administratie af te ronden, ter voorbereiding op de jaarafsluiting. Waar moet je aan denken bij de jaarovergang in AllSolutions? In deze blog helpen we je graag op weg!
DOOR: PAOLA ZEE
ALLSOLUTIONS
1. Aanpassen filterinstellingen
Met het begin van het nieuwe jaar gaat in AllSolutions het boekjaar automatisch over naar 2022. Gebruik je eigen configuratie-instellingen? Dan kan het filter ‘hard’ op de waarde 2021 zijn ingesteld, waardoor gebruikers in het nieuwe jaar informatie kunnen missen. Daarom goed om als eerste stap in januari de filterinstelling in de diverse schermen na te lopen.
2. Batchverwerkingen controleren
Worden in de Program Batch Jobs (MJOBNR) ‘s nachts of op bepaalde tijdstippen geautomatiseerd verwerkingen uitgevoerd? Controleer dan of bij de opgenomen functies een jaarinstelling wordt gebruikt. Je kunt ervoor kiezen om de instellingen direct bij de jaarovergang naar het nieuwe boekjaar over te zetten of pas na de daadwerkelijke jaarafsluiting. Afhankelijk van de optie die je kiest, denk eraan dat boekingen in het nieuwe of vorige boekjaar dan respectievelijk nog niet of niet meer automatisch via de batch jobs verlopen. Je kunt de betreffende functies dan tijdelijk handmatig starten.
3. Gebruik het stappenplan voor de jaarafsluiting
Op onze supportsite vind je in de kennisbank een handige checklist met alle stappen die genomen moeten worden bij een jaarovergang en boekjaarafsluiting. Per module wordt aangegeven wat de aandachtspunten zijn en welke stappen verplicht zijn. Welke stappen je specifiek doorloopt, is afhankelijk van de modules die je gebruikt. Je kunt het stappenplan eventueel ook als document downloaden.
4. Informeer je consultant
De consultant is het vaste aanspreekpunt voor vragen en kan je ook begeleiden bij de jaarafsluiting. Weet je al in welke periode je de jaarovergang en boekjaarafsluiting wilt gaan uitvoeren? Geef dit dan door aan je consultant. Deze kan dit opnemen in zijn/haar planning en tijdens de jaarafsluiting dan stand-by zijn voor mogelijke vragen.
5. Boekjaarafsluiting
Zijn alle stappen doorlopen en ben je zover dat je het boekjaar wilt afsluiten? Alle stappen die je hiervoor in AllSolutions uitvoert, vind je hier.
6. Na de jaarafsluiting
Heb je de verwerkingen in de Program Batch Jobs (MJOBNR) eerder nog niet gecontroleerd en aangepast naar het nieuwe boekjaar? Dan is dit het moment om dit alsnog te doen.
Eventuele nagekomen boekingen kun je met de functie Correcties Grootboek Afgesloten Periodes (MCRGRB) alsnog in het afgesloten boekjaar registreren.
Na het afsluiten van een boekjaar kun je de btw-(grootboek)rekeningen op nul stellen met de functie Nulstellen Beginsaldo Btw-rekeningen (VBTWNL). Je vindt deze functie in het menu Financieel > Afsluitingen.
En met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) kun je een XML auditfile aanmaken, waarmee je de gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Bijvoorbeeld naar het jaarwerkpakket van de accountant en van daaruit naar het aangiftepakket van de belastingdienst. Niet alleen handig bij een al afgesloten boekjaar, maar kan wellicht ook van pas komen bij de interim-controle. Heb je nog meerdere boekjaren open staan? Houd er dan rekening mee dat je in deze situatie alleen een auditfile kunt genereren voor het eerste nog openstaande boekjaar.
Lever je de btw-aangifte en de opgaaf ICP elektronisch aan bij de Belastingdienst via Digipoort? Bij de eerste aangifte in het nieuwe jaar wijzig je dan het type aanlevering naar SBR 2022. Dit doe je in de aangifte zelf (dus niet de perioderegels).
Tot slot
Heb je nog vragen of opmerkingen? Dan weet je ons te vinden. We helpen je graag.
We wensen je veel succes met alle voorbereidingen. Fijne feestdagen en een veilig en gezond 2022!
Paola Zee
Support lead
