Het Hoogheemraadschap van Rijnland in Leiden en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) in Rotterdam hebben hun samenwerking verder geïntensiveerd. Vanaf 1 januari 2016 verzorgt de nieuwe afdeling Financiële Administratie vanuit Rotterdam met één integraal ERP-systeem van AllSolutions de financiële administratie voor beide waterschappen. “We maken met deze harmonisatie en integratie van processen en systemen een goede efficiencyslag”, geeft Gert van der Kooij aan, directeur HH Rijnland. “We werken slim samen en kunnen met minder middelen meer doen met een hogere effectiviteit. Bovendien vergroten we onze transparantie naar politiek en samenleving.”
(v.l.n.r. Gert van der Kooij en Marc Advocaat)
De twee waterschappen zijn niet alleen goede buren, maar ook goede vrienden die inmiddels op meerdere gebieden met elkaar optrekken. Zo maakt HHSK gebruik van de Rijnland Aquademie voor opleiding, training en talentontwikkeling. “Wij zijn relatief klein en meer afhankelijk van samenwerking willen we onze kennis en kwaliteit borgen, vandaar dat we van de opleidingsfaciliteiten gebruikmaken”, legt Marc Advocaat, manager bedrijfsvoering HHSK, uit. “Gedeelde kennis maakt het makkelijker mensen tussen onze waterschappen uit te wisselen.”
“De klik tussen ons is een belangrijke voorwaarde voor het slagen van de samenwerking en integratie”, vervolgt Van der Kooij. “We kunnen veel van elkaar leren. Ook al is HHSK kleiner; zij waren al veel verder met de integratie van allerlei systemen voor de bedrijfsvoering.” Advocaat onderstreept ook de meerwaarde van het samen optrekken: “Onze banden werden aangehaald toen HH Rijnland op zoek ging naar een nieuw financieel en administratief systeem. Voor ons waren de uitgangspunten voor een nieuw systeem kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid. Meer massa maakt ons als kleine speler minder kwetsbaar en leidt tot een kwaliteitsverbetering en kostenbesparing. We hebben dan ook besloten een gezamenlijke business case te maken.”
De urgentie om tot een nieuw systeem te komen, was hoog bij HH Rijnland. “We werkten voor de bedrijfsvoering al heel lang met meerdere verouderde pakketten, waarvan er sommige ook niet meer werden ondersteund”, licht Van der Kooij toe. “Een traditionele lappendeken, waarbij het bewerkelijk was managementinformatie boven water te halen. Procesmatig kon het ook allemaal beter en het was bij de inrichting handig om de werkwijze van HHSK als voorbeeld te nemen.”
Het gezamenlijke traject om tot één integraal ERP-systeem voor beide waterschappen te komen, bestond uit drie sporen: het bouwen van het systeem, het neerzetten van een nieuwe gemeenschappelijke financiële administratieve organisatie en het realiseren van een cultuurverandering. “Dit laatste spoor is erg belangrijk”, geeft Van der Kooij aan. “We hebben bewust op de factor mens ingezet, want een nieuw systeem betekent ook een andere werkwijze en het loslaten van het oude bekende. Dan kom je weerstand tegen, dus je moet je mensen meenemen in die transitie.”
De aanbesteding werd gedaan volgens de werkwijze van Best Value Procurement (prestatie-inkoop), een methode die veelvuldig wordt gebruikt door Rijkswaterstaat. “Een BVP verloopt volgens bepaalde strikte regels”, geeft Van der Kooij aan. “De essentie is dat je op zoek gaat naar een expert die met je meedenkt en de meeste waarde biedt voor de beste prijs. Omdat dit onze eerste BVP was, hebben we een inkoopprofessional van Het NIC ingehuurd om ons daarin te begeleiden.”
Na een eerste selectie bleven er drie partijen over. Die leveranciers moesten de waterschappen in zes A4’tjes weten te overtuigen. “Dat is het grote verschil”, geeft Van der Kooij aan. “Je werkt niet meer een tot in detail uitgewerkt programma van eisen, maar je maakt een selectie op basis van hoofdlijnen en het beoogde effect. Wat zijn de kosten, wat levert het op aan bijvoorbeeld controle en inzicht en wanneer werkt het systeem? Hoe bereiken we standaardisatie, uniformiteit, flexibiliteit en integratie in de procesvoering? Daar wilden we een kort en krachtig antwoord op van de experts.” AllSolutions kwam als beste uit de bus. Van der Kooij: “Hun visie, oplossingsrichtingen en software sloten goed aan bij onze bedrijfsvoering.”
In het voorjaar 2014 startte de aanbesteding en 1 januari 2016 ging het nieuwe gezamenlijke ERP-systeem van AllSolutions live. “Dat was een keiharde eis”, geeft Van der Kooij aan. “Gelukkig hebben we die deadline gehaald. Niet zonder slag of stoot, want niet alles verliep soepel.” Wat hebben de waterschappen geleerd van de implementatie? Advocaat: “Je komt altijd tijd te kort. Nu ook was er te veel druk aan het einde van het traject. Ik ben benieuwd of je dat kunt voorkomen of dat dit nu eenmaal altijd zo is. In het begin meer mensen erbij? Sturen op een constante werkload? Ik weet het niet.” Van der Kooij: “Wij hebben er zelf meer uren en menskracht ingestoken dan we vooraf hadden ingeschat. Onze mensen vielen bijna om en tegen mijn belofte in hebben we tussen kerst en de jaarwisseling moeten doorwerken om de uiteindelijke dataconversie te testen. Als beloning konden we op 1 januari 2016 probleemloos overstappen. Ons nieuwe systeem werkte: daar was ik erg blij mee.” Ook de samenwerking met AllSolutions had zowel glans als wrijving. “Bij hoogspanning kwam de directie om de tafel zitten om zaken anders aan te pakken of op te lossen”, geeft Van der Kooij aan. “De commitment was van zowel de waterschappen als van AllSolutions groot en we hebben nergens een noodscenario voor nodig gehad.”
Het ERP-systeem van AllSolutions is omgedoopt tot Prosa, de afkorting van ‘Processen samen’. Inmiddels staat er één centrale database en wordt er gewerkt met de modules projectadministratie, financiële administratie, urenregistratie, capaciteitsplanning, relatiebeheer en inkoop- en contractmanagement. In totaal zijn er circa 1200 gebruikers. De werkprocessen van beide waterschappen zijn op elkaar afgestemd. Van der Kooij: “Een voordeel hiervan is dat we in de toekomst gemakkelijk mensen kunnen uitwisselen, zoals projectleiders met specifieke expertise. Ze zijn snel ingewerkt, want onze processen zijn vrijwel identiek. Zo kunnen we flexibel en doelmatig gebruikmaken van de kennis en kunde die we nodig hebben.”
De nieuw opgetuigde afdeling Financiële Administratie bestaat nu uit een team van 12 mensen. “Onze ‘Rijnlanders’ zijn verhuisd van Leiden naar Rotterdam”, vertelt Van der Kooij. “Ze zijn nu werknemer bij HHSK. Ook al werken we in de cloud; het heeft een grote meerwaarde om als team bij elkaar te zitten. Dat is goed voor het teamgevoel, de samenwerking en de sturing en coaching.” De cloud is niet vreemd voor de waterschappen. Van der Kooij: “Het nieuwe werken was al ingeburgerd en met Prosa is dat ook mogelijk. Iedereen kan onafhankelijk van plaats en tijd zijn werk doen. Als je je afgesproken productie maar haalt en minimaal uren op kantoor bent.”
De cultuurverandering werd bewust begeleid. “Ook al bleven de processen voor ons vrijwel hetzelfde, onze mensen moesten wennen aan de nieuwe knopjes”, geeft Advocaat aan. Bij HH Rijnland zorgden actieve trekkers voor voorlichting en opleiding. Van der Kooij: “We zijn nu zes maanden live, maar we geven nog steeds trainingen. Logisch, het thuisraken in Prosa kost tijd; het is een groot systeem en het hart van onze organisatie.”
Prosa werkt goed samen met de bestaande systemen voor onder meer document management (Corsa), onderhoud en beheer (Ultimo) en eHRM. “We hebben zo’n zeven interfaces laten bouwen en die functioneren prima”, geeft Advocaat aan. Van der Kooij: “Je ziet nu al de spin-off van de samenwerking tussen Prosa en Ultimo: we zijn straks in staat het strategisch onderhoud beter te doen. Beter plannen, goede flow van werkorders, trends eerder herkennen en daarop inspelen: alles is geautomatiseerd, actueel en compleet. De informatie uit de systemen is een goede basis voor asset management: de life cycle costs zijn direct zichtbaar en we kunnen een beter gefundeerd besluit nemen voor onderhoud of vervanging. Ik denk zeker dat we hiermee extra besparingen kunnen realiseren.”
De winst van de nieuwe werkwijze en systemen is duidelijk: “Onze corebusiness van de financiële administratie is verantwoording afleggen en begrotingen maken”, geeft Van der Kooij aan. “We werken doelmatiger en hebben meer en beter inzicht. Ook onze transparantie en governance zijn toegenomen.” Beide waterschappen zijn de basis aan het finetunen. Daarnaast worden er nieuwe efficiencyslagen geïnitieerd. Advocaat: “We willen processen als inkoop, contractmanagement en voorraadbeheer harmoniseren, standaardiseren en centraliseren. Eenduidigheid is de sleutel.”
Ander groot winstpunt is het genereren van managementrapportages Van der Kooij: “Vroeger was houtje-touwtjewerk dat slechts één persoon beheerste. Op een gegeven moment rolde er bij wijze van spreken een spreadsheet uit en niemand wist eigenlijk hoe die tot stand kwam. Nu zijn we meer in control en hebben we op elk gewenst moment inzicht, zonder dat daar een aparte tool voor nodig is. Deze tool zit al in Prosa. Het maken en vinden van rapportages is nu erg makkelijk. We moeten hierin nog wel stappen maken, maar ik denk dat we dit over een jaar beter beheersen. Ook dit is een leerproces en uiteindelijk zullen we de controle en sturing verder professionaliseren. Ik wil heel graag dashboards voor onze bestuurders, zodat ze inzicht hebben in onze prestaties.”