Organisaties die stappen willen zetten op het gebied van automatisering, beginnen met een analyse van hun processen. Maar als u het écht goed wilt doen dan stopt het daar niet. Dan kiest u voor een geïntegreerde oplossing die interactie mogelijk maakt met zowel klanten als leveranciers. Uw eigen processen, die van uw klanten én die van uw leveranciers lopen dan naadloos in elkaar over.
DOOR: EDWIN STEGEMAN
Consultant AllSolutions
Bij automatisering ligt de nadruk vaak op interne processen zoals finance of projecten. Dat is ook heel begrijpelijk want die processen bevatten veel belangrijke informatie voor de business. Bovendien zijn ze vaak al tamelijk goed gedocumenteerd en semi-geautomatiseerd. Maar als het automatiseren beperkt blijft tot de interne processen, lopen organisaties tegen problemen aan zodra ze gaan interacteren met klanten en leveranciers. Die externe processen staan dan compleet los van het eigen systeem waardoor bijvoorbeeld het delen van documenten, het geven van feedback of het ondertekenen van offertes stroef verloopt.
Wie kiest voor een geïntegreerde oplossing kan processen stroomlijnen van klant tot leverancier. Processen beginnen of eindigen dan niet meer noodzakelijkerwijs bij de eigen organisatie. In plaats daarvan ontstaat er een flexibel netwerk dat samenwerken optimaal stimuleert. Zo brengt u uzelf in een unieke positie ten opzichte van uw klanten en leveranciers. U maakt het hen eenvoudig om zaken met u te doen. Dat kan een reden zijn om (opnieuw) voor u te kiezen.
Stel dat u uw plan van aanpak voor een nieuwe klant met hem deelt via uw portal, dan maakt u direct indruk. Niet alleen met uw oplossing maar ook met de manier waarop u de klant, vanaf het eerste begin, betrekt bij het proces. Bovendien laat u hiermee zien dat u de digitale transformatie tot in de puntjes heeft doorgevoerd!
Met een geïntegreerde portal zijn uw business partners eenvoudig met uw organisatie verbonden om documenten te delen, offertes te accorderen of de planning af te stemmen. Daarnaast houdt u dankzij een gedeeld platform veel beter zicht op de wensen van uw klant. Via de portal kunnen zij direct feedback geven op lopende projecten en projectplannen. En u nodigt hen eenvoudig uit voor een enquête om de tevredenheid en verbeterpunten te bevragen.
Ook het contact met uw leveranciers wordt met behulp van een portal geïntensiveerd. U deelt de wensen van uw klanten eenvoudig met hen en legt de voortgang vast om ervan te leren bij een volgende opdracht. In het geval van een nieuwe opdracht kunt u verschillende leveranciers eenvoudig vergelijken omdat ze via uw portal offertes opstellen. Daar laat u hen precies de informatie invullen die voor uw afweging belangrijk is.
Met een prettige omgeving voor uw klant, creëert u een voorkeurspositie voor uzelf. En met een goede leveranciersportal krijgt u meer grip op offertetrajecten. Daarnaast krijgt u dankzij de portalen meer invloed op de totale keten. U krijgt in feite controle over processen die voorheen buiten uw macht lagen. Het omzetten van informatie die u krijgt van leveranciers om deze geschikt te maken voor uw klanten, kan bijvoorbeeld veel tijd in beslag nemen. In een door u gecontroleerde omgeving maakt u die vertaalslag veel gemakkelijker of zelfs geautomatiseerd.
In de laatste – pak ‘m beet – vijfentwintig jaar dat automatisering zich heeft ontwikkeld, is er lange tijd in hokjes gedacht. Verschillende afdelingen hebben zich onafhankelijk van elkaar ontwikkeld. Dat geldt op organisatorisch niveau (‘het project wordt zo bij ons over de schutting gegooid’) maar zeker ook op het niveau van ICT-ondersteuning. Zo ontstaan losstaande silo’s die moeizaam samenwerken. Een goed geïntegreerd systeem is juist niet van finance, HR of sales; het is van de hele organisatie. En door gebruik te maken van portals ontstaan er zelfs gedeelde onderdelen, als een soort kruispunten met uw partners.
Bij AllSolutions zijn we overtuigd van het succes van soepel kennisdelen en samenwerken. Onlangs was ik betrokken bij de implementatie van onze software bij NykampNyboer. Dit bureau voor rebranding en huisstijlimplementatie heeft grote klanten over de hele wereld en zocht een systeem dat hen daarbij kon ondersteunen. Hier leest u meer over de implementatie bij NykampNyboer.
Meer weten over onze filosofie achter online samenwerken en kennisdelen? Neem gerust contact met ons op!
Noot van de redactie:
NykampNyboer heeft haar naam in de tussentijd gewijzigd in VIM Group.