Als waterschap rapporteer je op basis van beleids- en beheerproducten. Maar hoe doe je dat, zonder daar veel tijd, geld en energie aan kwijt te zijn. In dit artikel lees je hoe je van beleids- en beheerproducten het speerpunt van je financiële administratie maakt.
DOOR: GERT DINGEMANSE
ALLSOLUTIONS
Beleids- en beheerproducten zijn essentieel voor ieder waterschap. Ze geven vorm aan de inrichting van je financiële organisatie en het financieel beleid en beheer. Het vormt de basis voor alle programma’s en de manier waarop je daarover rapporteert. Toch komt het voor dat waterschappen de financiële administratie niet hebben ingericht op deze manier van rapporteren. Daardoor kost het iedere keer veel tijd, geld en mankracht om te voldoen aan de richtlijnen. Bijvoorbeeld bij de maand- en jaarafsluitingen.
Veel organisaties verzamelen bij een maand- of jaarafsluiting alle relevante data nog in spreadsheets. Gedurende dit proces wordt wordt echter nog doorgeboekt en gecorrigeerd. Daardoor moeten de spreadsheet voortdurend geüpdate worden. Pas daarna kunnen ze met draaitabellen en filters de overzichten per product samenstellen. Dit is een tijdrovende en foutgevoelige werkwijze. En dit probleem komt vaker voor. Want er is namelijk voortdurend behoefte aan dergelijke rapportages. Maar omdat het proces te bewerkelijk is, wordt dit meestal uitgesteld tot het einde van de maand. Met als gevolg dat waterschappen vaak beslissingen nemen of bijsturen op basis van cijfers die al weken of zelfs maanden oud zijn.
Kijk even naar de feiten. Er zijn in tientallen beleidsproducten en honderden beheerproducten. Waarom brengen sommige waterschappen hun financiële administratie dan pas achteraf onder in deze niveaus? Dat kan eenvoudiger. Simpelweg door je systeem in te richten naar de manier waarop je moet rapporteren. Zo ben je in staat iedere factuur of mutatie direct onder te brengen bij het juiste product. Hoe dat werkt? Dat leggen we je uit.
Ieder boekhouding heeft standaard boekingssleutels zoals bedrijf, grootboekrekening en afdeling. Om boekingen te specificeren werk je met kostendragers. Door deze kostendragers slim in te richten, kun je direct boeken op diverse niveaus. In onderstaand voorbeeld dus naar beleidsveld, beleidsproduct en beheerproduct. Beheerproducten kun je nog onderverdelen in primair of ondersteunend. En je wilt mogelijk aangeven of een kostendrager betrekking heeft op exploitatie of investering.
| Beleidsveld | Beleidsproduct | Beheerproduct |
| 1 Planvorming | 1 Eigen plannen | 1.1 Beheersplan waterkeringen |
| 1.2 Waterbeheersplan | ||
| 1.3 Beheersplan wegenbeheer | ||
| 1.4 Beheersplan vaarwegenbeheer | ||
| 1.5 Thema- en gebiedsgerichte plannen | ||
| 1.6 Plannen afvalwaterketenbeleid | ||
| 1.7 Calamiteitenplannen | ||
| 2 Plannen van derden | 2.1 Plannen van derden |
De beheerproducten kun je vervolgens verder specificeren naar programma’s. Programma’s zijn een belangrijk onderdeel van de kostendrager. Het is goed mogelijk dat een programma betrekking heeft op verschillende beleids- en beheerproducten. Daarom is het belangrijk om inzicht te krijgen per kostendrager of de financiering wordt gedaan vanuit één of meerdere programma’s. Zo creëer je meer inzicht in alle lopende projecten. En wordt het makkelijker om de indeling van programma’s te wijzigen als bijvoorbeeld het algemeen bestuur wisselt.
Omdat je boekingen in het grootboek specificeert naar kostendragers, kun je ook het omgekeerde doen. Dus je rapportages vertalen naar programma’s, beleidsvelden en beleids- en beheerproducten. En daarmee wordt het invullen van de jaarrekening een stuk eenvoudiger. Je boekingssleutel gaat werken als een dimensie waarmee je na iedere verwerkte boeking direct inzicht hebt.
Ook het maken van de begroting wordt een stuk eenvoudiger. Dat komt omdat een groot deel van de kosten van de organisatie al is verdeeld. Combinaties van beleids- en beheerproducten staan in de primaire kostendragers. Ondersteunende kostendragers – zoals huisvesting en concerncontrol – heb je ook al ondergebracht.
Het enige wat rest is het bepalen en toewijzen van de vaste kosten van medewerkers. Normaal gesproken ben je veel tijd kwijt om deze kosten te verdelen op basis van verdeelsleutels. Door dit proces te automatiseren, hoef je geen complexe spreadsheets en gegevens over en weer te vullen. In plaats daarvan moet je alleen controleren of alle gegevens – die door de software automatisch worden berekend – kloppen. Vervolgens wordt dit automatisch geboekt en kun je met een druk op de knop eenvoudig rapporteren over de waterschapslasten.
Door vanaf het begin van je boekjaar rekening te houden met de rapportages, zorg je niet alleen voor een betere boekhouding. Je organisatie krijgt ook meer inzicht in wat er komen gaat. Met digitale technologieën kun je realtime cijfers direct vertalen naar dashboards, analytics en rapportages. Zo stel je iedereen in staat om de voortgang van programma’s beter te monitoren. Met als voordeel dat iedereen beter omgaat met de beschikbare budgetten.
Ben je benieuwd hoe jouw organisatie de financiële administratie slimmer in kan richten op beleids- en beheerproducten? Neem gerust contact met ons op via 0348-430110 of stuur een e-mail naar d.vanbladel@allsolutions.nl.